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name: ustva-abweichung-eingrenzen description: Stellt die Werte der Umsatzsteuer-Voranmeldung je Kennzahl neben die Salden der Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Erlöskonten, rechnet die Verprobung je Steuersatz mit sichtbarem Rechenweg, beziffert den unerklärten Rest und leitet daraus eine nach Wahrscheinlichkeit sortierte Ursachenliste mit Zehn-Minuten-Prüfschritten ab. Hält den Abweichungsbetrag zusätzlich gegen jeden Kontensaldo und gegen typische Betragsmuster. Use when a VAT return does not match the bookkeeping and the cause has to be narrowed down, monthly or after a correction.

05 – UStVA-Abweichung zur Buchhaltung systematisch eingrenzen

Zweck

Der Prompt beschreibt das hypothesengeleitete Vorgehen. Diese Skill führt es aus: Sie rechnet die Verprobung selbst – erwartete Umsatzsteuer aus den Erlöskonten je Steuersatz gegen die gemeldeten Kennzahlen –, beziffert den Rest, der damit noch nicht erklärt ist, und hält den Abweichungsbetrag maschinell gegen jeden eingefügten Kontensaldo und gegen die typischen Betragsmuster. Der Mengenvorteil liegt in dieser Kombinatorik: Kennzahlen mal Konten mal Steuersätze sind von Hand mühsam, und derselbe Lauf wiederholt sich jeden Voranmeldungszeitraum mit neuen Zahlen. Am Ende steht ein aufklärender Prüfweg, keine Verfahrensbeschreibung.

Wann einsetzen – und wann nicht

Einsetzen, wenn eine Differenz zwischen Voranmeldung und Buchhaltung bekannt ist oder aus Kennzahlen und Salden ermittelt werden soll – im laufenden Monat, nach einer Rückfrage des Finanzamts oder wenn eine Abweichung seit mehreren Perioden mitläuft.

Nicht einsetzen, wenn noch gar keine Abweichung im Raum steht und die Buchhaltung nur allgemein durchgesehen werden soll: Dafür ist Prompt 20 gemacht, der Verkehrszahlen, Vorjahreswerte und Kontenrahmen verlangt und die Konten über das gesamte Prüfraster laufen lässt. Steht die umsatzsteuerliche Einordnung eines einzelnen Sachverhalts in Frage – Reverse-Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Differenzbesteuerung –, ist Prompt 04 der richtige Einstieg; er fragt Sitz und USt-ID-Status beider Beteiligten und den Rechnungswortlaut ab, Angaben, die in einer Kennzahlen-Salden-Liste gar nicht vorkommen. Betrifft die Abweichung steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, gehört der belegweise Abgleich gegen die übermittelten Meldungen und die Nachweise zu Prompt 58. Geht es um Rechnungen mit unrichtigem Steuerausweis und deren Berichtigung, führt Prompt 87 über Ausweiswortlaut und Empfängerkreis – aber nur für eigene Ausgangsrechnungen des Mandanten: Sein Bogen fragt durchgehend Angaben des Ausstellers ab, und eine Abweichung, die aus einer Eingangsrechnung stammt, trägt er nicht. Um den unterjährigen Statuswechsel eines Kleinunternehmers geht es in Prompt 88. Diese Skill klärt die Ursache – sie entscheidet nicht über eine Berichtigung und erstellt keine Korrekturmeldung.

Vor dem ersten Arbeitsschritt: Datensparsamkeit

Vor dem Einlesen der Zahlen bestätigen lassen:

• dass Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Aktenzeichen des Finanzamts entfernt sind – auch nicht maskiert, auch nicht als Kopfzeile eines UStVA-Ausdrucks oder eines Verprobungsprotokolls;
• dass der Mandant nur als Mandatskürzel geführt wird und Geschäftspartner, die in einer Kontobezeichnung oder in einer Belegliste auftauchen, konsistent maskiert sind (Lieferant 1, Kunde EU 1);
• dass vollständige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nicht mitgeschickt werden – für die Eingrenzung genügt das Länderkennzeichen.

