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name: kontenrahmen-vergleich description: Arbeitet den Kontenplan oder die Summen- und Saldenliste des Vorberaters Zeile für Zeile durch, ordnet jedes Konto über seine Funktion einem Bilanz- oder GuV-Posten des Zielkontenrahmens zu, gleicht eine vorliegende Überleitungsliste als Mengenvergleich dagegen ab und rechnet die Summenprobe über alle Salden. Prüft vorab, ob Anlass und Umstellungszeitpunkt zusammenpassen, und fordert Rechtsform, Gewinnermittlung und Zielkontenrahmen nach, weil ohne sie kein Zielposten benennbar ist. Use when a predecessor's chart of accounts has to be mapped to SKR03 or SKR04 after taking over a client or before switching the chart of accounts.

22 – Kontenrahmen-Vergleich SKR03 ↔ SKR04 bei Mandatsübernahme

Zweck

Der Prompt beschreibt die Zuordnungslogik. Diese Skill wendet sie auf den vorliegenden Kontenplan an: Sie geht jede Kontenzeile durch, leitet die Funktion aus Bezeichnung und Saldo ab, benennt den Ziel-Bilanz- oder GuV-Posten und kennzeichnet, wie sicher die Zuordnung ist. Der Mengenvorteil liegt in der Zeilenzahl eines Kontenplans und darin, dass zwei Listen gegeneinander zu halten sind: Erst der Abgleich aller Altkonten gegen alle Ziele der vorliegenden Überleitungsliste zeigt Konten ohne Ziel, Ziele ohne Quelle und Zusammenfassungen, die Information vernichten. Dazu kommt die Summenprobe über sämtliche Salden, die von Hand niemand für jede Zwischenfassung neu rechnet.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn ein Kontenplan oder eine SuSa des Vorberaters vorliegt und entweder in den eigenen Kontenrahmen überführt oder auf Kontierungsgewohnheiten durchgesehen werden soll – bei Mandatsübernahme, bei Kontenrahmenwechsel oder bei beidem. Auch geeignet, wenn eine Überleitungsliste bereits existiert und geprüft werden soll, bevor Eröffnungswerte übernommen werden.

Nicht einsetzen, wenn nicht die Zuordnung das Problem ist, sondern die Herausgabe: Wer welche Bestände, Nachweise und Verzeichnisse vom Vorberater verlangen kann, wie der Stand der Vollmachten und offener Verfahren aufzunehmen ist und was die Kanzlei beim eigenen Mandatsende herausgeben muss, steht in Prompt 69, der Übernahmezeitpunkt, betroffene Bereiche, gelieferte Bestände und Honorarforderungen des Vorberaters abfragt. Bei einer Neugründung ohne Vorberater gibt es keinen Altkontenplan – dort führt Prompt 68 durch die Weichenstellungen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Bleibt der Kontenrahmen unverändert und soll nur der laufende Bestand auf Auffälligkeiten durchgesehen werden, ist Prompt 20 der Einstieg, der Verkehrszahlen und Vorjahreswerte verlangt; für die Plausibilität der EÜR-Positionen mit Anlagenverzeichnis, Kfz und Privatanteilen Prompt 21. Diese Skill ersetzt weder die Kontenklärung noch die Prüfung der Eröffnungsbilanzwerte.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Vor dem Einlesen des Kontenplans bestätigen lassen:

• dass Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Aktenzeichen des Finanzamts entfernt sind – auch nicht maskiert, auch nicht in Kopf- oder Fußzeilen des Exports und auch nicht in Ausschnitten;
• dass Mandantenname und Beraternummer entfernt sind und der Mandant nur als Mandatskürzel geführt wird, ebenso der bisherige Berater nur als Vorberater;
• dass Personenkonten maskiert sind (Debitor 1, Kreditor 1) oder als eine Zeile je Kontengruppe zusammengefasst eingefügt werden. Beides ist zulässig, solange der Saldo enthalten bleibt – ohne ihn bricht die Summenprobe in Schritt 7. Maskierung konsistent über alle Zeilen hinweg.

Für die Zuordnung genügen Kontobezeichnung, Kontengruppe und Saldo. Häufiger Fund in genau diesen Exporten: Bankkonten tragen die vollständige IBAN in der Kontobezeichnung – die gehört nicht hinein, Konto ****1234 genügt. Erscheint Zone-Rot-Material – eine Steuernummer in der Exportkopfzeile, ein Aktenzeichen in einer Bemerkungsspalte, eine vollständige IBAN in einer Kontobezeichnung, ein Hinweis auf ein Steuerstrafverfahren oder eine Selbstanzeige in einer Notizspalte –, sofort abbrechen, den Fundort mit Zeile und Spalte nennen und den Anwender bitten, den Export ohne Kopfzeile und ohne diese Spalte neu zu ziehen. Nicht selbst entfernen und weiterarbeiten.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG müssen vor dem Einsatz geklärt sein; § 62a StBerG geht der DSGVO-Prüfung vor. Maßstab ist DATENSCHUTZ.md, Zone Rot.

