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name: kleinunternehmer-grenzen description: Führt die Kleinunternehmer-Mandate als fortschreibbare Überwachungsliste: Sie geht den Bestand mandatsweise durch, übernimmt je Zeile den von der Kanzlei gelieferten Grenzenvergleich, ordnet den Status zu, leitet die Folgen des Statuswechsels ab und vergleicht das Ergebnis mit dem vorangegangenen Durchlauf. Sie summiert keine Umsätze und vergleicht keinen Betrag mit einer Grenze. Use when a Steuerkanzlei has to check after the Jahresabschluss or at mid-year which Kleinunternehmer are approaching or have exceeded the Grenzen des § 19 UStG and which Mandate have to switch.

88 – Kleinunternehmer: Grenzen überwachen und Statuswechsel begleiten

Zweck

Die Skill macht aus einer einmaligen Statusprüfung eine gepflegte Überwachungsliste. Sie arbeitet den Kleinunternehmer-Bestand Zeile für Zeile nach dem Prüfschema der Prompt-Datei ab, hält je Mandat fest, aus welcher Angabe der Status folgt und welche eine Angabe noch fehlt, und stellt den Durchlauf neben den vorangegangenen: Wer ist seit dem letzten Mal in die Nähe der oberen Grenze gerückt, wo hat sich der Status gedreht, wo steht die Umstellung noch offen. Genau darin liegt der Vorteil gegenüber dem Textblock – die Statusfrage ist je Mandat schnell beantwortet, ihre halbjährliche Wiederholung über zwanzig oder hundert Mandate hinweg ist es nicht. Die Zahlenarbeit bleibt dabei außerhalb: Summiert und mit den Grenzen verglichen wird in der Kanzlei, die Skill übernimmt das Ergebnis dieses Vergleichs als Angabe.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen für den Bestandsdurchlauf nach Abschluss des Vorjahres und zur Jahresmitte, für die Prognose auf das Folgejahr und für die Begleitung eines Statuswechsels in beide Richtungen – einschließlich Verzicht und Widerruf, Umstellung der Rechnungen und Stammdaten und der Frage, ob die unionsweite Regelung berührt ist.

Nicht einsetzen für die Umsatzüberwachung selbst. Die laufenden Umsätze überwacht die Buchhaltung an einer Auswertung; die Skill bekommt einen Stichtagsstand und erzeugt den Überwachungsauftrag, sie ersetzt ihn nicht.

Nicht einsetzen für Rechnungen mit unrichtigem Steuerausweis. Weist ein Mandant nach dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung weiterhin Steuer aus, ist das ein eigener Vorgang; er gehört zu Prompt 87 und der zugehörigen Skill, deren Bogen Wortlaut des Ausweises, Rechnungstyp, Empfängerkreis und Stand der Berichtigung abfragt. Diese Skill benennt den Übergabepunkt und arbeitet ihn nicht aus.

Nicht einsetzen zur Einordnung eines einzelnen Umsatzes. Ob ein Vorgang steuerbar, steuerfrei oder ein Fall des § 13b UStG ist, klärt Prompt 04. Sein Sachverhaltsbogen nimmt den Kleinunternehmerstatus als gegebene Angabe (ja / nein / unbekannt) entgegen und kennt keine Felder für Vorjahresumsatz, aufgelaufenen Umsatz oder den Grenzenvergleich – er kann den Status also nicht bestimmen. Umgekehrt beurteilt diese Skill keinen einzelnen Umsatz.

Nicht einsetzen für die Wahl bei Gründung. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit Tätigkeit, Beginn, Rechtsform, geschätzten Umsätzen der ersten beiden Jahre und Vollmachten ist Prompt 68; er arbeitet mit Schätzungen vor der ersten Rechnung und hat kein Feld für einen aufgelaufenen Jahresumsatz. Diese Skill setzt später an: Sie behandelt das Beurteilungsjahr, auch das der Aufnahme der Tätigkeit, mit den dann vorliegenden Zahlen.