Für die Verprobung genügen Branche, Zeitraum, Besteuerungsart, Kennzahlen mit Beträgen und die Kontensalden mit Bezeichnung. Erscheint Zone-Rot-Material – eine Steuernummer im Kopf des UStVA-Ausdrucks, ein Aktenzeichen in einer Rückfrage des Finanzamts, eine vollständige IBAN in einer Kontobezeichnung, ein Hinweis auf eine Selbstanzeige oder ein Steuerstrafverfahren –, sofort abbrechen, den Fundort mit Zeile und Spalte nennen und den Anwender bitten, die Zahlen ohne Kopfzeile und ohne diese Angabe neu einzufügen. Nicht selbst entfernen und weiterarbeiten. Das gilt besonders, wenn die Abweichung aus einer bereits übermittelten Voranmeldung stammt und der Vorgang in Richtung Selbstanzeige laufen könnte: Dann endet die Arbeit im Werkzeug, und der Berufsträger übernimmt außerhalb.

Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters nach § 62a StBerG müssen vor dem Einsatz geklärt sein; § 62a StBerG geht der DSGVO-Prüfung vor. Maßstab ist DATENSCHUTZ.md, Zone Rot.

Ablauf

1. Abweichung fassen – vor jeder Hypothese. Betrag, betroffene Kennzahl oder betroffenes Konto, Richtung und Zeitraum festhalten. Ist nur bekannt, dass "etwas nicht stimmt", wird die Differenz zuerst aus den eingefügten Kennzahlen und Salden selbst ermittelt und dem Anwender zur Bestätigung vorgelegt, bevor Ursachen gesammelt werden. Ohne bezifferte Abweichung keine Ursachenliste – sonst entsteht eine Sammlung allgemeiner Fehlerquellen ohne Bezug zum Fall.

2. Rahmen abfragen. Besteuerungsart (Soll oder Ist), Kontenrahmen, Dauerfristverlängerung, Branche und die Besonderheiten des Zeitraums: § 13b-Fälle, innergemeinschaftliche Vorgänge, steuerfreie Umsätze, Vorsteueraufteilung, Umstellungen im Zeitraum. Die Besteuerungsart ist das Feld, ohne das die gesamte Kategorie der zeitlichen Abgrenzung nicht bewertbar ist – fehlt sie, anhalten und nachfragen, nicht aus dem Kontenbild rückschließen. Fehlen die Besonderheiten, wird ausdrücklich gefragt, statt aus dem Fehlen auf ihr Nichtvorliegen zu schließen.

3. Vorperioden klären. Trat die Abweichung erstmals auf oder besteht sie seit mehreren Zeiträumen, und ist der Betrag konstant oder wachsend? Die Antwort steuert die Sortierung der Ursachenliste in Schritt 6; sie wird erfragt, nicht aus einem einzelnen Zeitraum geraten. Liegen mehrere Zeiträume vor, wird die Abweichung je Zeitraum in einer Zeile geführt, damit der Verlauf sichtbar wird.

4. Verprobung rechnen und Rechenweg zeigen. Erwartete Umsatzsteuer aus den Erlöskonten je Steuersatz getrennt gegen die gemeldeten Kennzahlen, dazu Vorsteuer und die Kennzahlen der § 13b-Fälle, soweit die Zahlen es hergeben: Ausgangswert, Rechenschritt, Ergebnis. Der unerklärte Rest wird ausdrücklich beziffert, auch wenn er groß ist. Reichen die eingefügten Zahlen für eine Teilrechnung nicht aus, wird das benannt und die fehlende Auswertung genannt – es wird kein Wert geschätzt und kein Rest auf null gerechnet.

5. Betragsmuster abgleichen. Den Abweichungsbetrag gegen jeden eingefügten Kontensaldo halten, gegen den Steueranteil eines Bruttobetrags beim jeweils anwendbaren Steuersatz (Satz: für [JAHR] verifizieren) und gegen die Summe einzelner Kennzahlen. Ist die Differenz ohne Rest durch neun teilbar, ist das ein Hinweis auf eine Ziffernvertauschung – ein Hinweis, kein Beweis, und als solcher gekennzeichnet. Dieser Schritt ist reine Rechenarbeit über alle Zeilen und wird vollständig ausgeführt, nicht stichprobenweise; ein Treffer wird in Schritt 6 nach oben sortiert.

