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name: vollmachtsbestand-bekanntgabe description: Arbeitet eine Mandatstabelle zum Vollmachtsbestand Zeile für Zeile durch, stuft je Mandat das Risiko für die elektronische Bekanntgabe ein und erzeugt daraus eine nach Dringlichkeit sortierte Arbeitsliste, einen Textbaustein für die Mandanteninformation und einen internen Ablaufvorschlag für die Abrufkontrolle. Sie folgt dem Prüfschema aus Prompt 111, berechnet keine Frist und bricht ab, wenn die Bestätigung zur Zone Rot fehlt. Use when a Steuerkanzlei wants to clean up its Vollmachtsbestand before Bescheide are bereitgestellt zum Datenabruf, or asks which Mandate are at risk under § 122a AO.

111 – Vollmachtsbestand vor der elektronischen Bekanntgabe bereinigen

Zweck

Die Skill wertet den Mandantenbestand aus: Sie prüft jede Zeile einzeln nach dem Schema der Prompt-Datei, stuft das Risiko je Mandat ein und verdichtet die Einstufungen zu einer sortierten Arbeitsliste. Der Prompt liefert das Prüfschema für einen Durchlauf; bei einigen hundert Mandaten ist die eigentliche Arbeit die gleichförmige Anwendung dieses Schemas auf jede Zeile und das anschließende Sortieren – genau die nimmt die Skill ab. Sie hält fest, worauf sich jede Einstufung stützt, damit eine zweite Person sie gegen die Vollmachtsdatenbank nachprüfen kann.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn eine Bestandsliste mit einer Zeile je Mandat vorliegt und geklärt werden soll, bei welchen Mandaten ein zum Abruf bereitgestellter Bescheid ins Leere laufen kann: fehlende oder beschränkte Vollmacht, fehlende Bekanntgabevollmacht, fehlende Hinterlegung in der Vollmachtsdatenbank, Doppelvollmacht nach Beraterwechsel oder Selbstabruf durch den Mandanten.

Nicht einsetzen für die kanzleiweite Umstellung auf die elektronische Bekanntgabe und die dauerhafte Fristenkontrolle: Prompt 102 arbeitet mit einem Mengengerüst je Fallgruppe, nicht mit einer Zeile je Mandat, und fragt die heutige Praxis der Fristerfassung, die eingesetzten Programme und die Auffälligkeiten nach der Umstellung der Vollmachtsdatenbank ab. Das Fristen- und Wiedervorlagekonzept der Kanzlei mit Rollen, Programmen und bisheriger Erfassungspraxis steht in Prompt 35.

Den internen Ablaufvorschlag zur Abrufkontrolle erzeugt diese Skill gleichwohl – er ist Bestandteil des Ausgabeformats der Prompt-Datei und beschreibt die Abrufkontrolle für den soeben bereinigten Bestand, nicht das kanzleiweite Verfahren. Wird daraus eine Dauerorganisation, ist ab dort Prompt 102 zuständig und für die Fristerfassung Prompt 35.

Die Fristenlage eines einzelnen Bescheids trägt keines der drei Ziele: Diese Skill rechnet nicht, sie ordnet den Bestand; Prompt 102 kennt keine Einzelmandate und Prompt 35 kein Bescheiddatum. Ist ein Mandat bekannt, bei dem eine Bereitstellung dokumentiert und kein Abruf vermerkt ist, gehört es sofort dem Berufsträger vorgelegt.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Vor der ersten Tabellenzeile fordert die Skill die Bestätigung aus der Prompt-Datei an: dass die Übersicht keine Steuernummern, keine Steuer-Identifikationsnummern und keine Aktenzeichen des Finanzamts enthält – auch nicht maskiert, auch nicht in Ausschnitten.

Steht dort etwas anderes als bestätigt – auch dann, wenn das Feld unausgefüllt geblieben ist oder die Tabelle kommentarlos eingefügt wurde –, wird keine einzige Zeile bearbeitet. Die Skill gibt nur die Rückmeldung nach der Sperrregel der Prompt-Datei aus und sagt konkret, was stattdessen einzufügen ist: eine Fassung ausschließlich mit Mandatskürzeln (M-01), Rechtsform, Steuerarten und den Ja-Nein-Angaben zur Vollmacht. Die Zuordnungstabelle bleibt in der Kanzlei.

