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name: dublettenpruefung description: Vergleicht einen Buchungs- oder Stammdatenexport zeilenübergreifend auf doppelte Belege und doppelt angelegte Personenkonten, hält je Treffer das erfüllte Kriterium und einen Sicherheitsgrad fest und schlägt je Fund eine Zusammenführung mit Vorprüfungen vor. Klärt vorab den Modus und die Güte der Pseudonymisierung, weil ein verkürztes Bankmerkmal die Prüfung wertlos macht. Use when a booking export or a customer/vendor master data export has to be screened for duplicate documents or duplicate accounts before a close, a payment run or a data migration.

19 – Dublettenprüfung auf Buchungs- und Stammdatenexporten

Zweck

Der Prompt beschreibt die Kriterien, an denen eine Dublette erkennbar ist. Diese Skill wendet sie auf den Export an: Sie stellt die Zeilen einander gegenüber, prüft jedes Paar in der Kriterienreihenfolge, hält das erste erfüllte Kriterium fest, vergibt den Sicherheitsgrad und schreibt die Fundliste samt Zusammenführungsvorschlag. Der Mengenvorteil liegt nicht in der Zeilenzahl, sondern in der Zahl der Paare: Ein Befund entsteht erst aus dem Vergleich zweier Zeilen, die im Export weit auseinanderstehen können, und diesen Vergleich hält von Hand niemand über einen Jahresstapel oder einen Personenkontenbestand durch.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn ein Buchungsexport (Modus A) oder ein Personenkonten-Stammsatz (Modus B) auf Doppelerfassungen durchzusehen ist – vor dem Abschluss, vor einem Zahlungslauf, nach einer Phase mit mehreren Belegkanälen oder bei der Übernahme zweier Bestände in ein System. Wiederholt sich der Lauf, wird die Fundliste des Vorlaufs mit eingelesen: Ausgewiesen werden dann nur neue Funde und die Positionen, deren Erledigungsvermerk noch offen ist.

Nicht einsetzen, um Dubletten künftig zu verhindern – dafür ist Prompt 25 einschlägig, der Kontenrahmen, Nummernkreise, anlegende Rollen und die bekannten Problemfälle des Bestands abfragt und daraus ein Regelwerk für Schreibweise, Suchpflichten vor der Anlage und Nummernvergabe erzeugt. Der Weg ist 19 → 25: erst finden, dann die Regel setzen. Fehler, die schon bei der Belegerfassung entstehen – falscher Kreditor, Bruttobetrag im Nettofeld, Zahlendreher –, gehören zu Prompt 28, der Belegkreis, Belegmenge, Erfassungsweg und Fehlerbilder abfragt und daraus eine Vier-Augen-Prüfroutine baut. Altersstruktur und Ausfallrisiko der offenen Forderungen sind Sache von Prompt 18 und seiner Skill; allgemeine Auffälligkeiten des Kontenbilds prüft Prompt 20 und seine Skill am SuSa-Export. Umsätze, deren Zuordnung unklar ist und die beim Mandanten erfragt werden müssen, gehören nicht in die Fundliste, sondern zu Prompt 02, der aus Datum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenseite eine gebündelte Rückfrage erzeugt.

Diese Skill entscheidet nichts. Sie löscht, storniert und führt nichts zusammen, sondern legt die Entscheidungsgrundlage vor.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Vor dem Einlesen des Exports bestätigen lassen:

• dass Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Aktenzeichen des Finanzamts entfernt sind – auch nicht maskiert, auch nicht in Kopfzeilen, auch nicht in einzelnen Ausschnitten. Für den Mandanten gilt das ausnahmslos; bei Geschäftspartnern tritt an die Stelle der Steuernummer das Kürzel nach dem übernächsten Punkt, der Originalwert kommt auch dort nicht mit;
• dass der Mandant nur als Mandatskürzel geführt wird und Klarnamen durch fortlaufende Platzhalter ersetzt sind (Kreditor 1, Debitor 1);
• dass Bank- und Steuermerkmale pseudonymisiert, nicht verkürzt sind: An die Stelle von IBAN, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Steuernummer eines Geschäftspartners tritt ein Kürzel, das allein die Gleichheit abbildet (IBAN-A, IBAN-B, USTID-A, STNR-A) – gleiche Werte durchgehend dasselbe Kürzel, verschiedene Werte verschiedene. Der Originalwert kommt nicht mit; die Zuordnungstabelle bleibt in der Kanzlei. Eine verkürzte Angabe (****1234) ist hier unbrauchbar, weil verschiedene Konten in den letzten Stellen übereinstimmen können – aus ihr entsteht ein falscher Treffer, kein gefundener;
• dass Buchungstexte und Verwendungszwecke ohne Angaben zu einzelnen Personen eingefügt werden. Lohn-, Unterhalts- und Gesundheitsbezüge werden vorher aussortiert, nicht überschrieben.