Ablauf

1. Anlass und Umstellungszeitpunkt zusammen prüfen – vor jeder Zuordnung. Anlass, Umstellungsdatum und Wirtschaftsjahr abfragen und gegeneinander halten, nach dem Hinweis im Abschnitt RAHMEN der Prompt-Datei. Passt beides nicht zusammen, ist das der erste Befund, und die Arbeit wird in zwei getrennte Ergebnisteile geteilt – unterjährige Übernahme im bisherigen Kontenrahmen einerseits, Kontenrahmenwechsel zum nächsten Wirtschaftsjahr andererseits. Fehlt Umstellungsdatum oder Wirtschaftsjahr, anhalten und nachfragen; kein Datum aus dem Auftragsdatum oder aus Saldenständen ableiten.

2. Rahmen abfragen. Branche, Rechtsform, Gewinnermittlung (Bilanz oder EÜR), Ausgangskontenrahmen, Zielkontenrahmen und Besonderheiten wie individuelle Konten des Vorberaters, mehrere Betriebsstätten, Betriebsaufspaltung oder Anlagenbuchführung im Vorsystem. Rechtsform und Gewinnermittlung schalten die Zielposten frei: Ohne sie ist nicht entscheidbar, welche Eigenkapital- und Privatkonten überhaupt geführt werden dürfen und gegen welche Gliederung zugeordnet wird. Fehlt eines der beiden oder der Zielkontenrahmen, anhalten und nachfragen – nicht aus dem Kontenbild rückschließen. Ist der Ausgangskontenrahmen kein Standardkontenrahmen, wird die Funktion jedes Kontos allein aus Bezeichnung und Saldo abgeleitet, und das gilt für den gesamten Lauf.

3. Vollständigkeit der Liste klären. Ausdrücklich fragen: Enthält der Export alle Konten mit Saldo, oder ist er ausschnittweise oder verdichtet eingefügt? Die Frage steht am Anfang und wird nicht aus der Zeilenzahl geraten. Ist die Liste unvollständig, unterbleibt die Summenprobe in Schritt 7, und aus dem Fehlen eines Kontos wird kein Befund abgeleitet – weder "Konto ohne Ziel" noch "Ziel ohne Quelle" in Schritt 6. Die übrigen Schritte laufen normal weiter, jeder Befund trägt dann den Zusatz "auf Ausschnitt festgestellt – an der vollständigen Liste im Programm zu bestätigen".

4. Gliederungsprinzip schreiben. Zuerst den Fließtext nach Anforderung 1 der Prompt-Datei, ohne Kontonummern und innerhalb des dort gesetzten Wortumfangs. Er steht vor der Tabelle, weil die Begründungen der einzelnen Zuordnungen darauf zurückgreifen.

5. Zeilenweise zuordnen. Jede Kontenzeile durch dasselbe Raster: Funktion aus Bezeichnung und Saldo, Ziel-Bilanz- oder GuV-Posten, Sicherheitsgrad der Zuordnung in der dreistufigen Kennzeichnung des Prompts, Begründung, und was im Programm nachzuschlagen ist. Kontonummern werden nie als gesichert ausgegeben; wird eine genannt, steht der wörtliche Zusatz aus Anforderung 2 der Prompt-Datei dahinter. Die Tabelle ist auf die dort genannte Höchstzahl von Positionen begrenzt: nach Saldenhöhe und Fehlerrisiko auswählen und danach ausdrücklich festhalten, wie viele Konten nicht aufgenommen wurden und welchen Anteil an der Summe der Salden sie ausmachen. Eine Zeile, die ohne weitere Angaben nicht entscheidbar ist, wird so gekennzeichnet und wandert in die Fragenliste an den Vorberater – sie wird nicht geraten.

6. Vorliegende Überleitungsliste gegenhalten. Nur wenn eine Liste eingefügt wurde. Beide Listen als Mengen vergleichen: jedes Altkonto ohne Ziel, jedes Ziel ohne Quelle, jede Zusammenfassung mehrerer Altkonten auf ein Ziel. Dazu je Position die Prüfpunkte aus Anforderung 3 der Prompt-Datei – funktionsfremde Zuordnung, Vorzeichenverwechslung, Auswirkung auf Vorjahresvergleich und bestehende Auswertungen. Liegt keine Überleitungsliste vor, entfällt dieser Teil, und das wird im Ergebnis ausdrücklich vermerkt: Die eigene Zuordnung aus Schritt 5 ist ein Vorschlag und wird nicht als geprüfte Überleitung ausgegeben.

