Datenschutz- und Freigabe-Leitfaden für KI in der Kanzlei

Wer KI-Werkzeuge mit Mandantenbezug einsetzt, arbeitet an der empfindlichsten Stelle des Berufsrechts. Dieser Leitfaden sagt, was ohne Weiteres geht, was nur maskiert geht und was gar nicht geht.

Kein Rechtsrat. Dieser Leitfaden ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung und keine datenschutzrechtliche Prüfung. Die Entscheidung über den Einsatz eines konkreten Werkzeugs trifft die Kanzleileitung, im Zweifel nach Rücksprache mit der Steuerberaterkammer oder einem Datenschutzbeauftragten.

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1. Worum es rechtlich geht

Drei Ebenen, die gleichzeitig gelten:

Ebene	Kern	Folge bei Verstoß
Berufsrecht – § 57 StBerG, § 5 BOStB, § 62a StBerG (Einbindung von Dienstleistern), § 62 StBerG (Verpflichtung der Beschäftigten)	Verschwiegenheit über alles, was in Ausübung des Berufs bekannt wird	Rüge durch den Kammervorstand (§ 81 StBerG); berufsgerichtlich nach § 90 StBerG Warnung, Verweis, Geldbuße bis 50.000 € (Berufsausübungsgesellschaften bis 500.000 €), Berufsverbot bis fünf Jahre, Ausschließung aus dem Beruf
Strafrecht – § 203 StGB	Offenbaren fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger ist strafbar	Freiheits- oder Geldstrafe
Datenschutz – DSGVO	Verarbeitung personenbezogener Daten braucht Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag und technische Maßnahmen	Bußgeld, Schadensersatz, Meldepflicht
KI-Verordnung – Art. 4 VO (EU) 2024/1689	Betreiber müssen für ausreichende KI-Kompetenz des eigenen Personals sorgen	Aufsichtsrechtliche Folgen; im Haftungsfall Organisationsverschulden

Die berufsrechtliche Prüfung geht der datenschutzrechtlichen vor. § 62a StBerG ist die Spezialnorm für die Einbindung von Dienstleistern und damit für den KI-Einsatz. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ersetzt sie nicht; umgekehrt bleiben die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten neben dem Berufsrecht unberührt (§ 62a Abs. 8 StBerG). § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB erlaubt die Einbeziehung sonstiger mitwirkender Personen, soweit dies für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist; wer die erforderliche Verpflichtung unterlässt, macht sich nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar. Ob ein KI-Dienst als mitwirkende Person in diesem Sinne gilt, ist nicht abschließend geklärt. Solange das offen ist, ist Maskierung nicht Vorsicht, sondern der eigentliche Schutzmechanismus.

Der praktische Ausweg ist einfach: Was nie beim Anbieter ankommt, kann nicht offenbart werden. Für fast alle Aufgaben in dieser Sammlung ist der Mandantenname fachlich irrelevant.

1a. KI-Kompetenz ist Pflicht, nicht Kür

Art. 4 KI-VO gilt seit 2.2.2025 und verpflichtet jeden Betreiber eines KI-Systems, für ausreichende KI-Kompetenz der eigenen Beschäftigten zu sorgen – auch bei rein internem Einsatz. Für die Kanzlei heißt das: eine dokumentierte Einweisung, die mindestens Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen, das Halluzinationsrisiko bei Zahlen und Fundstellen sowie die kanzleiinternen Freigabestufen abdeckt. Ein gelesener Leitfaden genügt dafür nicht. Datum, Inhalt und Teilnehmerkreis festhalten.

Getrennt davon und schon vor dem ersten Zugriff auf Mandantendaten: Beschäftigte sind nach § 62 StBerG in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und über die Strafbarkeit zu belehren – auch Auszubildende und Hilfskräfte.

