Lauer.ioELStAM für Personalbüro, Lohnbuchhaltung und Steuerbüro
Lauer.io

Leitfaden für das Lohnbüro

ELStAM ohne Rätselraten: Ablauf, Fehlersuche, Checklisten

Für alle, die in Personalbüro, Lohnbuchhaltung, Steuerbüro oder bei einem Lohn-Dienstleister mit den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen arbeiten. Der Leitfaden zeigt, wer wofür zuständig ist, führt Sie Schritt für Schritt durch die Fehlersuche und gibt Ihnen Checklisten zum Abhaken.

Keine Rechts- und keine Steuerberatung

Dieser Leitfaden fasst öffentlich zugängliche Informationen von ELSTER, Bundeszentralamt für Steuern und Bundesfinanzministerium verständlich zusammen. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind immer Gesetz, Verwaltungsanweisungen und die Auskunft des zuständigen Finanzamts. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

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Kapitel 1

ELStAM in fünf Minuten

ELStAM steht für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Früher gab es dafür die Lohnsteuerkarte aus Papier. Heute liegen die Daten in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Die Finanzverwaltung bildet die Merkmale, ändert sie und stellt sie dem Arbeitgeber zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber, oder ein Drittanbieter in seinem Auftrag, ruft sie ab und rechnet damit den Lohn ab. Rechtsgrundlage ist § 39e EStG, die Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 13.12.2024.

Gesetz und ELSTER sprechen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Diese Seite nennt die Person, um deren Lohn es geht, meist „Beschäftigte“.

Was steht in den ELStAM?

MerkmalWas bedeutet das?
Steuerklasse (I bis VI)Grundlage der Lohnsteuer. Klasse VI gilt für jedes zweite und weitere Arbeitsverhältnis.
FaktorNur bei Steuerklasse IV, wenn Ehegatten gemeinsam das Faktorverfahren beantragt haben.
Zahl der KinderfreibeträgeNur bei den Steuerklassen I bis IV. Wirkt sich auf Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer aus.
KirchensteuermerkmalFür den Beschäftigten und gegebenenfalls für den Ehegatten.
Freibetrag oder HinzurechnungsbetragVom Finanzamt auf Antrag eingetragen, zum Beispiel wegen hoher Fahrtkosten.
Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (seit 2026)Zwei Werte: die Grundlage für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss und die Beiträge für die Vorsorgepauschale. Die Versicherer melden sie an das BZSt, die Papierbescheinigung entfällt damit grundsätzlich.

Der Arbeitgeber bekommt keine weiteren persönlichen Daten wie Adresse oder Familienstand, nur die Merkmale und zur Zuordnung die Steuer-ID.

Die drei Grundregeln

  1. Anmelden: Jeder neue Beschäftigte wird beim Start angemeldet, auch im Nebenjob.
  2. Monatlich abrufen: Änderungen kommen einmal im Monat in einer Änderungsliste. Der Arbeitgeber muss sie abrufen und anwenden.
  3. Abmelden: Endet das Arbeitsverhältnis, wird der Beschäftigte sofort abgemeldet.

Kapitel 2

Wer ist beteiligt?

Bei ELStAM arbeiten mehrere Stellen zusammen. Wer bei einem Problem hilft, hängt davon ab, an welcher Stelle es entsteht.

Abbildung 1: Beteiligte und Datenflüsse im ELStAM-Verfahren
Abbildung 1: Beteiligte und Datenflüsse. Links entstehen die Daten, in der Mitte bildet die ELStAM-Datenbank daraus die Merkmale, rechts holt der Drittanbieter sie über ELSTER ab. Erstellt mit archify.
Beteiligte StelleAufgabeAnsprechpartner für
Arbeitnehmer (beschäftigte Person)Teilt Steuer-ID, Geburtsdatum und Haupt- oder Nebenjob mit. Stellt Anträge beim Finanzamt.Falsche Steuerklasse, Freibetrag, Sperre, Kinder
Meldebehörde (Gemeinde)Meldet Heirat, Scheidung, Geburt, Religion und Umzug an die Datenbank.Falsche Meldedaten, über die beschäftigte Person
WohnsitzfinanzamtÄndert Merkmale auf Antrag der beschäftigten Person, stellt Papierbescheinigungen aus.Alle inhaltlichen Änderungen der Merkmale
ELStAM-Datenbank (BZSt)Bildet die Merkmale aus allen Quellen und stellt sie bereit.Kein direkter Kontakt
ELSTERNimmt An-, Ab- und Ummeldungen an und stellt Listen zum Abholen bereit.Keine Antwort nach 5 Werktagen: ELStAM-Kontaktformular
Drittanbieter (Software, Steuer- oder Lohnbüro)Sendet die Meldungen, holt Listen ab, spielt sie in die Lohnabrechnung ein.Technik, Zertifikat, Senden, Korrektur von Meldungen
BetriebsstättenfinanzamtFinanzamt des Arbeitgebers.Steuernummer, Bruttoliste, Härtefall, inhaltliche Fragen des Arbeitgebers
ArbeitgeberMeldet Ein- und Austritte, wendet die Merkmale unverändert an.Kein Ansprechpartner, sondern Anwender

