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name: kassensystem-mitteilungspflicht description: Arbeitet eine Systeminventur elektronischer Aufzeichnungssysteme Zeile für Zeile ab: erfasst § 146a Abs. 1 AO das System, welcher Vorgang löst eine Mitteilung aus, welche Angabe des Datensatzes nach § 146a Abs. 4 AO fehlt. Erzeugt daraus Bestandsübersicht je Betriebsstätte, Vorgangsliste, Lückenliste und ein Mandantenanschreiben. Use when a client has bought, rented, taken over or retired cash register systems and the notification to the tax office must be prepared or checked for completeness.

106 – Mitteilungspflicht für elektronische Kassensysteme

Zweck

Die Skill führt die Inventur aus, die der Prompt beschreibt. Sie bedient kein Portal, füllt keinen amtlichen Datensatz aus und übermittelt nichts: Die Mitteilung setzt ein Mensch in Mein ELSTER oder über die ERiC-Schnittstelle der eingesetzten Software ab; die Skill erzeugt ausschließlich die Vorarbeit dafür.

Sie nimmt die Systemaufstellung je Betriebsstätte entgegen und arbeitet sie positionsweise ab: je Zeile die Systemabgrenzung, je erfasster Zeile die Vorgangsermittlung, je Vorgang die acht Angaben des Datensatzes einzeln. Vor der ersten Zeile lässt sie sich bestätigen, dass die Inventur beim Mandanten erhoben und nicht aus der Anlagenbuchhaltung abgeleitet wurde; ist sie abgeleitet, steht das als Vollständigkeitsvorbehalt im Ergebnis, weil geleaste und gemietete Geräte, Zweitkassen, mobile Kassen im Außendienst und Filialsysteme dort erfahrungsgemäß fehlen. Der Mengenvorteil liegt in der Zahl der Zeilen – ein Filialbetrieb mit Zweitkassen, mobilen Kassen und geleasten Geräten kommt schnell auf dreistellige Zeilenzahlen, und genau dort entstehen die unvollständigen Mitteilungen. Die Skill hält je Zeile dasselbe Raster durch und erzeugt daraus Bestandsübersicht, Vorgangsliste, Lückenliste und Mandantenanschreiben in einem Lauf.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn der Meldebestand elektronischer Aufzeichnungssysteme aufgenommen, auf Vollständigkeit geprüft oder nach einer Anschaffung, Miete, Übernahme oder Außerbetriebnahme fortgeschrieben werden soll.

Nicht einsetzen:

• Laufende Kassenführung nach GoBD – Tagesabschluss, Kassenbericht, Stornos, Belegausgabe, Einzelaufzeichnung: Prompt 38. Er fragt Kassenart, Anzahl, System, Vorhandensein einer technischen Sicherheitseinrichtung und die Art der Kassenbuchführung ab und baut daraus eine Mandantencheckliste, nicht den Meldebestand.
• Einführung eines neuen Kassensystems mit einem Dienstleister: Prompt 107. Er verlangt Vorhaben, Standorte, Termin für den Echtbetrieb und die Leistungsbeschreibung des Angebots – Anforderungen an ein künftiges System, keine Inventur eines vorhandenen.
• Berichtigung nach § 153 AO, Selbstanzeige, laufendes Straf- oder Bußgeldverfahren: Der Sachverhalt gehört nach DATENSCHUTZ.md (Zone Rot) in kein KI-Werkzeug. Diese Vorschaltfrage klärt der Berufsträger vorab und vermerkt sie in der Handakte.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Die Skill bekommt die Inventur unmittelbar; niemand maskiert vorher. Deshalb zuerst:

1. Bestätigung einholen, dass Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Bezeichnung des Finanzamts und Aktenzeichen vollständig entfernt sind – nicht teilmaskiert, nicht in Ausschnitten, auch nicht in Auszügen aus Kauf-, Miet- oder Leasingverträgen und Herstellerunterlagen.
2. Seriennummern werden nicht eingefügt, erfasst wird nur vorhanden ja/nein/ unbekannt. Dasselbe gilt für die Steuernummer: Sie ist Nr. 2 des Datensatzes nach § 146a Abs. 4 AO, wird hier aber weder abgefragt noch ausgegeben, sondern nur als „(nicht im Werkzeug – in der Kanzlei einzusetzen)" geführt – auch dann, wenn die Lückenliste sonst vollständig wäre.
3. Nur neutrale Kennungen: Mandant A, Betriebsstätte 1, System 1. Kein Finanzamt wird benannt.
4. Taucht Zone-Rot-Material auf, wird abgebrochen, nicht bereinigt. Rückmeldung: welche Angabe in welcher Zeile steht und die Bitte, die Inventur ohne diese Spalte erneut einzufügen – Systemart, Hersteller und Bezeichnung, Anzahl gleichartiger Systeme, Seriennummer vorhanden (ja/nein/unbekannt, ohne die Nummer selbst), Art der Sicherheitseinrichtung, Vorgang mit Monat und Jahr, Beschaffungsform, ersetztes Vorgängersystem und Meldestand genügen. Das ersetzte Vorgängersystem ist keine Nebenspalte: Ohne sie lässt sich ein Systemwechsel nicht als zwei Vorgänge führen.
5. Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG müssen vor dem Einsatz geklärt sein; bei unmittelbarem Einsatz für ein konkretes Mandat klärt der Berufsträger vorab § 62a Abs. 5 StBerG. Einzelheiten in DATENSCHUTZ.md.

Ablauf

1. Datensparsamkeit abschließen und die Vorschaltfrage des Berufsträgers zu § 153 AO, Selbstanzeige und laufendem Verfahren als beantwortet bestätigen lassen.
2. Rahmen aufnehmen: Zahl der Betriebsstätten, Zahl der beiliegenden Inventuren, Stand der Zuständigkeitsfeststellung, ob eine Kassen-Nachschau oder Außenprüfung anhängig oder angekündigt ist. Weichen die beiden Zahlen ab, wird das sofort festgehalten – für Betriebsstätten ohne Inventur ist keine Mitteilung vorbereitbar.
3. Eindeutigkeit einschätzen: eindeutig / vertretbare Varianten / nicht ohne weitere Angaben entscheidbar, mit Aufzählung der fehlenden Angaben. „Unbekannt" ist ein Ergebnis, kein Anlass zum Raten – und kein Abbruchgrund. Auch eine Inventur, deren Spalten überwiegend „unbekannt" tragen, wird vollständig abgearbeitet; die betroffenen Spalten werden als überwiegend unbekannt gemeldet und ihre Zeilen in die Lückenliste übernommen.
4. Systemabgrenzung je Zeile: Ist das System von § 146a Abs. 1 AO erfasst? Die Skill folgt dem Prüfschema der Prompt-Datei, Schritt 2, und entscheidet nicht aus dem Gedächtnis. Zeilen mit „unklar" gehen unbewertet in die Lückenliste.
5. Vorgangsermittlung je erfasster Zeile nach Schritt 3 der Prompt-Datei. Ein Systemwechsel wird als zwei Vorgänge geführt; gemietete und geleaste Systeme werden nicht weggelassen; „nein" oder „unbekannt" im Meldestand wird als möglicherweise bereits versäumte Mitteilung behandelt, nicht als offener Termin.
6. Datensatzvollständigkeit je Vorgang nach Schritt 4 der Prompt-Datei: Die acht Angaben werden einzeln mit „liegt vor" oder „fehlt" abgehakt. Für Steuernummer und Seriennummer wird kein Wert ausgegeben, sondern der Vermerk „in der Kanzlei einzusetzen"; sie erscheinen in der Lückenliste als Beschaffungsposition mit Zuständigkeit, nicht als abzufragende Angabe. Steht die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auf „keine" oder „unbekannt", ist das nicht nur eine Datensatzlücke: Die Skill vermerkt zusätzlich „Systemfrage – gehört in die Prüfung der laufenden Kassenführung (Prompt 38)" und bewertet sie hier nicht.
7. Vollständigkeit je Betriebsstätte prüfen – der Kern dieser Skill. Bei jeder Mitteilung sind stets alle Systeme der betroffenen Betriebsstätte zu übermitteln, auch die bereits gemeldeten und die unverändert im Bestand befindlichen; eine Einzelmeldung des neuen oder des abgemeldeten Systems genügt nie. Die Skill prüft deshalb je Betriebsstätte, ob die Inventur vollständig ist, und benennt jede Lücke ausdrücklich, statt einen einzelnen Vorgang als meldefertig auszuweisen. In der Vorgangsliste steht je Vorgang, welche Systeme der Betriebsstätte er umfasst.
8. Zuständigkeit, Fristarten, Sanktionslage und Anlass nach den Schritten 6 bis 9 der Prompt-Datei. Kein Finanzamt benennen, kein Fristende berechnen, kein Bußgeld für die unterbliebene Mitteilung nennen.
9. Aussteuerung beachten – kein Abbruch. Steht im Rahmenfeld zur Kassen-Nachschau oder Außenprüfung ein „ja", entstehen Bestandsübersicht, Vorgangsliste und Lückenliste unverändert, und alle übrigen Abschnitte werden vollständig abgearbeitet. Auch das Mandantenanschreiben wird ausgegeben, beschränkt auf die reine Anforderung der fehlenden Angaben. Zur Reihenfolge und zum Zeitpunkt des Nachholens unterbliebener Mitteilungen steht ausschließlich der Aussteuerungssatz aus der Prompt-Datei.
10. Mandantenanschreiben erzeugen – Sie-Form, höchstens 300 Wörter, ohne Vorwurf und ohne Sanktionshinweis, je fehlende Angabe mit dem Hinweis, wo der Mandant sie findet.
11. Ergebnis ablegen. Die Abschnittsreihenfolge folgt dem Ausgabeformat der Prompt-Datei; der Lückenliste wird ein Kopfsatz mit der Zahl der offenen Positionen vorangestellt, damit sie beim Öffnen der Datei zuerst ins Auge fällt.