2. Die drei Zonen

Zone Rot – kommt nie in ein KI-Werkzeug

Auch nicht maskiert, auch nicht in Ausschnitten:

• Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Aktenzeichen des Finanzamts
• vollständige Ausweis-, Pass- und Sozialversicherungsnummern
• vollständige IBAN und Kreditkartennummern
• Zugangsdaten, Vollmachtsdaten, Freischaltcodes, ELSTER-Zertifikate
• Gesundheitsdaten, Angaben zu Religionszugehörigkeit, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit, Herkunft, sexueller Orientierung – auch wenn sie steuerlich relevant sind (Kirchensteuer, Behindertenpauschbetrag, Krankheitskosten). Für die Bearbeitung genügt "Pauschbetrag nach § 33b EStG", nicht der Grund.
• Angaben zu laufenden Strafverfahren, Steuerstrafverfahren, Selbstanzeigen
• Inhalte, die einem Beschlagnahmeschutz unterliegen könnten
• alles, was Dritte betrifft, die nicht Mandant sind, soweit vermeidbar (Gläubiger bei Pfändungen, Namen bewirteter Gäste, Angehörige)

Zone Gelb – nur maskiert

Alles, was fachlich gebraucht wird, aber identifizierend wirkt:

Statt	Einsetzen
Mandantenname, Firma	Mandant A, Mandantin B
Anschrift, Ort	weglassen; bei Bedarf Ort im Inland, Ort in [LAND]
Arbeitnehmername, Personalnummer	AN 1, AN 2
Ansprechpartner	Frau M., Herr S. oder nur die Rolle
Lieferant, Kunde, Geschäftspartner	Lieferant 1, Kunde EU 1
Bankverbindung	Konto ****1234
Objekt, Grundstück, Fahrzeug	Objekt 1, Fahrzeug 1
Bewirtete Personen	Teilnehmer 1–4
Geburtsdatum	Kind 1, 14 Jahre – Alter statt Datum

Konsistent maskieren. Wenn derselbe Lieferant in mehreren Positionen vorkommt, immer dasselbe Kürzel – sonst wird die Analyse unbrauchbar.

Rückübersetzung bleibt in der Kanzlei. Die Zuordnungstabelle (Mandant A = tatsächlicher Name) wird nie mit übertragen und nie im KI-Werkzeug gespeichert.

Zone Grün – unbedenklich

• Sachverhalte ohne Personenbezug
• Beträge, Konten, Buchungssätze, Kennzahlen
• Daten und Zeiträume
• Rechtsfragen, Prüfschemata, Formulierungshilfen
• eigene Texte der Kanzlei, die veröffentlicht werden sollen
• alles, was ohnehin öffentlich ist

2a. Sonderfall Geldwäscheverdacht

Ein Verdachtsfall nach dem Geldwäschegesetz ist die schärfste Ausprägung der Zone Rot. Der Sachverhalt, der einer Verdachtsmeldung zugrunde liegt, betrifft den Vorwurf einer Straftat und kann dem Beschlagnahmeschutz unterliegen; er gehört nur so weit in ein KI-Werkzeug, wie er vollständig auf Rollen, Größenklassen und Zeitpunkte reduziert ist. Namen, Anschriften, Geburts-, Ausweis-, Register- und Kontodaten kommen nie hinein – auch dann nicht, wenn die Meldung sie später verlangt. Sie werden erst in der Kanzlei außerhalb des Werkzeugs in die Meldung eingesetzt.

Dazu tritt eine berufsrechtlich eigenständige Gefahr: Nach § 47 Abs. 1 GwG darf der Mandant über eine beabsichtigte oder erstattete Meldung, über ein darauf beruhendes Ermittlungsverfahren und über ein Auskunftsverlangen der Zentralstelle nicht in Kenntnis gesetzt werden. Das erfasst jede Ausgabe eines KI-Werkzeugs, die den Mandanten erreichen könnte – den Entwurf im gemeinsamen Mandantenordner, den Chatverlauf in einem geteilten Zugang, die Wiedervorlage in einer Akte, in die der Mandant Einsicht nimmt. Ausgaben zu einem Verdachtsfall werden getrennt abgelegt, im Zugriff beschränkt und nicht in die Mandantenakte übernommen.

Das Verbot betrifft die Meldung, nicht die Sachverhaltsaufklärung: Hintergrund und Zweck einer ungewöhnlichen Transaktion sind nach § 15 Abs. 6 GwG zu untersuchen, und § 47 Abs. 4 GwG stellt klar, dass keine Informationsweitergabe vorliegt, wenn der Verpflichtete den Mandanten von einer rechtswidrigen Handlung abzuhalten versucht. Ob und wie eine Rückfrage gestellt wird, entscheidet der Berufsträger.