Kapitel 3

Voraussetzungen: was Sie einmalig einrichten

  1. Registrierung bei Mein ELSTER: Der Arbeitgeber oder der Drittanbieter registriert sich im Portal Mein ELSTER. Das dauert einige Tage, weil Zugangsdaten per Post kommen.
  2. Organisationszertifikat: Für Unternehmen empfohlen. Es wird mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt. Das Gesetz nennt inzwischen die Wirtschafts-Identifikationsnummer; bis zu ihrer Einführung gilt die Steuernummer.
  3. Lohnsoftware einrichten: Zertifikat und Passwort in der Software hinterlegen, Steuernummer der Betriebsstätte eintragen.
  4. E-Mail-Mitteilungsservice aktivieren: In Mein ELSTER unter den Einstellungen des Benutzerkontos. Dann meldet ELSTER per E-Mail, wenn eine Änderungsliste bereitsteht.
  5. Zuständigkeit schriftlich festlegen: Wer sendet? Wer holt die Listen ab? Wer prüft die Rückmeldungen? Das beugt Abstimmungsfehlern vor, gerade mit Drittanbietern.

Kapitel 4

Der Ablauf Schritt für Schritt

Jedes Arbeitsverhältnis durchläuft drei Phasen: Eintritt, laufende Änderungen und Austritt.

Abbildung 2: Ablauf von Eintritt bis Austritt
Abbildung 2: Ablauf von Eintritt bis Austritt. Jede Spalte ist eine beteiligte Stelle, die Pfeile laufen in zeitlicher Reihenfolge von oben nach unten. Gestrichelte Pfeile sind Rückmeldungen, Anträge und Hinweise. Erstellt mit archify.

Phase 1

Eintritt: den Beschäftigten anmelden

Für die Anmeldung braucht der Arbeitgeber von der beschäftigten Person:

  • Steuer-ID: Die beschäftigte Person teilt sie mit. Das Finanzamt gibt sie dem Arbeitgeber grundsätzlich nur mit Vollmacht heraus.
  • Geburtsdatum: Genau so wie in den amtlichen Unterlagen, auch ein unvollständiges Datum wie 00.05.1980 ist möglich.
  • Beginn der Beschäftigung: Anmeldung frühestens am Tag des Beschäftigungsbeginns, nicht vorher.
  • Referenzdatum: Ab wann die Merkmale gelten sollen, meist der Tag des Beschäftigungsbeginns.
  • Haupt- oder Nebenarbeitgeber: Der Hauptarbeitgeber bekommt Steuerklasse I bis V, der Nebenarbeitgeber Steuerklasse VI.
  • Nur im Nebenjob: ein Freibetrag, den das Finanzamt für die Übertragung des Grundfreibetrags auf den Nebenjob gebildet hat (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG).

Die Antwort heißt Anmeldebestätigungsliste. Sie kommt spätestens nach 5 Werktagen, der Samstag zählt als Werktag.

Phase 2

Laufend: Änderungen jeden Monat abrufen

  • Die Liste für einen Monat steht in der Regel bis zum 5. Werktag des Folgemonats bereit.
  • Der Arbeitgeber muss die Listen monatlich abrufen (§ 39e Abs. 5 Satz 3 EStG). Ruft er nur ab, wenn der E-Mail-Mitteilungsservice eine Änderung meldet, beanstandet die Finanzverwaltung das nicht. ELSTER empfiehlt trotzdem den monatlichen Abruf.
  • Die Listen sind von 01 bis 12 nummeriert, lassen sich mehrfach abrufen und bleiben bis zum 28. Februar des Folgejahres abrufbar.
  • Die Merkmale kommen immer vollständig, auch unveränderte Werte.
  • Änderungen ab dem 1. Januar stehen oft schon in den Listen für Oktober bis Dezember.
  • Der Hinweis „keine Änderungen“ ist kein Fehler.