6. Ursachenliste bilden. Nach den Kategorien und der Mindestzahl aus Anforderung 1 der Prompt-Datei, sortiert nach Wahrscheinlichkeit für genau diese Konstellation. Keine Kategorie wird weggelassen: Passt eine für diesen Fall erkennbar nicht, steht sie mit der Begründung als unwahrscheinlich in der Liste, damit die Kanzlei sieht, dass sie bedacht wurde. Je Ursache der Prüfschritt, der sie in zehn Minuten bestätigt oder ausschließt – mit Auswertung, Filter und Vergleichsgröße, nicht als allgemeiner Hinweis.

7. Prüfreihenfolge festlegen. Die drei Schritte benennen, die den größten Teil der Abweichung am schnellsten aufklären, in der Reihenfolge der Ausführung und mit der erwarteten Wirkung je Schritt.

8. Vermerk schreiben. Interner Vermerk im Umfang der Prompt-Datei: Stand der Klärung, was geprüft wurde, was offen ist. Er ist so angelegt, dass er nach Abarbeitung der Prüfschritte ergänzt wird und den Klärungsstand über mehrere Sitzungen trägt. Jede rechtliche Aussage trägt ihre Fundstelle mit dem Zusatz "für [JAHR] verifizieren"; ist sie unsicher, "Fundstelle offen – bitte recherchieren". Jeder genannte Steuersatz und Grenzwert erhält den Zusatz "Wert für [JAHR] verifizieren", auch innerhalb der Verprobungsrechnung.

Ergebnis

Eine Markdown-Datei <Mandatskürzel>-ustva-abweichung-<JJJJ-MM>.md im Arbeitsordner des Mandats, benannt nach dem Voranmeldungszeitraum, aufgebaut nach dem Ausgabeformat der Prompt-Datei: Verprobungsrechnung mit Rechenweg, Ursachenliste als Tabelle mit Wahrscheinlichkeit und Prüfschritt, empfohlene Prüfreihenfolge und interner Vermerk. Im Kopf stehen Zeitraum, Besteuerungsart, Kontenrahmen, Dauerfristverlängerung, die bezifferte Abweichung mit Richtung und der unerklärte Rest nach der Verprobung.

Jede Zeile der Ursachenliste bekommt eine Spalte für Erledigungsvermerk und Handzeichen. Wird die Datei je Voranmeldungszeitraum neu angelegt, ergibt sich aus den gleichnamigen Dateien eine Reihe: Eine Ursache, die drei Monate in Folge oben steht und nie erledigt wird, ist selbst ein Befund und gehört in den Vermerk.

Qualitätssicherung

Kein Ergebnis verlässt die Kanzlei ohne menschliche Prüfung. Vor der Freigabe:

• Die Verprobungsrechnung vollständig nachrechnen, Gegenprobe in der Tabelle. Mehrstufige Beträge sind die bekannte Schwachstelle maschinellen Rechnens.
• Jede Kontonummer im Kontenplan des Mandanten nachschlagen, keine aus der Auswertung übernehmen; SKR03 und SKR04 werden hier regelmäßig verwechselt.
• Die gefundene Ursache im Programm belegen, bevor sie als geklärt gilt – die Liste nennt Hypothesen, der Nachweis kommt aus der Auswertung.
• Betrifft die Abweichung eine bereits übermittelte Voranmeldung, sind Korrekturpflicht und Anzeigepflicht gesondert und ausdrücklich zu prüfen. Eine Berichtigung nach § 153 AO entscheidet allein der Berufsträger; die Skill bereitet sie nicht vor und schlägt sie nicht vor.
• Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite fachkundige Person zeichnet nach, dass Verprobung und Ursache nachvollziehbar sind. Die Freigabe für eine Korrekturmeldung oder eine Mitteilung an den Mandanten erteilt ein Berufsträger; sie ist zu dokumentieren.
• Alle Steuersätze, Grenzwerte und Fundstellen gegen eine Primärquelle prüfen.

Die Skill berechnet keine Fristen: weder Abgabetermine noch die Wirkung einer Dauerfristverlängerung noch eine Berichtigungsfrist. Die Dauerfristverlängerung ist für sie eine Rahmenangabe, die die Zuordnung eines Belegs zum Zeitraum erklären kann – kein Terminrechner.

Grundlage

Ursachenkategorien, Sachverhaltsbogen und Ausgabeformat stehen allein in der Prompt-Datei: prompts/02-umsatzsteuer/05-ustva-abweichung-eingrenzen.md.