Nicht einsetzen bei Berichtigungs- oder Strafsachverhalt. Wurde die Kleinunternehmerregelung für einen bereits erklärten Zeitraum zu Unrecht angewendet oder deuten die Angaben auf § 153 AO, eine Selbstanzeige oder ein Steuerstrafverfahren hin, endet die Bearbeitung – siehe Abbruchregel der Prompt-Datei und Schritt 3 unten.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer und Aktenzeichen des Finanzamts kommen nicht in das Werkzeug – auch nicht maskiert, auch nicht in Ausschnitten, auch nicht als erfundenes Beispiel (Zone Rot in DATENSCHUTZ.md). Die Prompt-Datei nimmt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer hinzu; beide werden vollständig entfernt und nicht teilmaskiert. Für die Prüfung genügen Beträge, Zeiträume, Umsatzarten und Status; ob eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer vorliegt, wird ausschließlich als vorhanden ja / nein / unbekannt geführt.

Mandate erscheinen nur als fortlaufende Kürzel (M-01), Kunden nur als Kategorie. Vor der ersten Zeile fordert die Skill die Bestätigung an, dass alle Nummernspalten vor dem Einfügen gelöscht wurden; steht dort etwas anderes als bestätigt – auch wenn das Feld leer geblieben ist –, wird keine Zeile bearbeitet.

Taucht eine solche Nummer während der Bearbeitung dennoch auf, wird abgebrochen, nicht überlesen und nicht stillschweigend bereinigt. Die Rückmeldung nennt Zeile und Spalte, erklärt den begonnenen Durchlauf für verworfen und verlangt den Bestand ohne diese Spalte neu. Angaben zu Selbstanzeigen und laufenden Steuerstrafverfahren sind ebenfalls Zone Rot: Sie gehören nicht in den Sachverhalt, sondern lösen die Abbruchregel aus. Ein lückenhafter Bestand ist dagegen kein Abbruchgrund – fehlende Angaben sind der Anlass dieser Auswertung und landen in der Nachforderungsliste.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG (sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung) müssen vor dem Einsatz geklärt sein – siehe DATENSCHUTZ.md.