Phase 3

Austritt: sofort abmelden

Endet die Beschäftigung, meldet der Drittanbieter den Beschäftigten mit dem letzten Arbeitstag ab. Eine automatische Abmeldung gibt es nicht. Die Antwort heißt Abmeldebestätigungsliste.

Abmeldung vergessen? Meldet sich ein neuer Hauptarbeitgeber an, solange der bisherige noch nicht abgemeldet hat, wird der bisherige automatisch zum Nebenarbeitgeber und bekommt Steuerklasse VI. Das Betriebsstättenfinanzamt kann außerdem Zwangsmittel festsetzen.

Die 6-Wochen-Regel: Meldet sich der neue Hauptarbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach dem Referenzdatum an, bekommt er die Merkmale rückwirkend. Meldet er sich später an, gelten sie erst ab Eingang der Anmeldung. Bis dahin gilt Steuerklasse VI.

Zahlung nach dem Austritt: Laufender Lohn für eine frühere Zeit braucht keine neue Anmeldung. Für eine Einmalzahlung nach dem Austritt, etwa einen Bonus, muss der frühere Beschäftigte neu angemeldet werden.

Sonderfälle, die Sie kennen sollten

Steuer-ID fehlt oder ist unbekannt

Die beschäftigte Person fragt beim BZSt oder Finanzamt nach. Hat sie die Verzögerung nicht zu vertreten, darf der Arbeitgeber längstens drei Kalendermonate die voraussichtlichen Merkmale verwenden und dokumentiert das im Lohnkonto. Danach gilt rückwirkend Steuerklasse VI, die Vormonate werden korrigiert (§ 39c Abs. 1 EStG).

Die beschäftigte Person will die Steuer-ID nicht nennen

Steuerklasse VI anwenden und die Weigerung dokumentieren. Beim Finanzamt erfragen darf der Arbeitgeber die Steuer-ID grundsätzlich nur mit Vollmacht.

Eine Ausnahme regelt § 39 Abs. 3 Satz 6 EStG: Hat der Arbeitgeber für 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, besteht das Dienstverhältnis fort und nennt die Person die Steuer-ID trotz Aufforderung nicht, teilt das Finanzamt sie auf Anfrage mit.

Neuer Drittanbieter, etwa beim Wechsel des Steuer- oder Lohnbüros

Der neue Anbieter macht eine Ummeldung für alle aktiven Beschäftigten. Referenzdatum: zwischen dem 1. des laufenden Monats und dem 1. des Folgemonats. Vorher muss der alte Anbieter alle offenen Listen abgeholt haben. Alternativ meldet der alte Anbieter ab und der neue neu an.

Die Steuernummer der Betriebsstätte ändert sich

Der Arbeitgeber muss tätig werden. ELSTER bietet dazu einen eigenen Leitfaden zum Steuernummernwechsel an, siehe Quellen.

Alle ELStAM-Daten sind verloren, etwa nach einem Systemabsturz

Sind die Daten aller Beschäftigten verloren, beim Betriebsstättenfinanzamt formlos eine Bruttoliste beantragen. Der Abruf läuft mit demselben Zertifikat wie die Anmeldung.

Der Arbeitgeber kann technisch nicht teilnehmen

Härtefallantrag beim Betriebsstättenfinanzamt nach § 39e Abs. 7 EStG, jedes Jahr neu; er wirkt auch rückwirkend bis zum Jahresbeginn. Dann gelten Papierbescheinigungen.

Getrennte Abrechnung, etwa für die Geschäftsführung

Getrennte Monatslisten gibt es nur mit unterschiedlichen Zertifikaten, zum Beispiel einem persönlichen und einem Organisationszertifikat. Mehrere Organisationszertifikate unter einer Steuernummer reichen nicht.

Eine beschäftigte Person ist verstorben

Die nächste Liste meldet „keine Abrufberechtigung mehr ab …“, aus Datenschutzgründen ohne Angabe des Grundes. Das Arbeitsverhältnis endet im Verfahren nicht automatisch: Der Arbeitgeber meldet die Person ab.

Für den laufenden Arbeitslohn des Sterbemonats darf der Arbeitgeber noch die Merkmale der verstorbenen Person anwenden. Zahlungen danach an die Erben richten sich nach deren Merkmalen.

Private Kranken- und Pflegeversicherung, seit 2026

Die Versicherer melden die Beiträge bis zum 20. November des Vorjahres an das BZSt (§ 39 Abs. 4a EStG). Die Merkmale stehen üblicherweise im Dezember für das Folgejahr bereit, Änderungen im Jahr werden nachgemeldet.