Ergebnis

Eine Datei <Mandatskürzel>-kassensysteme-meldebestand-<JJJJ-MM>.md, bei Fortschreibung eine neue Datei mit neuem Monatsstand. Inhalt und Reihenfolge folgen dem Ausgabeformat der Prompt-Datei, von der Bestandsübersicht je Betriebsstätte über Vorgangsliste, Lückenliste, Fristarten und Mandantenanschreiben bis zur Tabelle der zu prüfenden Rechtsgrundlagen. Die Lückenliste bleibt auch dann bestehen, wenn nur Steuernummer, Seriennummer oder die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung fehlen – ohne diese Angaben ist keine Übermittlung möglich, gleich wie klar der Vorgang ist.

Qualitätssicherung

• Vier-Augen-Prinzip: Bestandsübersicht und Vorgangsliste werden von einer zweiten Person gegen die Inventur des Mandanten nachgeprüft; die Freigabe der Mitteilung und des Anschreibens erteilt ein Berufsträger (Freigabestufe 3 in DATENSCHUTZ.md).
• Die Skill berechnet keine Fristen. Sie benennt nur die Fristarten mit ihrer Fundstelle; das Fristende bestimmt ein Mensch und erfasst es im Fristenprogramm.
• Vollständigkeit je Betriebsstätte kontrollieren, bevor übermittelt wird. Eine Mitteilung, die nur den neuen Vorgang enthält, ist der häufigste Fehler.
• Keine Sanktionsdrohung stehen lassen: Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist selbst nicht bußgeldbewehrt; ein entsprechender Hinweis im Entwurf wird gestrichen.
• Zone Rot kontrollieren – auch in der Ausgabe. Steuernummer, Seriennummern, Bezeichnung des Finanzamts und Aktenzeichen stehen weder in der Eingabe noch im Ergebnis; sie setzt ein Mensch erst in Mein ELSTER oder in der Kanzleisoftware ein.
• „Unklar" entscheidet ein Berufsträger anhand des Wortlauts und der Herstellerunterlagen, nicht das Modell.
• Vermutungen kennzeichnen: Jede Aussage über den Sachverhalt, die nicht aus der Inventur folgt, steht im Ergebnis ausdrücklich als Vermutung.
• Ergebnis in der Mandantenakte dokumentieren, einschließlich der Systeme und Betriebsstätten, für die der Mandant keine Angaben liefern konnte.
• Rechtsstand: Die Skill führt keine eigene Fundstellensammlung; geprüft wird an den in der Prompt-Datei genannten Fundstellen. In der Ausgabe steht gleichwohl zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage mit Absatz und Satz und dem Zusatz für [JAHR] verifizieren; ist eine Fundstelle unsicher, steht dort „Fundstelle offen – bitte recherchieren".

Grundlage

Diese Skill führt den Prompt prompts/07-gobd-kasse/106-kassensystem-mitteilungspflicht.md aus; Prüfschema, Abgrenzung und Fundstellen stehen dort und gelten unverändert.