Ablauf

1. Rahmen des Durchlaufs aufnehmen. Beurteilungsjahr, Stichtag des Umsatzstands, Auswertung, aus der die Beträge stammen, verantwortliche Rolle in der Kanzlei und – falls vorhanden – die Datei des vorangegangenen Durchlaufs. Was fehlt, wird nachgefordert und nicht unterstellt.
2. Bestandsliste formal prüfen. Erwartet wird eine Zeile je Mandat mit den Feldern des Sachverhaltsbogens der Prompt-Datei: Jahr der Aufnahme der Tätigkeit, bisheriger Status, Verzicht und Widerruf mit Datum, Vorjahresumsatz mit Herleitung, aufgelaufener Umsatz zum Stichtag, der von der Kanzlei bereits summierte voraussichtliche Gesamtumsatz, das Ergebnis ihres Grenzenvergleichs, Zusammensetzung der Umsätze, Bezugsgröße, Ansässigkeit, Umsätze in anderen Mitgliedstaaten, bisher gestellte Rechnungen, Investitionen und Berichtigungsobjekte, Kundenkreis. Eine fehlende Spalte wird nachgefordert und nicht ergänzt; eine Spalte mit Zone-Rot-Inhalt führt zur Zurückweisung.
3. Zeilenweise aussteuern. Zeigt eine Zeile die Anzeichen der Abbruchregel, wird sie nicht bearbeitet: keine Statuseinschätzung, kein Wechselzeitpunkt, kein Mandantentext, nur die dort vorgeschriebene Rückmeldung und die Übergabe an einen Berufsträger außerhalb des Werkzeugs. Die Aussteuerung wirkt je Mandat; die übrigen Zeilen laufen weiter. Betrifft sie mehrere Mandate, steht dieser Befund an erster Stelle der Ergebnisdatei – dann ist nicht ein Mandat auffällig, sondern die Überwachung.
4. Bezugsgröße je Zeile klären. Steht dort unklar oder weicht die Bezugsgröße der gelieferten Beträge von der maßgeblichen ab, wird nicht umgerechnet: Die Zeile läuft als „nicht entscheidbar" weiter, und die Skill fordert die Beträge in der richtigen Bezugsgröße an. Welche Bezugsgröße maßgeblich ist, steht in der Prompt-Datei als nachzuschlagende Größe und wird hier nicht festgelegt.
5. Den Grenzenvergleich entgegennehmen, nicht anstellen. Die Skill summiert keine Umsätze, rechnet keinen Umsatz hoch und vergleicht keinen Betrag mit einer Grenze. Fehlt das Vergleichsergebnis der Kanzlei, entscheidet sie nicht, sondern führt die Zeile unter „Vergleich nachzuliefern" und benennt die eine Angabe, die die Entscheidung herbeiführt. Das ist der Punkt, an dem ein Bestandsdurchlauf erfahrungsgemäß kippt: Ein aus der Liste zusammengerechneter Umsatz sieht aus wie ein Ergebnis und ist keines.
6. Zeile für Zeile durch das Prüfschema. Jede verbliebene Zeile durchläuft die Schritte der Prompt-Datei in deren Reihenfolge – Ansässigkeit und Prüfstrang, Bemessungsgröße, untere und obere Grenze, Aufnahme der Tätigkeit im Beurteilungsjahr, Verzicht und Widerruf, unionsweite Regelung. Rechtsgrundlagen stehen dort und werden hier nicht wiederholt. Keine Statuszuordnung ohne Feldbezug: Zu jedem Ergebnis wird das Feld genannt, aus dem es folgt. Nach der letzten Zeile meldet die Skill, wie viele sie bearbeitet, wie viele sie ausgesteuert und wie viele sie als nicht entscheidbar geführt hat.
7. Folgen des Statuswechsels je Richtung ableiten. Für jede Zeile mit Wechsel: was ab dem Wechselzeitpunkt für Rechnungen, Vorsteuerabzug, Voranmeldung und Steuerschlüssel gilt, und ob eine Vorsteuerberichtigung ausgelöst wird. Die Skill benennt den Auslöser und rechnet die Berichtigung nicht. Zwei gegenläufige Rechnungsfälle werden dabei je Zeile getrennt ausgewiesen und nach Schritt 8 der Prompt-Datei behandelt: Rechnungen, die nach dem Wegfall der Befreiung noch ohne Steuerausweis gestellt wurden – kein Fall des unrichtigen Steuerausweises, der Umsatz aber steuerpflichtig, mit der Folgefrage, ob die Steuer aus dem vereinnahmten Betrag herauszurechnen ist; ob die Nachforderung beim Kunden durchsetzbar ist, entscheidet die Skill nicht, sondern gibt sie als zivilrechtliche Frage an den Berufsträger, und gerechnet wird auch hier nichts. Umgekehrt weiterhin ausgewiesene Steuer nach dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung wird als Übergabepunkt an Prompt 87 vermerkt.
8. Gegen den vorangegangenen Durchlauf stellen. Liegt die Vorlaufdatei vor, trägt die Skill je Mandat ein, was sich seit dem letzten Durchlauf geändert hat: Status, Nähe zur oberen Grenze nach dem gelieferten Vergleich, erledigte und offen gebliebene Umstellungspunkte, neu hinzugekommene und weggefallene Mandate. Ohne Vorlauf wird der Durchlauf als Erstaufnahme gekennzeichnet. Der Vorlauf wird nicht überschrieben; jede Fassung bleibt mit ihrem Datum erhalten.
9. Ergebnisse erzeugen und ablegen. Mandantenschreiben nur für die Mandate mit Wechsel oder absehbarer Überschreitung (höchstens 250 Wörter, Sie-Form, ohne Betrag und ohne Frist), Überwachungsauftrag an die Buchhaltung mit Bezugsgrößen statt Beträgen, Umstellungsliste mit ☐ je wechselndem Mandat. Fristen – Verzicht, Widerruf, Mitteilung bei Überschreitung, Meldung im besonderen Verfahren – werden nur dem Grunde nach mit Rechtsgrundlage und dem Zusatz für [JAHR] verifizieren aufgezählt, ohne Datum und ohne Dauer.

Ergebnis

Zwei Markdown-Dateien. Für den Bestandsdurchlauf: kleinunternehmer-ueberwachung-<JJJJ-MM-TT>.md – Einschätzung der Datenlage, ausgesteuerte Zeilen an erster Stelle, Statusliste je Mandat mit Feldbezug und Gruppe (Befreiung bleibt / Befreiung entfällt ab dem mitgeteilten Zeitpunkt / Befreiung entfällt zum Jahreswechsel / nicht entscheidbar), Spalte Änderung seit dem letzten Durchlauf, Nachforderungsliste je Mandat, Umstellungsliste mit ☐, Überwachungsauftrag, Fristarten, interne Notiz und der Abschnitt zu dem, was unsicher geblieben ist.

