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name: summen-salden-pruefen description: Liest eine exportierte Summen- und Saldenliste, rechnet Summenkontrolle, Vorjahresvergleich und Verhältniskennzahlen selbst und legt daraus eine nach Risiko sortierte Auffälligkeitenliste mit Prüfschritten an. Klärt vorab die Vollständigkeit der Liste und fordert Rechtsform, Gewinnermittlung und Besteuerungsart nach, weil einzelne Prüfschritte erst dadurch anwendbar werden. Use when a trial balance (SuSa) export has to be screened before a year-end close, a VAT return or as monthly control.

20 – Summen- und Saldenliste auf Auffälligkeiten prüfen

Zweck

Der Prompt beschreibt das Prüfraster. Diese Skill wendet es auf den Export an: Sie geht die Kontenzeilen durch, prüft je Zeile Vorzeichen und Kontenart, rechnet Vorjahresabweichungen, bildet die Verhältniskennzahlen mit sichtbarem Rechenweg und führt – sofern zulässig – die Summenkontrolle über Soll und Haben aus. Am Ende steht eine Arbeitsliste, keine Vorgehensbeschreibung. Der Mengenvorteil liegt in der Kontenzahl, und viele Befunde entstehen erst aus dem Vergleich mehrerer Zeilen miteinander.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn ein SuSa-Export zu einem Stichtag vorliegt – vor dem Abschluss, vor Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder als Monatskontrolle.

Nicht einsetzen, wenn die Abweichung zwischen Voranmeldung und Buchhaltung schon bekannt ist und nur noch eingegrenzt werden soll: Dafür ist Prompt 05 gemacht, der die UStVA-Werte je Kennzahl neben die Salden der Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Erlöskonten stellt. Für die Plausibilität der EÜR-Positionen mit Anlagenverzeichnis, Kfz und Privatanteilen ist Prompt 21 der Einstieg; für die Überführung eines Vorberater-Kontenplans in den eigenen Kontenrahmen Prompt 22, der Zielkontenrahmen und Überleitungsliste abfragt. Altersstruktur und Ausfallrisiko einzelner Forderungen gehören zu Prompt 18, doppelt erfasste Buchungen und doppelt angelegte Personenkonten zu Prompt 19. Diese Skill ersetzt keine Abschlussprüfung und keine Kontenklärung.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Vor dem Einlesen des Exports bestätigen lassen:

• dass Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Aktenzeichen des Finanzamts entfernt sind – auch nicht maskiert, auch nicht in Kopfzeilen oder Ausschnitten;
• dass Mandantenname und Beraternummer entfernt sind und der Mandant nur als Mandatskürzel geführt wird;
• dass Personenkonten maskiert, aber zeilenweise enthalten sind (Debitor 1, Kreditor 1), konsistent über alle Zeilen hinweg. Nur so bleibt die Summenkontrolle möglich; eine auf einen Sammelsaldo verdichtete Personenkontenspalte macht die Liste unvollständig im Sinne von Schritt 1 des Ablaufs und sperrt die Summenkontrolle. Wer verdichten muss, wird darauf vor dem Einlesen hingewiesen.

Für die Prüfung genügen Kontonummer, Bezeichnung, Verkehrszahlen, Saldo und Vorjahreswert. Erscheint Zone-Rot-Material – eine Steuernummer in der Exportkopfzeile, ein Aktenzeichen in einer Bemerkungsspalte, ein Hinweis auf ein Steuerstrafverfahren oder eine Selbstanzeige –, sofort abbrechen, den Fundort mit Zeile und Spalte nennen und den Anwender bitten, den Export ohne Kopfzeile und ohne diese Spalte neu zu ziehen. Nicht selbst entfernen und weiterarbeiten.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG müssen vor dem Einsatz geklärt sein; § 62a StBerG geht der DSGVO-Prüfung vor. Maßstab ist DATENSCHUTZ.md, Zone Rot.

Ablauf

1. Vollständigkeit der Liste klären – vor jeder Rechnung. Ausdrücklich fragen: Enthält der Export alle Sach- und Personenkonten einschließlich der Vortragswerte, oder ist er ausschnittweise, verdichtet oder ohne Personenkonten eingefügt? Die Frage steht am Anfang und wird nicht aus der Zeilenzahl geraten. Ist die Liste unvollständig, unterbleibt die Summenkontrolle, aus einer Soll-Haben-Differenz wird kein Befund abgeleitet, und es gilt der Vermerk des Prompts (Anforderung 6), dass sie im Programm an der vollständigen Liste zu erfolgen hat. Gesperrt ist damit nur die Summenkontrolle, nicht die Prüfung: Die übrigen Schritte des Prüfrasters werden auf dem Ausschnitt normal abgearbeitet, jeder Befund erhält aber den Zusatz "auf Ausschnitt festgestellt – an der vollständigen Liste im Programm zu bestätigen", und aus dem Fehlen eines Kontos wird kein Befund abgeleitet.

