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name: erechnung-umstellungsradar description: Führt den Mandantenstamm profilweise durch das Prüfschema aus Prompt 85 und segmentiert ihn danach, welcher Zweig der Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG auf welches Profil zutrifft: Ausstellungspflicht ja oder nein, Ausnahme kraft Verordnung, EDI-Fall, Zweifelsfall nahe der Schwelle. Erzeugt eine fortschreibbare Übersicht mit Handlungsbedarf je Mandat, den Umstellungsplan je Profil und das Dokumentationsraster für die Empfängerseite; sie vergleicht keinen Betrag mit einer Schwelle und nennt kein Datum. Use when a Steuerkanzlei wants to sort its client base by e-invoicing deadline, plan the changeover, or document why an incoming paper invoice was accepted during the transition period.

85 – E-Rechnungs-Umstellungsradar: Stichtag je Mandant bestimmen

Zweck

Der Prompt beurteilt ein Mandantenprofil. Die Skill macht daraus ein Radar über den Stamm: Sie nimmt beliebig viele Profile entgegen, führt jedes einzeln durch dieselben Prüfschritte und verdichtet die Ergebnisse zu einer Segmentierung – welches Mandat welchem Zweig der Übergangsregelung zuzuordnen ist, wer nur empfangspflichtig ist, wer über eine EDI-Strecke abrechnet und welche Mandate nahe an der Schwelle liegen und deshalb ein Mensch ansprechen muss.

Sie ist auf Fortschreibung angelegt. Ein Profil, dessen Vorjahresumsatz noch vorläufig ist, bleibt in der Zweifelsfallliste und wird beim nächsten Lauf erneut geführt; der Bestand wächst nicht zu einer Sammlung von Einzelvermerken, sondern bleibt eine Liste mit einem Stand. Was die Skill dabei ausdrücklich nicht tut: einen Betrag mit einer Schwelle vergleichen und daraus einen Stichtag ableiten. Sie gibt die Entscheidungsregel mit beiden Zweigen aus; den Abgleich nimmt die Kanzlei vor, und die Skill hält fest, dass und mit welchem Ergebnis er vorgenommen wurde.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn der Mandantenstamm nach Umstellungsbedarf sortiert werden soll, wenn für ein einzelnes Mandat geklärt werden muss, welcher Zweig der Übergangsregelung greift und was bis dahin zu erledigen ist, oder wenn die Empfängerseite eine Beweisvorsorge für im Übergangszeitraum erhaltene sonstige Rechnungen braucht.

Nicht einsetzen:

• Der Mandant soll informiert werden: Prompt 12. Er arbeitet mit Mandantentyp, geschätztem Vorjahresumsatz, heutiger Rechnungspraxis und eingesetzter Software und erzeugt daraus ein Serienschreiben. Er informiert; das Radar entscheidet die Zuordnung, die dem Schreiben zugrunde liegt.
• Eine EDI-Strecke ist technisch zu prüfen: Prompt 115. Er verlangt Format mit Versionsstand und Nachrichtentyp, EDI-Dienstleister, bestehende Vereinbarung mit Datum, Zustimmungsnachweis des Empfängers und das Ergebnis eines Extraktionstests. Hier steht nur, ob EDI-Vereinbarungen bestehen und mit wie vielen Partnern.
• Eine eingegangene E-Rechnung ist fehlerhaft: Prompt 86. Er arbeitet mit dem Wortlaut der Fehlermeldung, Regelkennung, Feldbezeichnung, Schweregrad und Versionsstand des Validierungswerkzeugs – ein Beleg, kein Bestand.
• Anzahlungen, Schlussrechnung oder Berichtigung im strukturierten Format: Prompt 114. Er verlangt je Anzahlung Zeitpunkt, Betrag, Format und die Angabe, ob die Rechnung die Pflichtangaben enthielt – eine Rechnungskette, kein Profil.
• Der Prozess ist zu beschreiben und zu kontrollieren: Prompt 116. Er fragt Eingangskanäle und Formate, Belegzahl im Monat, Systeme je Prozessschritt, wer prüft und wer freigibt sowie den Archivweg ab und erzeugt Verfahrensdokumentation und Kontrollmatrix.
• Der Status als Kleinunternehmer ist zu überwachen: Prompt 88. Er verlangt Vorjahresumsatz, aufgelaufenen Umsatz mit Stichtag und den bereits von der Kanzlei vorgenommenen Vergleich mit beiden Grenzen. Hier wird die Sonderstellung nur als Ausnahmefrage geprüft, nicht der Statuswechsel begleitet.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Die Skill bekommt die Profile unmittelbar; niemand maskiert vorher. Deshalb zuerst:

1. Bestätigung einholen, dass Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Aktenzeichen des Finanzamts vollständig entfernt sind – nicht teilmaskiert, nicht in Ausschnitten, auch nicht in Ausschnitten aus Rechnungen oder Prüfprotokollen.
2. Nur neutrale Kennungen: Mandant A, Lieferant 1, Kunde Inland 1. Anschriften und Firmierungen entfallen; für die Einordnung genügen Größenklasse, Umsatzstruktur, Empfängerkreis und eingesetzte Software.
3. Der Betrag selbst wird nicht gebraucht. Die Skill vergleicht ihn ohnehin nicht mit der Schwelle. Es genügt die Angabe, ob die Kanzlei den Abgleich vorgenommen hat und mit welchem Ergebnis – darüber, darunter oder nahe daran – samt der Herleitung, aus welcher Auswertung sie stammt. Wird der Betrag dennoch mitgeliefert, wird er nicht in die Ergebnisdatei übernommen.
4. Taucht Zone-Rot-Material auf, wird angehalten, nicht bereinigt. Die Rückmeldung nennt Zeile und Feld und sagt, welche Fassung genügt: Kürzel, Ansässigkeit, Rechtsform, Branche, Umsatzsteuerstatus, Anteile nach Empfängerkreis und Steuerpflicht, Rechnungsarten, Software, EDI-Lage, Rechnungseingang und Archivweg.
5. Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG (sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche) müssen vor dem Einsatz geklärt sein; bei unmittelbarem Einsatz für ein konkretes Mandat klärt der Berufsträger vorab § 62a Abs. 5 StBerG. Einzelheiten in DATENSCHUTZ.md.

Ablauf

1. Datensparsamkeit abschließen. Ohne die Bestätigung wird kein Profil aufgenommen.
2. Lauf einrichten: Zahl der zu bearbeitenden Profile, Stand des letzten Laufs, ob es sich um einen Erstlauf oder eine Fortschreibung handelt. Bei einer Fortschreibung wird die Zweifelsfallliste des Vorlaufs vorangestellt und zuerst abgearbeitet – sie ist der Grund, warum es einen zweiten Lauf gibt.
3. Profile formal prüfen. Fehlt in einem Profil ein Feld des Bogens der Prompt-Datei, wird es nachgefordert und nicht ergänzt – mit einer Ausnahme: An die Stelle des Betragsfelds tritt hier das Ergebnis des von der Kanzlei vorgenommenen Abgleichs samt Herleitung; fehlt dieses, wird es nachgefordert, nicht der Betrag. Ist die Umsatzstruktur unklar, wird für dieses Profil nicht entschieden. Die Zahl der eingegangenen Profile wird gegen die angekündigte gehalten; die Differenz gehört in die fehlenden Angaben.
4. Eindeutigkeit je Profil einschätzen und fehlende Angaben einzeln benennen, bevor irgendein Zweig zugeordnet wird.
5. Profilweise prüfen. Jedes Profil durchläuft die neun Prüfschritte der Prompt-Datei in deren Reihenfolge – von der Unternehmereigenschaft und Inlandsansässigkeit über die Frage, ob überhaupt pflichtige Umsätze vorliegen, die Ausnahmen kraft Verordnung und die Bemessungsgröße bis zu EDI, Umstellungsplan, Empfängerseite und den Folgen für den Vorsteuerabzug. Schema und Fundstellen stehen dort und werden hier nicht wiederholt. Kein Profil wird zusammengefasst oder übersprungen; nach dem letzten meldet die Skill, wie viele sie bearbeitet hat.
6. Ergebnis je Profil als Entscheidungsregel ausgeben, nicht als Datum. Beide Zweige stehen nebeneinander mit ihren Folgen. Hat die Kanzlei den Abgleich bereits vorgenommen, wird der zutreffende Zweig als „von der Kanzlei festgestellt" gekennzeichnet und der andere sichtbar gelassen. Die Skill vergleicht selbst keinen Betrag, rechnet keine Frist und nennt kein Datum – auch dann nicht, wenn die Zahl im Profil steht.
7. Segmentieren. Aus den Einzelergebnissen entsteht die Übersicht mit einer Zeile je Mandat: Kürzel, zutreffender Zweig oder Zweifelsfall, Handlungsbedarf, Ansprechzeitpunkt der Kanzlei, offene Frage. Gleichartige Profile werden zu Gruppen zusammengefasst; das Sortierkriterium wird ausdrücklich genannt.
8. Zweifelsfälle gesondert führen. Nahe an der Schwelle, vorläufiger Vorjahresumsatz, unklare Behandlung von Sondervorgängen, unklare Umsatzstruktur: Diese Mandate kommen in eine eigene Liste mit der Angabe, welche Feststellung die Entscheidung herbeiführt. Ein Zweig auf vorläufiger Grundlage ist kein Ergebnis, sondern eine Vermutung, und wird als solche gekennzeichnet.
9. Empfangspflicht getrennt ausweisen. Auch Profile ohne eigene Ausstellungspflicht bekommen eine Zeile – die Empfangspflicht besteht unabhängig davon und ist der häufigste Irrtum im Mandantengespräch.
10. Umstellungsplan je Profil oder Profilgruppe: höchstens zehn Maßnahmen, sortiert nach dem spätestmöglichen Beginn, abhakbar mit ☐, ohne alles, was auf das Profil nicht passt. Formatnamen, Versionen und ausgeschlossene Profile stehen nur als nachzuschlagende Angabe.
11. Dokumentationsraster für die Empfängerseite erzeugen – leer, mit den Spalten der Prompt-Datei. Es ist die Beweisvorsorge und wird in der Kanzlei laufend geführt, nicht bei jedem Lauf neu erzeugt; die Skill weist es deshalb als Vorlage zur einmaligen Ablage aus.
12. Offene Rechtslage, Fristarten und interne Notiz nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei, dann ablegen. Fristarten werden benannt, nicht berechnet, je mit dem Hinweis, dass ein Mensch sie berechnet und im Fristenprogramm erfasst.