Ebenfalls Zone Rot in diesem Fall (DATENSCHUTZ.md): Vollmachts- und Zugangsdaten, Freischaltcodes und Auszüge aus der Vollmachtsdatenbank. Mitarbeitende erscheinen nur als Rollen (Sekretariat, Berufsträger A). Taucht solches Material erst während der Bearbeitung auf – etwa im Feld zu den bekannten Auffälligkeiten –, hält die Skill an, verarbeitet die Angabe nicht und benennt, welche Fassung sie braucht. Die Ausgabe enthält nie eine Nummer oder ein Aktenzeichen, auch nicht in Beispielzeilen.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG (sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche) müssen vor dem Einsatz geklärt sein – siehe DATENSCHUTZ.md.

Ablauf

1. Datensparsamkeit abschließen. Ohne die Bestätigung zur Zone Rot wird nichts aufgenommen – auch nicht der Kanzleirahmen, dessen Feld zu den bekannten Auffälligkeiten erfahrungsgemäß Zone-Rot-Material anzieht.
2. Kanzleirahmen aufnehmen. Zahl der Mandate insgesamt, heutige Praxis des Bescheidabrufs, Zuständigkeit und Vertretung als Rollen, Schließ- und Urlaubszeiten, bekannte Auffälligkeiten. Was fehlt, wird nachgefordert und nicht unterstellt; ohne benannte Zuständigkeit und Vertretung entsteht kein Ablaufvorschlag, sondern eine offene Frage.
3. Tabelle formal prüfen. Die zehn Spalten der Prompt-Datei müssen vorhanden sein; eine fehlende wird nachgefordert und nicht ergänzt. Die Zeilenzahl wird gegen die genannte Zahl der Mandate gehalten, die Differenz gehört in die fehlenden Angaben. Bei großen Beständen in Gruppen arbeiten: zuerst die Mandate, bei denen die Kanzlei oder ein anderer Bevollmächtigter elektronisch übermittelt, danach die übrigen.
4. Zeitfenster ausdrücklich benennen. Die Ausgabe sagt in eigenen Worten, dass die Kann-Bekanntgabe bereits gilt, die Soll-Bekanntgabe erst später anwendbar wird und dass dazwischen das Zeitfenster für die Bereinigung des Vollmachtsbestands liegt. Die gesetzlichen Anwendungszeitpunkte werden dabei als Gesetzeswortlaut der Prompt-Datei wiedergegeben, nicht umgerechnet und nicht zu einer Frist verarbeitet.
5. Zeilenweise prüfen. Jede Zeile durchläuft die acht Prüfschritte der Prompt-Datei in deren Reihenfolge, von der Bekanntgabelage nach Rechtsform bis zur Risikohöhe mit Begründung; Schema und Fundstellen stehen dort und werden hier nicht wiederholt. Keine Zeile wird zusammengefasst oder übersprungen; nach der letzten meldet die Skill, wie viele Zeilen sie bearbeitet hat.
6. „unklar" und „unbekannt" als eigenen Zweig führen. Diese Werte sind keine fehlenden Angaben, die man auffüllen dürfte, und keine stillen Neins. Für die Risikohöhe wirkt „unklar" bei der Bekanntgabevollmacht so vorsichtig wie „nein" – aber die Skill schreibt den Wert nie in „nein" um, nennt den Unterschied in der Begründung und leitet daraus eine andere Aufgabe ab: bei „nein" die Beschaffung der fehlenden Vollmacht, bei „unklar" zuerst die Klärung des Bestands in der Kanzlei. In der Spalte zum Übermittler bleibt „unbekannt" ohne Zuordnung und wird als fehlende Angabe ausgewiesen. Jede Einstufung, die darauf beruht, sagt das ausdrücklich; eine Spalte, die überwiegend so ausgefüllt ist, wird als solche gemeldet.
7. Arbeitsliste bilden. Die Einzeleinstufungen werden nach Dringlichkeit sortiert, auf höchstens fünfzehn Positionen verdichtet, gleichartige Fälle zusammengefasst statt einzeln aufgezählt. Das Sortierkriterium wird ausdrücklich genannt; die bekannten Auffälligkeiten aus Schritt 2 werden eingeordnet, mit Angabe, an welcher Stelle sie wirken.
8. Mandanteninformation und internen Ablaufvorschlag erzeugen, dann ablegen. Beides nach den Vorgaben der Prompt-Datei und sauber getrennt: Der Textbaustein ist für den Mandanten – höchstens 350 Wörter in Sie-Form, jeder Fachbegriff in Klammern erklärt, ohne interne Bewertungen –, Ablaufvorschlag und interne Notiz sind es nicht. Keine Tage, keine Datumsangaben, kein Wort von einer Einwilligung. Jede Aussage über die Praxis der Finanzverwaltung wird ausdrücklich als Erfahrungswert gekennzeichnet. Zum Textbaustein gehört die Angabe, für welche Gruppe er bestimmt ist: Er geht nicht als Rundschreiben an den gesamten Bestand, sondern nur an die Mandate, für die er zutrifft – sonst beantragen Mandate die postalische Bekanntgabe, bei denen sie nur Zeit kostet. Fehlende Angaben, offene Fragen und die Fundstellentabelle kommen mit in die Ergebnisdatei.