Widersprechen kann nur der Versicherungsnehmer, gegenüber dem Versicherer und für die Zukunft. Dann fehlen die Daten. Ausländische Versicherer melden nicht. Die Folgen, auch für den Arbeitgeberzuschuss, sollten mit der Steuerberatung geklärt werden.

Kapitel 5

Fehlersuche: wenn es hakt

Gehen Sie immer in derselben Reihenfolge vor: erst prüfen, ob gesendet wurde, dann ob eine Antwort kam, dann ob die Antwort einen Hinweis enthält, zuletzt ob die Merkmale inhaltlich stimmen. So finden Sie schnell heraus, wer zuständig ist.

Geführte Fehlersuche

Beantworten Sie die Prüffragen. Abbildung 3 hebt hervor, wo Sie gerade stehen.

    Abbildung 3: Trouble-Shooting-Baum für Probleme zwischen Drittanbieter, ELStAM und Finanzamt
    Abbildung 3: Trouble-Shooting-Baum. Die Prüffragen laufen von links nach rechts, bei einem Problem führt der Pfeil nach unten zum Lösungsweg. Die Farbe zeigt, wer zuständig ist. Erstellt mit archify.
    Die fünf Prüffragen als Tabelle
    Nr.PrüffrageWenn nein oder ProblemZuständig
    1Wurde die Meldung erfolgreich gesendet? Liegen Übertragungsprotokoll und Transferticket vor?Technik prüfen: Zertifikat, Passwort, Software-Version, Internet.Drittanbieter, Software-Hersteller
    2Kam innerhalb von 5 Werktagen eine Antwort?Störungsseite von ELSTER prüfen, dann ELStAM-Kontaktformular nutzen.ELSTER, ELStAM-Support
    3Enthält die Antwort einen Verfahrenshinweis?Code nachschlagen, Meldung korrigieren und neu senden.Drittanbieter; bei „keine Berechtigung“ Beschäftigte und Finanzamt
    4Stimmen die Merkmale inhaltlich?Die beschäftigte Person informieren. Nur sie kann beim Wohnsitzfinanzamt eine Änderung beantragen.Beschäftigte und Wohnsitzfinanzamt
    5Alles in Ordnung?Merkmale unverändert in der Abrechnung anwenden.Arbeitgeber

    Typische Fehlerbilder und ihre Lösung

    A · Senden klappt nicht zuständig: Drittanbieter, Software

    Übertragung bricht ab, Fehlermeldung beim Senden

    Ursache: Zertifikat abgelaufen, falsches Passwort, Zertifikat nicht in der Software hinterlegt, Firewall.

    Lösung: Zertifikat prüfen oder verlängern, Passwort prüfen, IT fragen. Danach erneut senden und das Protokoll sichern.

    Code 551001001 „Validierungsfehler“

    Ursache: Die gesendeten Daten entsprechen nicht dem vorgegebenen Schema.

    Lösung: Support des Software-Herstellers kontaktieren.

    Codes 551005001, 551005004, 551005005, 551005011 bis 551005014

    Ursache: Bei 551005001 deutet ELSTER auf eine vorübergehende Störung.

    Lösung: Bei 551005001 nach 1 bis 2 Tagen erneut senden, bei den übrigen nach einer Wartezeit. Kommt der Hinweis wieder, den ELStAM-Support kontaktieren.

    Code 551005007 oder 551005008 „Arbeitgeber nicht ermittelt“

    Ursache: Die Steuernummer ist beim Finanzamt nicht als Arbeitgeber geführt, etwa bei einer Neugründung. 551005008 kommt auch, wenn nach einem Steuernummernwechsel noch mit der alten Steuernummer gemeldet wird.

    Lösung: Betriebsstättenfinanzamt anrufen und das Arbeitgeberkonto klären lassen.

    Code 551005003 „Datenübermittler-Steuernummer als nicht lebend gemeldet“

    Ursache: Die Steuernummer des Übermittlers ist gelöscht oder gesperrt.

    Lösung: Den ELStAM-Support kontaktieren.

    Code 551000009 „neue Steuernummer liegt vor“

    Ursache: Die Steuernummer hat gewechselt, es wird noch die alte verwendet.

    Lösung: Mit der neuen Steuernummer mindestens eine An-, Ab- oder Ummeldung senden.

    Nach dem Zertifikatswechsel kommen keine Listen mehr

    Ursache: Mit dem neuen Zertifikat wurde noch nichts gesendet.

    Lösung: Eine aktive An-, Ab- oder Ummeldung mit dem neuen Zertifikat senden.

