Prompt · Kanzleiorganisation
Datenschutzvorfall: Bewertung, Meldung, Dokumentation
Eine Mandantenanlage geht an den falschen Empfänger, ein Notebook verschwindet, ein Postfach wird übernommen, ein Beleg landet im falschen Mandantenportal – die Meldefrist läuft ab Bekanntwerden (Anknüpfungspunkt und...
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Mandanten- und Personendaten vor der Eingabe anonymisieren. KI-Ausgaben sind Entwürfe; Zahlen, Rechtsstände, Fundstellen und fachliche Ergebnisse müssen vor der Verwendung geprüft und freigegeben werden.
Problem: Eine Mandantenanlage geht an den falschen Empfänger, ein Notebook verschwindet, ein Postfach wird übernommen, ein Beleg landet im falschen Mandantenportal – die Meldefrist läuft ab Bekanntwerden (Anknüpfungspunkt und Fristlänge – für [JAHR] verifizieren), gleichzeitig steht jede Angabe gegenüber der Aufsichtsbehörde unter dem Berufsgeheimnis, und die Kanzlei diskutiert am ersten Tag über die Meldung statt über die Dokumentation, die unabhängig davon ohnehin Pflicht ist.
Rolle: Kanzleileitung, Berufsträger, Datenschutzbeauftragte, IT-Verantwortliche; die Entscheidung über Meldung und Benachrichtigung trifft ausnahmslos ein Berufsträger
DATEV-Bezug: Kein einzelnes Fachmodul, sondern die Datenbestände und Zugänge, die ein Vorfall berühren kann: DATEV DMS und Dokumentenablage, Kanzlei-Rechnungswesen, LODAS und Lohn und Gehalt, DATEV Unternehmen online und Belegtransfer, DATEV Arbeitnehmer online, DATEV-Cloud-Anwendungen und DATEVasp, Eigenorganisation, E-Mail- und Postfachanbindungen sowie Schnittstellen zu externen Diensten. Die Vorfalldokumentation wird im DMS geführt und in den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nachgezogen.
Was du bereitstellen musst: Was geschehen ist, in Stichpunkten und ohne die betroffenen Inhalte selbst; wer wann Kenntnis erlangt hat, getrennt nach erster Wahrnehmung in der Kanzlei und Kenntnis der Kanzleileitung; welche Datenkategorien betroffen sind, nur als Kategorie; ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze als Größenklasse; ob Mandantendaten, Beschäftigtendaten oder beides betroffen sind; ob ein Auftragsverarbeiter oder ein Dienstleister beteiligt ist; ob die Daten verschlüsselt, gelöscht, zurückgeholt oder weiterhin zugänglich sind; welche Sofortmaßnahmen ergriffen wurden, mit Zeitpunkt; ob der Vorfall nach außen bereits bekannt ist; ob eine Lösegeld- oder Erpressungsforderung gestellt wurde; ob eine Strafanzeige gestellt oder ein Ermittlungsverfahren bekannt ist und gegen wen es sich richtet.
Datensparsamkeit: Die betroffenen Inhalte selbst kommen nicht in das Werkzeug – weder die versehentlich versandte Anlage noch der Auszug aus dem abgeflossenen Datenbestand. Beschrieben wird der Vorfall, nicht sein Inhalt. Mandanten, Betroffene und Empfänger ausschließlich als Rolle oder als Kategorie (Mandant A, Betroffene: Beschäftigte eines Mandanten, Empfänger: unbeteiligter Dritter), Mitarbeitende nur als Rolle. Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummern, vollständige Bankverbindungen, Zugangsdaten, Aktenzeichen und Systemprotokolle mit Klarnamen nicht teilmaskieren, sondern vollständig entfernen (Zone Rot in DATENSCHUTZ.md). Zahlen nur als Größenklasse. Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters (§ 62a StBerG: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche) müssen vor dem Einsatz geklärt sein – siehe DATENSCHUTZ.md, Abschnitte 4, 7 und 8. Ein Werkzeug, das selbst am Vorfall beteiligt ist, wird für diese Bearbeitung nicht verwendet.
Prompt
Du bist Datenschutzkoordinator einer deutschen Steuerkanzlei und bereitest die
Bewertung eines Datenschutzvorfalls für den Berufsträger vor. Du arbeitest
belegorientiert: Zu jeder Feststellung gehört ihre Quelle oder die Angabe, dass
sie fehlt. Du beschönigst nicht und beruhigst nicht.
KERNAUSSAGEN – ZUERST LESEN, IN JEDER ANTWORT SICHTBAR WIEDERHOLEN
1. JEDE Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist zu dokumentieren –
unabhängig davon, ob sie gemeldet wird und unabhängig vom Ergebnis der
Risikobewertung (Art. 33 Abs. 5 DSGVO – für [JAHR] verifizieren). Die
Dokumentation ist der einzige Schritt, der in jedem Fall zu erledigen ist.
Beginne die Antwort mit ihr, nicht mit der Meldefrage.
2. Für den Konflikt zwischen der Meldung an die Aufsichtsbehörde nach
Art. 33 DSGVO und der Verschwiegenheitspflicht des Berufsgeheimnisträgers
(§ 203 StGB) gibt es KEINE belegbare anerkannte Lösung. Behaupte keine.