3. Freigabestufen

Wer darf was, ohne zu fragen:

Stufe	Wer	Was
1 – frei	alle Mitarbeitenden	Zone Grün: Formulierungshilfen, Erklärungen, Schulungsfälle, allgemeine Rechtsfragen ohne Mandantenbezug
2 – nach Einweisung	Mitarbeitende, die den Leitfaden gelesen und bestätigt haben	Zone Gelb: maskierte Mandantensachverhalte, maskierte Exporte
3 – Berufsträger	nur Berufsträger, dokumentiert	alles, was an einen Mandanten geht und rechtlich verbindlich wirkt: Einspruchsbegründung, Sachverhaltsdarstellung ans Finanzamt, Honoraranpassung, Mandatsfragen
verboten	niemand	Zone Rot

Kein KI-Ergebnis verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung. Der Abschnitt Qualitätssicherung in jeder Prompt-Datei sagt, worauf konkret zu achten ist.

4. Werkzeugauswahl – was vor dem Ersteinsatz geklärt sein muss

Diese Fragen entscheiden, ob ein Werkzeug überhaupt in Frage kommt. Punkt 1 kommt zuerst – er ist berufsrechtlich und geht der DSGVO-Prüfung vor.

1. Berufsrechtliche Einbindung nach § 62a StBerG geklärt?

   • Abs. 1 und 2: dokumentierte sorgfältige Auswahl des Anbieters; Beendigung der Zusammenarbeit bei Zweifeln.
   • Abs. 3: Vertrag in Textform, der den Anbieter unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, die Kenntnisnahme auf das zur Vertragserfüllung Erforderliche begrenzt und festlegt, ob Unterauftragnehmer herangezogen werden dürfen und wie sie in Textform zu verpflichten sind. Der Vertrag muss geschlossen sein, bevor dem Anbieter der Zugang eröffnet wird – das folgt aus § 62a Abs. 1 StBerG, nicht aus dem Wortlaut des Absatzes 3.
   • Abs. 4: bei Leistungserbringung im Ausland ein dem inländischen Berufsgeheimnis vergleichbares Schutzniveau – bei Anbietern außerhalb der EU gesondert zu begründen.
   • Abs. 5: dient der Einsatz unmittelbar einem konkreten Einzelmandat, ist zusätzlich die Einwilligung des Mandanten erforderlich. Ob ein allgemein genutztes KI-Werkzeug als Kanzlei-IT davon ausgenommen ist, ist ungeklärt. Solange das offen ist: entweder Einwilligung einholen oder durchgehend maskieren.

2. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) vorhanden und unterschrieben? Ohne AVV kein Einsatz mit personenbezogenen Daten. Er ersetzt Punkt 1 nicht.

3. Werden Eingaben zum Training verwendet? Muss abschaltbar sein oder in der Geschäftsversion ausgeschlossen sein. Bei kostenlosen Privatzugängen ist das regelmäßig nicht der Fall – private Accounts sind für Kanzleiarbeit ungeeignet.

4. Wo werden Daten verarbeitet und wie lange gespeichert? Serverstandort, Aufbewahrungsdauer, Löschmöglichkeit.

5. Subunternehmer benannt und vertraglich eingebunden?

6. Zugriffskontrolle: eigene Kanzlei-Accounts je Person, keine Sammelzugänge, Zwei-Faktor-Authentifizierung.

7. Protokollierung: Lässt sich nachvollziehen, wer wann was eingegeben hat?

8. KI-Kompetenz des Personals nach Art. 4 KI-VO nachweisbar sichergestellt (siehe Abschnitt 1a).

5. Was zu dokumentieren ist

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) um den KI-Einsatz ergänzen: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen.
• Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32) um die Maskierungsregel und die Freigabestufen ergänzen.
• Einweisung der Mitarbeitenden mit Datum und Unterschrift.
• Nachweis der KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Schulungsinhalt, Datum, Teilnehmer.
• Verschwiegenheitsverpflichtung der Beschäftigten nach § 62 StBerG in Textform, vor dem ersten Zugriff auf Mandantendaten.
• Vertrag mit dem Anbieter nach § 62a Abs. 3 StBerG, in Textform.
• Werkzeugliste: welches Werkzeug ist freigegeben, welches ausdrücklich nicht.
• Bei Bedarf Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35) – jedenfalls dann, wenn unmaskierte personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen.