    B · Keine Antwort zuständig: ELSTER, ELStAM-Support

    Nach 5 Werktagen keine Anmeldebestätigung

    Ursache: Die Verarbeitung ist verzögert oder hängt.

    Lösung: Aktuelle Hinweise auf der ELStAM-Infoseite prüfen, dann ELStAM-Kontaktformular.

    Monatsliste fehlt am Monatsanfang

    Ursache: Die Bereitstellung dauert bis zum 5. Werktag, der Samstag zählt mit.

    Lösung: Bis zum 5. Werktag warten. Danach Infoseite und Kontaktformular.

    Monatsliste mit „keine Änderungen“

    Ursache: Es gab wirklich keine Änderungen.

    Lösung: Nichts tun, alles in Ordnung.

    Kurz nach der ersten Anmeldung kommt eine zusätzliche Monatsliste

    Ursache: Beim ersten Einstieg erstellt das System eine initiale Monatsliste.

    Lösung: Sie kann ignoriert werden. Maßgeblich ist die Anmeldebestätigungsliste.

    Listen wurden gelöscht oder nicht eingespielt

    Ursache: Datenverlust bei Software oder Dienstleister.

    Lösung: Monatslisten erneut abrufen, das geht bis zum 28.02. des Folgejahres. Bei Totalverlust eine Bruttoliste beim Betriebsstättenfinanzamt beantragen.

    C · Merkmale falsch oder Berechtigung fehlt zuständig: Finanzamt, Beschäftigte

    Steuerklasse IV statt III/V nach der Heirat

    Ursache: Nach der Heirat bildet das System ab Beginn des Heiratsmonats automatisch IV/IV. III/V oder IV mit Faktor gibt es nur auf gemeinsamen Antrag der Ehegatten.

    Lösung: Die Ehegatten beantragen den Wechsel beim Wohnsitzfinanzamt, für das laufende Jahr bis 30. November. Bis dahin IV anwenden.

    Kinder, Religion oder Familienstand falsch

    Ursache: falsche oder verspätete Meldedaten der Gemeinde.

    Lösung: Die beschäftigte Person klärt es mit Meldebehörde und Finanzamt. Das Finanzamt kann eine Papierbescheinigung ausstellen und den elektronischen Abruf sperren.

    Steuerklasse VI, obwohl Hauptarbeitgeber

    Ursache: Als Nebenarbeitgeber angemeldet, oder ein anderer Arbeitgeber hat sich später als Hauptarbeitgeber angemeldet.

    Lösung: Mit der beschäftigten Person klären. Falsche Anmeldung: auf das Referenzdatum abmelden und richtig neu anmelden. 6-Wochen-Regel beachten.

    Freibetrag fehlt plötzlich

    Ursache: Freibeträge gelten längstens zwei Kalenderjahre (§ 39a Abs. 1 Satz 3 EStG). Ausgenommen sind die Pauschbeträge für Menschen mit Behinderungen und für Hinterbliebene.

    Lösung: Die beschäftigte Person beantragt den Freibetrag beim Finanzamt neu.

    Gleiche Merkmale mit neuem Gültigkeitsdatum

    Ursache: technisch bedingt.

    Lösung: Einfach so anwenden, das ist kein Fehler.

    Hinweis 552020200 „keine Anmeldeberechtigung“

    Ursache: Eine Abrufsperre, auf Antrag der beschäftigten Person oder durch das Finanzamt.

    Lösung: Bei einer Sperre auf Antrag der Person gilt Steuerklasse VI. Sonst mit der Person sprechen, die den Grund mit ihrem Finanzamt klärt. Legt sie eine Papierbescheinigung vor, gilt diese. Nach Aufhebung der Sperre neu anmelden.

    Hinweis 552020102 „keine Abrufberechtigung mehr ab …“

    Ursache: Sperre durch das Finanzamt, Sperre auf Antrag oder Tod der beschäftigten Person. Bei einer Positivliste lautet der Hinweis 552020100 „keine Abrufberechtigung“.

    Lösung: Liegt eine Papierbescheinigung vor, diese anwenden. Sonst klärt die Person den Grund. Bis dahin längstens drei Kalendermonate die voraussichtlichen Merkmale, danach rückwirkend Steuerklasse VI.

    Code 552020101 „Abruf bereits anderweitig erfolgt“

    Ursache: Ein anderer Datenübermittler, etwa das Steuerbüro, oder ein anderes Zertifikat hat für diesen Arbeitgeber abgerufen.

    Lösung: Klären, wer zuständig ist. Nur ein Datenübermittler sollte abrufen, beim Wechsel eine Ummeldung machen.