Taucht Zone-Rot-Material auf – eine vollständige IBAN in einer Stammdatenspalte, eine echte Steuernummer im Feld für das Steuermerkmal, ein Aktenzeichen oder ein Hinweis auf ein Steuerstrafverfahren oder eine Selbstanzeige in einer Bemerkung –, sofort abbrechen, den Fundort mit Zeile und Spalte benennen und den Anwender bitten, den Export mit pseudonymisierten Merkmalen und ohne diese Spalte neu zu ziehen und erneut einzufügen. Nicht selbst überschreiben, nicht selbst pseudonymisieren und mit dem Rest weiterarbeiten: Ein nachträglich in der Auswertung vergebenes Kürzel bildet die Gleichheit der Originalwerte nicht ab.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG müssen vor dem Einsatz geklärt sein; § 62a StBerG geht der DSGVO-Prüfung vor. Maßstab ist DATENSCHUTZ.md, Zone Rot.

Ablauf

1. Modus festlegen – vor jedem Vergleich. Ausdrücklich fragen, ob Modus A (Buchungsdubletten) oder Modus B (Stammdatendubletten) gearbeitet wird. Bearbeitet wird genau einer. Enthält der Export beides – Buchungszeilen mit angehängten Stammdatenfeldern –, wird nicht gemischt geprüft, sondern der Modus erfragt und nur dessen Felder ausgewertet; die gemischte Auswertung erzeugt Scheintreffer, weil dieselbe Rechnungsnummer bei mehreren Konten auftaucht.

2. Güte der Pseudonymisierung klären. Fragen, ob die Merkmale wertgleich ersetzt wurden und ob dies über den gesamten Export in einem Durchgang geschah. Wurde je Datei oder je Abschnitt getrennt ersetzt, sind die Kürzel nicht vergleichbar: Dann entfallen die Kriterien, die auf Bank- und Steuermerkmalen beruhen, das wird im Kopf der Ergebnisdatei vermerkt, und gearbeitet wird nur mit den übrigen Kriterien.

3. Rahmen abfragen. Mandatskürzel und Branche, Zeitraum oder Stichtag, Kontenrahmen, genutzte Belegkanäle und die Besonderheiten, die den Ausschlussteil steuern: Dauerbuchungen, Ratenzahlungen, wiederkehrende gleiche Beträge, mehrere Standorte mit demselben Lieferanten. Ohne diese Angaben ist ein gleicher Betrag am gleichen Tag nicht von einem Abschlag zu unterscheiden – nachfordern, nicht unterstellen. Für Modus A zusätzlich die beiden Werte des Rundungskriteriums erfragen: zulässige Betragsabweichung und Zeitfenster in Tagen. Beide setzt die Kanzlei fest, nicht die Skill. Bleiben sie offen, wird das darauf beruhende Kriterium nicht mit selbst gewählten Werten geprüft, sondern wie ein fehlendes Feld als "nicht prüfbar" ausgewiesen.

4. Datenqualität je Spalte prüfen und die Kriterien freischalten. Für jedes Kriterium der gewählten Modusliste festhalten, ob die dafür nötigen Felder vorhanden und gefüllt sind. Fehlt ein Feld – kein Erfassungsdatum, keine Belegquelle, kein Anlagedatum –, wird das Kriterium nicht ersatzweise über ein anderes Feld geprüft, sondern ausdrücklich als "nicht prüfbar" ausgewiesen. Zeilen ohne Betrag oder ohne Datum werden gesondert gelistet und aus dem Vergleich herausgehalten, damit sie nicht als leere Treffer erscheinen.

5. Paarweise durch die Kriterienliste. Die Kriterien des gewählten Modus stehen vollständig in der Prompt-Datei und werden von dort gelesen, nicht aus dem Gedächtnis gebildet. Sie werden in ihrer Reihenfolge abgearbeitet: Jede Zeile wird gegen die übrigen gestellt, das erste erfüllte Kriterium wird festgehalten und der Vergleich für dieses Paar beendet. Kein Treffer ohne benanntes Kriterium – eine Ähnlichkeit, die sich an keinem Kriterium festmachen lässt, wird nicht behauptet, sondern weggelassen. Zusammenhängende Ketten (drei Zeilen zum selben Vorgang) werden als ein Fund geführt.

6. Gegenprobe gegen den Ausschlussteil. Jeder Treffer des Modus A läuft anschließend gegen die Liste dessen, was die Prompt-Datei ausdrücklich als keine Dublette abgrenzt – wiederkehrende Zahlungen, Raten, Sammelrechnungen, Storno plus Neubuchung. Was daran hängenbleibt, wandert nicht aus der Datei, sondern in den eigenen Abschnitt "ausdrücklich keine Dublette" mit der Begründung. Diese Liste ist der Nachweis, dass geprüft und nicht übersehen wurde. Gleicher Name bei abweichendem Ort ist im Modus B kein Ausschluss, sondern das letzte Kriterium der Modusliste: Solche Paare bleiben in der Fundliste und tragen den ausdrücklichen Vermerk, dass hier ein echter Unterschied vorliegen kann (Filialen, Namensgleichheit), samt dem Prüfschritt, mit dem sich das in der Kanzlei entscheiden lässt.