2. Rahmen abfragen. Branche, Rechtsform, Gewinnermittlung (Bilanz oder EÜR), Kontenrahmen, Umsatzsteuerstatus und Besteuerungsart (Soll oder Ist), Stichtag und Zeitraum, Prüfanlass, Besonderheiten wie Betriebsaufspaltung, Gesellschafterdarlehen oder Kontenrahmenwechsel. Rechtsform, Gewinnermittlung und Besteuerungsart schalten Prüfschritte frei: Ohne sie ist nicht entscheidbar, ob ein Privatkonto rechtsformwidrig ist, welche Konten geführt werden dürfen und welche Umsatzsteuerkonten erwartbar bebucht sind. Fehlt eine der drei, anhalten und nachfragen – nicht aus dem Kontenbild rückschließen.

3. Eindeutigkeit einschätzen. Vor dem ersten Befund festhalten, was aus der Liste entscheidbar ist und was fehlt. Ohne Vorjahresspalte entfällt der Vorjahresvergleich – vermerken, nicht durch Schätzwerte ersetzen.

4. Zeilenweise durch das Prüfraster. Die Prüfschritte 1 bis 8 der Prompt-Datei (Abschnitt "PRÜFE IN DIESER REIHENFOLGE UND HALTE JEDEN SCHRITT FEST") in deren Reihenfolge abarbeiten und jeden Schritt mit seinem Ergebnis festhalten, auch wenn es "ohne Befund" lautet. Die Schritte werden aus der Prompt-Datei gelesen, nicht aus dieser Skill. Prozentsatz und Betragsgrenze des Vorjahresvergleichs beim Anwender erfragen, nicht setzen.

5. Rechnen und Rechenweg zeigen. Verhältniskennzahlen und die Verprobung der Umsatzsteuerkonten je Steuersatz werden ausgerechnet, nicht beschrieben: Zähler, Nenner, Ergebnis. Bei der Summenkontrolle – nur bei vollständiger Liste – Soll- und Habensumme gegenüberstellen; eine Abweichung ist der erste und wichtigste Befund.

6. Auffälligkeiten sortieren und begrenzen. Nach Risiko ordnen, nicht nach Kontonummer, auf die im Prompt genannte Höchstzahl kürzen, rein Formales weglassen. Je Position: Beobachtung mit Zahl, gekennzeichnete Vermutung, Prüfschritt samt Auswertung und Zeitbedarf. Konten über ihre Bezeichnung ansprechen, Kontonummern nur mit dem Nachschlagevermerk des Prompts.

7. Ergebnis schreiben. Fragen an den Mandanten und interne Notiz getrennt halten. Jede rechtliche Aussage trägt Norm (Absatz und Satz), Richtlinie oder BMF-Schreiben mit Datum und den wörtlichen Zusatz "für [JAHR] verifizieren"; ist die Fundstelle unsicher, "Fundstelle offen – bitte recherchieren", ist sie nicht angebbar, "ohne Fundstelle – vor Verwendung belegen". Jeder genannte Steuersatz, Grenzwert und Schwellenbetrag erhält zusätzlich den Zusatz "Wert – für [JAHR] verifizieren", auch in den Verprobungsrechnungen.

Ergebnis

Eine Markdown-Datei <Mandatskürzel>-susa-auffaelligkeiten-<JJJJ-MM>.md im Arbeitsordner des Mandats, aufgebaut nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei: Eindeutigkeit und Datenlage, nach Rang sortierte Auffälligkeitenliste, Verprobungsrechnungen mit Rechenweg, Fragen an den Mandanten, interne Notiz und unsichere Punkte. Im Kopf stehen Stichtag, Rechtsform, Gewinnermittlung, Besteuerungsart, Kontenrahmen und die beantwortete Vollständigkeitsfrage samt Angabe, ob die Summenkontrolle durchgeführt wurde. Jede Zeile der Auffälligkeitenliste bekommt eine Spalte für Erledigungsvermerk und Handzeichen, damit sie über mehrere Sitzungen fortgeschrieben werden kann.

Qualitätssicherung

Kein Ergebnis verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung. Vor der Freigabe:

• Jede Kontonummer im Kontenplan des Mandanten nachschlagen, keine aus der Auswertung übernehmen; die Verwechslung von SKR03 und SKR04 ist die häufigste Fehlerart dieser Prüfung.
• Jede Verprobungsrechnung selbst nachrechnen, Gegenprobe in der Tabelle.
• Ein nicht genannter Fehler ist nicht ausgeschlossen; die Liste ersetzt weder Abschlussprüfung noch Kontenklärung.
• Eine zweite Person prüft vor der Abschlussfreigabe die Auffälligkeitenliste und zeichnet ab, dass jede Position geklärt oder bewusst verworfen wurde. Die Freigabe erteilt ein Berufsträger, bei Bilanzansätzen entscheidet er selbst; sie ist zu dokumentieren.
• Alle Grenzwerte, Steuersätze und Fundstellen gegen eine Primärquelle prüfen.

Die Skill berechnet keine Fristen: weder Abgabe- noch Berichtigungsfristen, und keine Aussage dazu, bis wann ein Befund korrigiert sein muss. Sie benennt den Prüfschritt, nicht den Termin.

Grundlage

Prüfraster, Sachverhaltsbogen und Ausgabeformat stehen allein in der Prompt-Datei: prompts/01-finanzbuchhaltung/20-summen-salden-pruefen.md.