    Verfahrenshinweise nachschlagen

    Die ELStAM-Datenbank antwortet mit neunstelligen Codes. Die wichtigsten für Anwender, nach den ELSTER-Informationen für Arbeitgeber, Version 5.0 vom 20.10.2020, abgeglichen mit der ELSTER-FAQ vom 13.11.2025 und den Fallbeispielen vom 10.06.2025. Eine aktuelle öffentliche Liste aller Codes gibt es nicht. Der Wortlaut in Ihrer Software kann abweichen.

    CodeBedeutungWas tun?
    552010001Keine Änderungen bei Ihren BeschäftigtenNichts, alles in Ordnung.
    552010002Besondere Hinweise zu mindestens einem BeschäftigtenDie Hinweise zu den einzelnen Personen in der Liste lesen und bearbeiten.
    552010100Doppelte Steuer-ID in der An-, Ab- oder UmmeldelisteDie ganze Liste wurde zurückgewiesen. Doppelten Eintrag entfernen, alles neu senden.
    552020100Keine Abrufberechtigung, bei einer Positivliste der beschäftigten PersonLiegt eine Papierbescheinigung vor, diese anwenden. Sonst klärt die Person den Grund mit ihrem Finanzamt.
    552020102Keine Abrufberechtigung mehr ab einem DatumPapierbescheinigung anwenden, sonst längstens drei Kalendermonate die voraussichtlichen Merkmale, danach rückwirkend Steuerklasse VI.
    552020200Keine Anmeldeberechtigung, wegen einer AbrufsperreBei Sperre auf Antrag der Person Steuerklasse VI, sonst Grund klären lassen. Nach Aufhebung neu anmelden.
    552020201Keine Anmeldung vor BeschäftigungsbeginnFrühestens am Tag des Beschäftigungsbeginns erneut senden.
    552020202Arbeitnehmer unbekannt: Die Steuer-ID kann nicht verifiziert werdenSteuer-ID und Geburtsdatum prüfen, beide müssen zusammenpassen. Auch ein Beschäftigungsbeginn vor dem Geburtsdatum löst den Hinweis aus. Nachweis von der Person holen, neu senden.
    552020203Erneute Anmeldung nicht möglich, bereits angemeldetNicht doppelt senden. Status in der Software prüfen.
    552020204 bis 552020208Referenzdatum unzulässig: vor Verfahrensstart (204), vor der Wiederaufnahme der Person in das Verfahren (205), vor Jahresbeginn bei Eingang ab 1. März (206), vor Vorjahresbeginn bei Eingang vor dem 1. März (207), vor Beschäftigungsbeginn (208)Referenzdatum nach den Regeln aus Phase 1 korrigieren und neu senden.
    552020210Für ein Hauptarbeitsverhältnis kann kein Freibetrag angefordert werdenFreibetragsfeld nur beim Nebenarbeitgeber füllen.
    552020211Freibetrag gekürztDen gekürzten Betrag aus der Liste verwenden.
    552020214Anmeldung nach Ablauf der Kulanzfrist, neues ReferenzdatumKeine Ablehnung: Die Bestätigung kommt mit einem neuen Referenzdatum. Für die Zeit davor gilt Steuerklasse VI.
    552020300Ab- oder Ummeldung nicht möglich, kein ArbeitsverhältnisSteuer-ID, Arbeitgeber-Steuernummer und Zertifikat müssen zur Anmeldung passen. Vielleicht schon abgemeldet?
    552020303Referenzdatum der Abmeldung passt nicht zur AnmeldungGenau das Referenzdatum aus der Anmeldung verwenden.
    552020304Abmeldedatum liegt vor dem ReferenzdatumDatum prüfen und korrigieren.
    552020305Abmeldedatum liegt in der ZukunftErst am oder nach dem letzten Arbeitstag abmelden.
    552020400 und 552020401Keine Ummeldeberechtigung, Referenzdatum der Ummeldung unzulässigBerechtigung klären. Referenzdatum zwischen dem 1. des Eingangsmonats und dem 1. des Folgemonats wählen.
    552020402Referenzdatum der Ummeldung liegt vor dem gespeicherten ReferenzdatumReferenzdatum korrigieren und neu senden.
    552020900VerarbeitungsabbruchBetriebsstättenfinanzamt kontaktieren. Tritt unter anderem nach einem Steuernummernwechsel mit mehr als 50 aktiven Arbeitsverhältnissen auf. Hilft das nicht, das ELStAM-Kontaktformular nutzen.