Ergebnis

Eine Markdown-Datei, Vorschlag: vollmachtsbestand-bekanntgabe-<JJJJ-MM-TT>.md.

Inhalt in der Reihenfolge des Ausgabeformats der Prompt-Datei: Einschätzung der Eindeutigkeit, Risikoliste je Mandat (Kürzel, Risikohöhe, Risikogrund, worauf sich die Einstufung stützt, offene Frage), Arbeitsliste nach Dringlichkeit mit den leeren Spalten Nachweis der Erledigung und erledigt, Textbaustein für die Mandanteninformation, interner Ablaufvorschlag, fehlende Angaben, Tabelle der zu verifizierenden Rechtsgrundlagen mit leerer Spalte geprüft von, interne Notiz. Nur der Textbaustein wird für den Versand entnommen – und auch er nur an die Gruppe, für die er gilt; alles Übrige bleibt intern.

Qualitätssicherung

Das Ergebnis ist ein Entwurf und kennt nur, was in der Tabelle stand.

• Vier-Augen-Prinzip: Eine Person arbeitet die Liste ab, eine zweite prüft die Einstufungen gegen den Bestand der Vollmachtsdatenbank und zeichnet ab – vorrangig bei Mandaten mit Vorberater, weil dort zwei Vollmachten nebeneinander bestehen können.
• Freigabe durch einen Berufsträger für die Mandanteninformation und für jede Änderung am Vollmachtsbestand (Freigabestufe 3 in DATENSCHUTZ.md).
• Die Skill berechnet keine Frist: kein Bereitstellungstag, kein Bekanntgabetag, kein Fristende. Die Bekanntgabefiktion wird als Regel benannt und nicht angewendet – Fristen berechnet, erfasst und kontrolliert ein Mensch (Prompt 35).
• Rechtsstand: Die Skill führt keine eigene Fundstellensammlung; geprüft wird an den in der Prompt-Datei genannten Fundstellen. In der Ausgabe steht gleichwohl zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage mit Absatz und Satz und dem Zusatz für [JAHR] verifizieren; ist eine Fundstelle unsicher, steht dort „Fundstelle offen – bitte recherchieren".
• Prüfen, dass nirgends von einer Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe die Rede ist, dass die Zweistufigkeit erhalten geblieben ist – Kann- und spätere Soll-Bekanntgabe nicht zusammenziehen, sonst ist das Zeitfenster für die Bereinigung falsch dargestellt – und dass in der Ausgabe keine Nummer und kein Aktenzeichen steht.
• Ein Antrag auf postalische Bekanntgabe wird nur nach Rücksprache mit dem Mandanten gestellt und in der Handakte dokumentiert; er wirkt nur für die Zukunft und erst mit Zugang – eine bereits erfolgte Bereitstellung erreicht er nicht mehr.

Grundlage

Fachliches Prüfschema, Rechtsrahmen und Ausgabeformat stehen in der Prompt-Datei prompts/06-finanzamt-fristen/111-vollmachtsbestand-bekanntgabe.md; die Skill folgt ihr und schreibt sie nicht ab.