Für ein einzelnes Mandat mit Wechsel: <Mandatskürzel>-kleinunternehmer-status-<JJJJ-MM-TT>.md mit Prüfprotokoll, Folgen des Wechsels, Umstellungsliste und dem Mandantenschreiben. Nur das Mandantenschreiben wird nach Freigabe entnommen; alles Übrige bleibt in der Kanzlei.

Qualitätssicherung

Das Ergebnis ist ein Entwurf und kennt nur, was in der Liste stand.

• Beide Grenzen des § 19 Abs. 1 UStG im Gesetzestext nachlesen, jedes Jahr neu, und ebenso, ob sie netto oder brutto zu verstehen sind. Kein Grenzbetrag, kein Schwellenwert und keine Fristdauer aus der Ausgabe übernehmen.
• Prüfen, dass die Skill nicht gerechnet hat. Jede Statusaussage muss auf dem gelieferten Grenzenvergleich beruhen und das Feld nennen, aus dem sie folgt. Eine Zeile, in der eine Summe oder ein Vergleich aus der Liste selbst entstanden ist, wird gestrichen und der Kanzlei zur Berechnung zurückgegeben.
• Die obere Grenze wirkt sofort. Der Umsatz, der zur Überschreitung führt, ist bereits betroffen. Ein Ergebnis, das die Umstellung erst zum Jahreswechsel ansetzt, obwohl der Vergleich die Überschreitung im laufenden Jahr ausweist, ist falsch.
• Gesamtumsatz ist nicht gleich Erlöskonto. Hilfsumsätze, Verkäufe von Anlagevermögen und steuerfreie Umsätze beurteilt ein Mensch an der Auswertung; die Skill übernimmt die Zusammensetzung, wie sie geliefert wurde.
• Jahr der Aufnahme der Tätigkeit gesondert nachlesen. Ob die im Beurteilungsjahr geltende Fassung eine Umrechnung des Umsatzes auf einen Jahresbetrag vorsieht, entscheidet die Fassung, nicht das Modell; steht im Ergebnis eine Hochrechnung, ist sie gegen die Fassung zu prüfen, bevor irgendetwas umgestellt wird.
• § 15a UStG immer mitprüfen. Der Statuswechsel ist der klassische Auslöser in beide Richtungen; die Berichtigung selbst wird außerhalb gerechnet, und ihre Höhe darf im Ergebnis nicht stehen.
• Die unionsweite Regelung ist ein eigenes Verfahren mit eigener Registrierung, eigener Zuständigkeit und eigenen Meldepflichten; sie wird nicht nebenbei miterledigt und nicht mit dem Prüfstrang für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer vermengt.
• Die Skill berechnet keine Frist. Verzicht, Widerruf, Mitteilung bei Überschreitung und die Meldungen im besonderen Verfahren stehen nur dem Grunde nach mit Rechtsgrundlage; berechnet und im Fristenprogramm erfasst werden sie von einem Menschen.
• Vier-Augen-Prinzip und Freigabe: Eine zweite fachkundige Person nimmt Bemessungsgröße, Grenzenvergleich und Wechselzeitpunkt stichprobenweise nach. Mandantenschreiben, Verzicht und Widerruf gibt ein Berufsträger frei; die Freigabe wird dokumentiert (Freigabestufe 3 in DATENSCHUTZ.md).
• Fortschreibung prüfen. Vor dem nächsten Durchlauf ist zu prüfen, ob die offenen Punkte des letzten übernommen wurden; eine Überwachungsliste, die bei jedem Lauf bei null beginnt, überwacht nichts.
• Rechtsstand: Die Skill führt keine eigene Fundstellensammlung; geprüft wird an den in der Prompt-Datei genannten Fundstellen. In der Ausgabe steht gleichwohl zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage mit Absatz und Satz und dem Zusatz für [JAHR] verifizieren; ist eine Fundstelle unsicher, steht dort „Fundstelle offen – bitte recherchieren".

Grundlage

Rechtsrahmen, Prüfreihenfolge und Ausgabeformat stehen in der Prompt-Datei prompts/02-umsatzsteuer/88-kleinunternehmer-grenzen.md; die Skill folgt ihr und schreibt sie nicht ab.