    Falsch angemeldet? Eine Storno-Funktion gibt es nicht. Korrigiert wird immer durch eine Abmeldung auf das Referenzdatum der falschen Anmeldung und eine anschließende richtige Neuanmeldung.

    Wer hilft wann? Der Eskalationsweg

    1. Software-Hersteller oder Drittanbieter: bei allen technischen Problemen zuerst.
    2. ELStAM-Kontaktformular: wenn nach 5 Werktagen keine Bestätigung oder Liste da ist oder ein Code ausdrücklich den Support empfiehlt.
    3. Betriebsstättenfinanzamt: bei inhaltlichen Fragen des Arbeitgebers, Steuernummer, Bruttoliste, Härtefall, Verarbeitungsabbruch.
    4. Die beschäftigte Person mit ihrem Wohnsitzfinanzamt: wenn Merkmale inhaltlich falsch sind oder eine Sperre besteht.
    5. ELSTER-Hotline: bei Fragen zu Registrierung und Mein ELSTER, Kontaktdaten auf elster.de.

    ELStAM-Kontaktformular Aktuelle Störungen bei ELStAM

    Kapitel 6

    Tipps für einen reibungslosen Ablauf

    1. Personalfragebogen nutzen

      Beim Eintritt schriftlich abfragen: Steuer-ID, Geburtsdatum, Haupt- oder Nebenjob, gegebenenfalls Freibetrag für den Nebenjob. „Hauptarbeitgeber ja oder nein“ unterschreiben lassen.

    2. Steuer-ID aus einem Dokument abschreiben

      Nicht mündlich übernehmen, sondern vom BZSt-Schreiben oder einer Lohnsteuerbescheinigung. Ein Zahlendreher oder ein abweichendes Geburtsdatum führt zum Hinweis „Arbeitnehmer unbekannt“.

    3. Am Tag des Beschäftigungsbeginns anmelden

      Nicht vorher, das wird abgelehnt, und nicht Wochen später, wegen der 6-Wochen-Regel. Das Referenzdatum ist in der Regel der Tag des Beschäftigungsbeginns.

    4. Abmeldung in den Austritt einbauen

      Die Abmeldung gehört auf dieselbe Liste wie Schlüsselrückgabe und Zeugnis. Eine automatische Abmeldung gibt es nicht.

    5. Einen festen Monatstermin einplanen

      Zum Beispiel am 6. Werktag: Monatsliste abrufen, Hinweise prüfen, einspielen. Erst danach die Abrechnung starten.

    6. E-Mail-Mitteilungsservice einschalten

      Dann sehen Sie, wann eine Änderungsliste bereitsteht. Tragen Sie im Benutzerkonto am besten ein Sammelpostfach ein, damit die Nachricht nicht an einer einzelnen Person hängt.

    7. Zertifikat im Kalender

      Ablaufdatum eintragen, 6 Wochen vorher verlängern. Nach dem Wechsel sofort eine Übertragung senden.

    8. Protokolle aufbewahren

      Übertragungsprotokolle, Transfertickets und Bestätigungslisten ablegen. Im Streitfall sind sie Ihr Nachweis.

    9. Nur ein Datenübermittler pro Arbeitgeber

      Rufen Steuerbüro und eigene Software parallel ab, verliert einer die Berechtigung. Zuständigkeit klar regeln, beim Wechsel ummelden.

    10. Keine Liste doppelt senden

      Eine doppelte Steuer-ID lässt die ganze Liste scheitern. Vor dem Senden auf Dubletten prüfen.

    11. Merkmale nicht „reparieren“

      Auch wenn die Steuerklasse offensichtlich falsch ist: Die gelieferten Merkmale werden angewendet. Weisen Sie die beschäftigte Person auf den Antrag beim Finanzamt hin.

    12. Auf Mein ELSTER hinweisen

      Beschäftigte können ihre eigenen ELStAM und die Abrufe der Arbeitgeber der letzten zwei Jahre in Mein ELSTER einsehen, nach einer Registrierung mit ihrer Steuer-ID.

    13. Papierbescheinigungen richtig aufbewahren

      Eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug während des Dienstverhältnisses aufbewahren, längstens bis zum Jahresende. Endet die Beschäftigung früher, erhält die Person sie zurück.

    14. Jahreswechsel vorbereiten

      Die Listen für Oktober bis Dezember enthalten oft schon Änderungen ab 1. Januar, die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung kommen üblicherweise im Dezember. Alles vor der Januar-Abrechnung einspielen.