Ergebnis

Eine Datei erechnung-umstellungsradar-<JJJJ-MM>.md für den stammweiten Lauf, bei der Beurteilung eines einzelnen Mandats <Mandatskürzel>-erechnung-stichtag-<JJJJ-MM>.md. Jede Fortschreibung ist eine neue Datei mit neuem Monatsstand; die vorige bleibt stehen, damit nachvollziehbar ist, wann ein Mandat den Zweig gewechselt hat.

Inhalt in der Reihenfolge des Ausgabeformats der Prompt-Datei: Eindeutigkeit und Datenlage, Prüfprotokoll je Profil mit Rechtsgrundlage, Ergebnis als Entscheidungsregel, Segmentierungsübersicht mit einer Zeile je Mandat, Zweifelsfallliste, Umstellungsplan mit ☐, Dokumentationsraster für die Empfängerseite, Fristarten und Stichtagsarten mit Rechtsgrundlage, offene Rechtslage, interne Notiz und – als letzter Abschnitt, wie im Ausgabeformat vorgesehen – was unsicher geblieben ist. Das Dokumentationsraster wird als Vorlage entnommen; alles Übrige bleibt intern.

Qualitätssicherung

Das Ergebnis ist ein Entwurf und kennt nur, was in den Profilen stand.

• Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite fachkundige Person nimmt Bemessungsgröße, Zuordnung des Zweiges und EDI-Beurteilung nach, vorrangig bei den Zweifelsfällen. Jede Mitteilung an den Mandanten und jede Umstellungszusage gibt ein Berufsträger frei (Freigabestufe 3 in DATENSCHUTZ.md).
• Die Skill vergleicht nichts und berechnet nichts: kein Abgleich des Umsatzes mit der Schwelle, keine Frist, kein Datum, keine Dauer. Bemessungsgröße, Bezugsjahr und Netto- oder Bruttobetrachtung werden am Gesetzestext und an den BMF-Schreiben nachgelesen; ein aus dieser Ausgabe übernommener Stichtag ist wertlos.
• Sondervorgänge im Vorjahresumsatz prüft ein Mensch. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach der Verweisungsnorm des § 27 Abs. 38 UStG, nicht die Summe der Erlöskonten; Verweisung und Absatz haben sich mit der Neufassung verschoben und sind am Gesetzestext nachzulesen.
• Empfangspflicht und Ausstellungspflicht getrennt halten. Wer keinen eigenen Zweig hat, ist trotzdem empfangspflichtig – prüfen, dass die Übersicht das für jedes Mandat ausweist.
• Keine Formatnorm als Inhalt des § 14 UStG. Welche Norm oder Fundstelle die Formatanforderung trägt, wird in der Prompt-Datei nachgeschlagen und nicht aus dem Gedächtnis ergänzt; die technische Prüfung einer Strecke ist Prompt 115.
• Die Empfängerseite ist nicht abschließend geklärt. Solange die Verwaltungsauffassung offen ist, ersetzt die Dokumentation die Sicherheit. Keine Aussage gegenüber dem Mandanten, eine Papierrechnung sei „unproblematisch"; keine Ausgabe, die eine offene Frage als entschieden darstellt.
• Vermutungen kennzeichnen: Jede Aussage zur Umsatzhöhe, die nicht aus einer Auswertung folgt, steht ausdrücklich als Vermutung.
• Zone Rot auch in der Ausgabe kontrollieren: keine Nummer, kein Aktenzeichen, keine Firmierung, auch nicht im Dokumentationsraster.
• Rechtsstand: Die Skill führt keine eigene Fundstellensammlung; geprüft wird an den in der Prompt-Datei genannten Fundstellen. In der Ausgabe steht gleichwohl zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage mit Absatz und Satz oder das BMF-Schreiben mit Datum und Randziffer, jeweils mit dem Zusatz für [JAHR] verifizieren; ist eine Fundstelle unsicher, steht dort „Fundstelle offen – bitte recherchieren".

Grundlage

Prüfschema, Normenrahmen und Ausgabeformat stehen in der Prompt-Datei prompts/02-umsatzsteuer/85-erechnung-umstellungsradar.md; die Skill folgt ihr und schreibt sie nicht ab.