7. Sicherheitsgrad vergeben. Nach den Vorgaben der Prompt-Datei (Anforderung 2) und ohne Aufrundung: Beruht ein Treffer nur auf Namensähnlichkeit oder auf pseudonymisierten Bank- und Steuermerkmalen, ist der höchste zulässige Grad "wahrscheinlich", und als Prüfschritt wird der Abgleich der vollständigen Werte in der Kanzlei genannt.

8. Zusammenführung vorschlagen. Je Fund: welcher Datensatz führend bleibt, mit Begründung aus den Daten (ältestes Anlagedatum, vollständigste Felder, bebucht), was mit dem anderen geschieht und was vorher zu prüfen ist – offene Posten, laufende Zahlungsläufe, Mahnstufen, Vorjahresbezug. Lässt sich der führende Satz aus den Daten nicht bestimmen, wird das als offene Frage ausgewiesen, statt einen zu wählen.

9. Begrenzen, sortieren, schreiben. Auf die Höchstzahl der Prompt-Datei kürzen, nach Sicherheitsgrad und dann nach Betrag sortieren und die Zahl der nicht in die Liste aufgenommenen Kandidaten nennen, damit erkennbar bleibt, dass gekürzt wurde. Kontonummern gelten nicht als gesichert; Jahreswerte und Betragsgrenzen tragen den Zusatz "für [JAHR] verifizieren". Jede rechtliche Aussage trägt Norm mit Absatz und Satz, Richtlinie oder BMF-Schreiben mit Datum und denselben Zusatz; ist die Fundstelle unsicher, "Fundstelle offen – bitte recherchieren", ist sie nicht angebbar, "ohne Fundstelle – vor Verwendung belegen".

Ergebnis

Eine Markdown-Datei <Mandatskürzel>-dubletten-modus-<a|b>-<JJJJ-MM>.md im Arbeitsordner des Mandats, aufgebaut nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei: Datenqualität, Fundliste, ausdrücklich keine Dublette, interne Notiz mit Bereinigungsreihenfolge und Risiken, unsichere Punkte. Im Kopf stehen Modus, Zeitraum oder Stichtag, Kontenrahmen, die Angabe zur Güte der Pseudonymisierung, die Zahl der verglichenen und der nicht auswertbaren Zeilen und die Kriterien, die mangels Feld nicht geprüft werden konnten – daran ist erkennbar, worauf sich das Ergebnis stützt. Jede Zeile der Fundliste hat die Spalten "geprüft von / am" und "erledigt", damit die Liste die Bereinigung begleitet und im nächsten Lauf fortgeschrieben werden kann. Die interne Notiz geht nicht an den Mandanten.

Qualitätssicherung

Kein Ergebnis verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung, und keine Bereinigung folgt der Fundliste ungeprüft. Vor der Umsetzung:

• Niemals löschen. Weder eine Buchung noch ein Personenkonto wird aufgrund dieser Auswertung gelöscht. Buchungen werden storniert oder umgebucht, Konten gesperrt und erst danach zusammengeführt, jeweils mit Beleg über den Vorgang. Ein festgeschriebener Stapel wird nicht nachträglich verändert – die Unveränderbarkeits- und Aufbewahrungspflichten der GoBD gelten unberührt.
• Auch jeden Fund mit dem Grad "sicher" am Originalbeleg prüfen. Gleicher Betrag am gleichen Tag ist bei Abschlägen, Filialen und Raten der Normalfall.
• Vor jeder Zusammenführung von Personenkonten offene Posten, laufende Mahnungen, Zahlungsläufe, Vorjahresbestände und Bezüge in Anlagen- oder Vertragsverwaltung prüfen. Eine Zusammenführung im laufenden Jahr kann Vorjahresvergleiche zerstören.
• Treffer, die auf Pseudonymen beruhen, gegen die vollständigen Werte in der Kanzlei abgleichen, bevor sie als gesichert gelten.
• Vier-Augen-Prinzip: Die Bereinigung führt eine andere Person durch als die, die die Fundliste erstellt hat; die Freigabe zeichnet ein Berufsträger ab und wird dokumentiert.

Die Skill berechnet keine Fristen: weder Aufbewahrungs- noch Berichtigungs- oder Festschreibungsfristen. Sie benennt den Prüfschritt, nicht den Termin.

Grundlage

Kriterien, Sachverhaltsbogen und Ausgabeformat stehen allein in der Prompt-Datei: prompts/01-finanzbuchhaltung/19-dublettenpruefung.md.