    15. Vorschüssige Zahlung? Rückrechnung einplanen

      Wird der Lohn am Monatsanfang gezahlt, kommen Änderungen oft zu spät. Planen Sie im Folgemonat eine Korrektur ein.

    16. Störungsseite zuerst ansehen

      Bevor Sie eine Anfrage schreiben: Die ELStAM-Infoseite meldet bekannte Verzögerungen.

    Kapitel 7

    Checklisten zum Abhaken

    Haken Sie direkt hier ab oder drucken Sie die Listen aus. Die Häkchen bleiben nur, solange diese Seite geöffnet ist.

    Eintritt
    Jeden Monat
    Austritt
    Einmal im Jahr

    Kapitel 8

    Quellen und Begriffe

    Fachbegriffe kurz erklärt
    BZSt
    Bundeszentralamt für Steuern. Die Bundesbehörde betreibt die zentrale ELStAM-Datenbank.
    Drittanbieter, Datenübermittler
    Ein Dienstleister, der für den Arbeitgeber arbeitet, etwa Steuerbüro, Lohnbüro oder Hersteller der Lohnsoftware.
    Faktor
    Eine Zahl kleiner als 1. Beim Faktorverfahren verteilt sie bei Ehegatten mit Steuerklasse IV die Lohnsteuer genauer auf beide. Es gilt auf gemeinsamen Antrag, längstens zwei Jahre.
    Hinzurechnungsbetrag
    Betrag, der beim Hauptarbeitgeber zum Lohn hinzugerechnet wird, wenn ein Teil des steuerfreien Grundbetrags auf einen Nebenjob übertragen wurde.
    Clearingstelle
    Zentrale Annahmestelle von ELSTER, die Daten prüft und an die richtige Stelle weiterleitet.
    Zertifikat, Organisationszertifikat
    Ein elektronischer Ausweis, eine Datei mit Passwort, mit dem sich der Absender bei ELSTER ausweist. Das Organisationszertifikat ist auf ein Unternehmen ausgestellt.
    Betriebsstätte, Betriebsstättenfinanzamt
    Der Betrieb oder Betriebsteil, in dem der Lohn berechnet wird, und das dafür zuständige Finanzamt.
    Referenzdatum
    Das Datum, ab dem der Arbeitgeber die Merkmale geliefert bekommen möchte, meist der Tag des Beschäftigungsbeginns. In Programmen oft „refDatumAG“.
    Monatsliste, Änderungsliste
    Liste mit allen geänderten Merkmalen der eigenen Beschäftigten, jeden Monat, nummeriert von 01 bis 12.
    Bruttoliste
    Vollständige Liste mit allen aktuell gültigen Merkmalen aller angemeldeten Beschäftigten, etwa nach Datenverlust.
    Ummeldung
    Übertragung der Abrufberechtigung auf einen neuen Datenübermittler, ohne die Beschäftigten ab- und neu anzumelden.
    Kulanzfrist
    Die 6 Wochen, in denen eine verspätete Anmeldung noch rückwirkend wirkt.
    Transferticket
    Die eindeutige Vorgangsnummer einer Übertragung.
    Verfahrenshinweis
    Meldung der ELStAM-Datenbank mit einer neunstelligen Nummer. Sie sagt, warum etwas nicht geklappt hat oder worauf zu achten ist.
    Abrufsperre
    Die beschäftigte Person kann beim Finanzamt sperren lassen, dass bestimmte Arbeitgeber seine Merkmale abrufen (Negativliste) oder alle außer bestimmten (Positivliste). Das Finanzamt kann auch aus technischen Gründen sperren.
    Härtefall
    Arbeitgeber, die technisch nicht teilnehmen können, dürfen auf Antrag nach § 39e Abs. 7 EStG Papierbescheinigungen nutzen.
    Rückrechnung
    Nachträgliche Neuberechnung einer bereits abgerechneten Lohnabrechnung mit den richtigen Merkmalen.

    Offizielle Quellen

    Stand und Grenzen

    Rechtsstand geprüft am 18.09.2026 anhand von EStG, BMF-Schreiben vom 13.12.2024 und ELSTER-FAQ vom 13.11.2025. Die Codes stammen aus den ELSTER-Informationen von 2020, abgeglichen mit der FAQ von 2025. Eine aktuelle öffentliche Codeliste gibt es nicht. Prüfen Sie bei Abweichungen die Dokumentation Ihres Software-Herstellers. Dieser Leitfaden ist keine Rechts- und keine Steuerberatung und begründet kein Beratungsverhältnis. Maßgeblich sind Gesetz, Verwaltungsanweisungen und die Auskunft des zuständigen Finanzamts.

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