6. Mandanteninformation

Bei durchgehender Maskierung werden keine unmittelbar identifizierenden Daten übermittelt. Das ist Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5 DSGVO), nicht Anonymisierung – die Zuordnungstabelle bleibt in der Kanzlei, der Personenbezug ist damit nicht endgültig beseitigt. Formulieren Sie die Mandanteninformation entsprechend: "Mandantendaten werden vor der Verarbeitung durch Platzhalter ersetzt", nicht "anonymisiert".

Prüfen Sie außerdem, ob die verbleibenden Angaben (Branche, Größenklasse, Region, Besonderheiten) in Ihrem Mandantenstamm einen Rückschluss zulassen – bei kleinen Beständen genügt die Kombination.

Unabhängig davon ist nach § 62a Abs. 5 StBerG zu prüfen, ob eine ausdrückliche Mandanteneinwilligung erforderlich ist, wenn das Werkzeug unmittelbar für ein einzelnes Mandat eingesetzt wird (siehe Abschnitt 4 Punkt 1).

Transparenz zahlt sich aus: Ein Absatz in der Mandanteninformation, dass die Kanzlei KI-Werkzeuge zur Textvorbereitung und Analyse einsetzt, dass Mandantendaten dabei durch Platzhalter ersetzt werden und dass jedes Ergebnis fachlich geprüft wird, nimmt das Thema vorweg, bevor ein Mandant es aufbringt.

7. Checkliste vor dem ersten Einsatz

• Werkzeug ausgewählt, Auswahlentscheidung dokumentiert (§ 62a Abs. 1, 2 StBerG)
• Vertrag mit dem Anbieter in Textform, mit Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 62a Abs. 3 StBerG)
• Bei Auslandsbezug: vergleichbares Schutzniveau begründet (§ 62a Abs. 4 StBerG)
• Geprüft, ob eine Mandanteneinwilligung erforderlich ist (§ 62a Abs. 5 StBerG)
• AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen
• Training auf Eingaben ausgeschlossen
• Kanzlei-Accounts eingerichtet, keine Privatzugänge
• Beschäftigte nach § 62 StBerG in Textform verpflichtet und belehrt
• KI-Kompetenzschulung nach Art. 4 KI-VO durchgeführt und dokumentiert
• Freigabestufen festgelegt und den Rollen zugeordnet
• Wesentlichkeitsgrenze festgelegt, ab der ein Berufsträger freigibt
• Maskierungsregel schriftlich, alle Mitarbeitenden eingewiesen
• Verarbeitungsverzeichnis und TOM ergänzt
• Mandanteninformation angepasst
• Eine Person benannt, die Rückfragen entscheidet

8. Wenn doch etwas passiert ist

1. Nicht löschen und schweigen. Vorfall festhalten: was wurde wann von wem eingegeben, welches Werkzeug, welche Daten.
2. Beim Anbieter Löschung veranlassen, Bestätigung anfordern.
3. Meldepflicht prüfen (Art. 33 DSGVO, 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde; Art. 34 an die Betroffenen bei hohem Risiko).
4. Berufsrechtliche Seite mit der Steuerberaterkammer klären.
5. Ursache abstellen, Einweisung nachholen, im TOM dokumentieren.

Ein Verstoß, der gemeldet und behoben wird, ist ein Vorfall. Ein Verstoß, der verschwiegen wird, ist ein zweiter Verstoß.

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Kurzfassung für den Aushang

Drei Regeln.

1. Keine Namen, keine Nummern, keine Adressen – maskieren mit Mandant A, AN 1, Konto ****1234.
2. Steuernummern, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten und Strafsachen gehören nie in ein KI-Werkzeug.
3. Nichts geht ungeprüft raus. Im Zweifel fragen.