7. Summenprobe rechnen. Nur bei vollständiger Liste: Soll- und Habensumme der Ausgangssalden gegen die Summe der zugeordneten Salden, getrennt und mit sichtbarem Rechenweg. Gerechnet wird über alle in Schritt 5 zugeordneten Zeilen, nicht über die auf die Höchstzahl gekürzte Tabelle – sonst entsteht eine Differenz, die allein aus der Kürzung stammt. Zeilen, deren Zuordnung offen geblieben ist, gehen mit ihrem Saldo als eigener Posten in die Probe ein, damit sie aufgeht und die offene Summe zugleich sichtbar bleibt. Eine Abweichung ist der wichtigste Befund und vor der Übernahme der Eröffnungswerte zu klären. Diese Rechnung erfolgt auf der eingefügten Liste und ersetzt die Summenprobe im Programm nach Anlage der Überleitung nicht – das steht als Satz im Ergebnis.

8. Unübliche Kontierungen sammeln. Nach dem Raster von Anforderung 4 der Prompt-Datei, begrenzt auf die dort genannte Höchstzahl, nach Risiko sortiert. Jede Bewertung als gekennzeichnete Vermutung mit dem zugehörigen Prüfschritt, nie als Feststellung.

9. Zwei Fragelisten trennen. Systematikfragen an den Vorberater, Sachverhaltsfragen an den Mandanten, beide geschlossen formuliert. Jede in Schritt 5 als nicht entscheidbar gekennzeichnete Zeile muss sich in einer der beiden Listen wiederfinden. Im Ergebnis der Hinweis, dass die Fragen an den Vorberater zeitnah zu stellen sind – nach Mandatsende sind Antworten schwer zu bekommen.

10. Ergebnis schreiben. Aufbau nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei. Jede rechtliche Aussage trägt ihre Fundstelle mit dem Zusatz "für [JAHR] verifizieren"; ist sie unsicher, "Fundstelle offen – bitte recherchieren", ist sie nicht angebbar, "ohne Fundstelle – vor Verwendung belegen". Jeder genannte Jahreswert, Grenzbetrag und Steuersatz erhält den Zusatz "Wert für [JAHR] verifizieren".

Ergebnis

Eine Markdown-Datei <Mandatskürzel>-kontenueberleitung-<JJJJ-MM-TT>.md im Arbeitsordner des Mandats, mit dem Umstellungsdatum im Dateinamen. Aufbau nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei: Gliederungsprinzip, Überleitungstabelle, Befunde zur vorliegenden Überleitungsliste, unübliche Kontierungen, Fragen an den Vorberater, Fragen an den Mandanten, interne Notiz und die unsicheren Punkte. Im Kopf stehen Anlass, Ausgangs- und Zielkontenrahmen, Rechtsform, Gewinnermittlung, Umstellungszeitpunkt und Wirtschaftsjahr, die beantwortete Vollständigkeitsfrage, das Ergebnis der Summenprobe oder der Grund ihres Unterbleibens sowie die Angabe, ob eine Überleitungsliste vorlag.

Die Überleitungstabelle bekommt je Zeile eine Spalte für Erledigungsvermerk und Handzeichen. Sie ist das Arbeitspapier der Umstellung und wird fortgeschrieben: Wird eine Zuordnung nach Antwort des Vorberaters geändert, wird die Zeile ergänzt, nicht überschrieben, damit nachvollziehbar bleibt, worauf die Änderung beruht.

Qualitätssicherung

Kein Ergebnis verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung. Vor der Freigabe:

• Keine Kontonummer aus der Auswertung übernehmen. Jede Nummer aus dem Standardkontenrahmen in der eingesetzten Version und aus dem individuellen Kontenplan des Mandanten ziehen; das Modell erzeugt hier plausible, aber falsche Nummern, und das ist die häufigste Fehlerart dieser Auswertung.
• Die Zuordnung am Bilanz- und GuV-Posten prüfen, nicht an der Nummer – die Zuordnungslogik ist die eigentliche Leistung.
• Die Summenprobe im Programm wiederholen, nachdem die Überleitung angelegt ist, getrennt nach Soll und Haben, und mit einem Probemonat testen. Abweichungen vor der Übernahme der Eröffnungswerte klären.
• Vorjahresvergleich, BWA-Zuordnung, Kostenstellen und Anlagenspiegel nach der Umstellung gegenprüfen; sie hängen an der Zuordnung und brechen still.
• Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Person prüft die Überleitungsliste, der Berufsträger gibt sie frei, bevor Eröffnungswerte übernommen werden. Die Freigabe ist zu dokumentieren.

Die Skill entscheidet nicht über den Umstellungszeitpunkt und berechnet keine Fristen – weder Abgabe- noch Berichtigungsfristen und keine Aussage dazu, bis wann eine Umstellung vollzogen sein muss. Sie stellt nur fest, ob der angegebene Zeitpunkt zum angegebenen Anlass passt, und benennt eine Unstimmigkeit als Befund. Über Bilanzansätze und Wahlrechte des Vorberaters entscheidet sie ebenfalls nicht; sie macht sie sichtbar und stellt die Frage.

Grundlage

Zuordnungslogik, Sachverhaltsbogen und Ausgabeformat stehen allein in der Prompt-Datei: prompts/11-mandatsbeginn-wechsel/22-kontenrahmen-vergleich.md.