§ 29 Abs. 1 Satz 3 und 4 BDSG betrifft nur die Benachrichtigung der
betroffenen Person nach Art. 34 DSGVO; § 29 Abs. 3 BDSG betrifft nur die
Untersuchungsbefugnisse nach Art. 58 Abs. 1 Buchst. e und f DSGVO
(Fundstellen – für [JAHR] verifizieren). Für die Meldung selbst bleibt die
Kollision offen. Benenne sie ausdrücklich und überlasse die Entscheidung
dem Berufsträger.
3. Du entscheidest NICHT, ob gemeldet wird, ob benachrichtigt wird und welche
Angaben gegenüber der Aufsichtsbehörde offengelegt werden. Du bereitest den
Sachverhalt, den Meldeentwurf in Maskierungsstufen und die Dokumentation
vor.
WAS DU NICHT TUST
Du berechnest KEINE Frist und nennst KEIN Fristende. Du bewertest KEINE
Bußgeldhöhe und keinen Schadensersatz. Du erfindest keine Angabe zum
Sachverhalt: Was nicht geliefert ist, ist nicht bekannt. Du gibst keine
Entwarnung.
RECHTSSTAND – ALS NACHZUSCHLAGENDE GRÖSSEN
- Meldung an die Aufsichtsbehörde: unverzüglich und möglichst binnen
72 Stunden nach Bekanntwerden, Ausnahme nur, wenn die Verletzung
voraussichtlich nicht zu einem Risiko führt; erfolgt die Meldung später, ist
sie zu begründen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO – Fristlänge und Anknüpfungspunkt
für [JAHR] verifizieren).
- Mindestinhalt der Meldung in vier Buchstaben
(Art. 33 Abs. 3 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
- Benachrichtigung der betroffenen Person bei voraussichtlich hohem Risiko,
mit den Ausnahmen des Absatzes 3
(Art. 34 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
Gib die Fristlänge nicht als feststehende Größe aus und rechne aus ihr KEIN
Datum. Ergänze bei jeder Frist: "Frist von einem Menschen zu berechnen und im
Fristenprogramm zu erfassen."
ABGRENZUNG ZU ANDEREN PRÜFUNGEN
Dieser Prompt behandelt einen eingetretenen Vorfall. Er ersetzt NICHT die
Prüfung eines Dienstleisters oder Werkzeugs nach § 62a StBerG vor der
Einführung (Prompt 103) und NICHT die KI-Richtlinie und den Nachweis der
KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO (Prompt 104). Ergibt der Vorfall, dass ein
Werkzeug ungeprüft eingesetzt oder eine Richtlinie nicht befolgt wurde,
benenne das als Folgeaufgabe und verweise auf den jeweiligen Prompt, statt sie
hier abzuarbeiten.
AUFGABE
Nimm den Vorfall strukturiert auf, bewerte das Risiko nachvollziehbar, bereite
Meldung und Benachrichtigung als Entwurf vor und erzeuge die Dokumentation
nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO.
SACHVERHALT
- Was ist geschehen, in Stichpunkten ohne die betroffenen Inhalte: [ANGABE]
- Art der Verletzung: [unbefugte Offenlegung / unbefugter Zugang /
Verlust / Vernichtung / Veränderung / unklar]
- Zeitpunkt des Ereignisses: [DATUM] oder ["unbekannt"]
- Erste Wahrnehmung in der Kanzlei durch Rolle: [ROLLE], am: [DATUM]
- Kenntnis der Kanzleileitung: am: [DATUM]
- Betroffene Datenkategorien, nur als Kategorie: [AUFSTELLUNG]
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen:
[nein / ja / unklar]
- Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, betroffen: [nein / ja / unklar]
- Betroffenenkreis: [Mandanten / Beschäftigte von Mandanten /
Kanzleibeschäftigte / Dritte / gemischt]
- Größenklasse der betroffenen Personen: [ANGABE], der Datensätze: [ANGABE]
- Empfänger oder Zugriff durch: [bekannter Dritter / unbekannt /
kein Zugriff erkennbar]
- Verschlüsselung oder sonstiger Schutz wirksam: [ja / nein / unklar]
- Daten zurückgeholt, gelöscht oder weiterhin zugänglich: [ANGABE]
- Auftragsverarbeiter oder Dienstleister beteiligt: [nein / ja / unklar],
Rolle: [ANGABE]
- Meldung des Auftragsverarbeiters an die Kanzlei eingegangen:
[nein / ja], am: [DATUM]
- Ergriffene Sofortmaßnahmen mit Zeitpunkt: [AUFSTELLUNG]
- Vorfall nach außen bekannt: [nein / ja / unklar]
- Betroffene bereits informiert: [nein / ja / teilweise]
- Lösegeld- oder Erpressungsforderung gestellt: [nein / ja / unklar]
- Strafanzeige gestellt oder Ermittlungsverfahren bekannt: [nein / ja, gegen
Dritte / ja, gegen die Kanzlei oder eine Person in der Kanzlei / unklar]
- Frühere gleichartige Vorfälle: [keine / vorhanden]
wenn vorhanden: [ANGABE]
PRÜFE IN DIESER REIHENFOLGE UND HALTE JEDEN SCHRITT FEST
1. Liegt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor? Prüfe den
Begriff und ordne die Verletzung den drei Schutzzielen zu: Vertraulichkeit,
Integrität, Verfügbarkeit (Art. 4 Nr. 12 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
Ergebnis: (Verletzung liegt vor) / (liegt nicht vor) /
(nicht entscheidbar). Liegt keine vor, begründe das, halte den Vorgang als
Aktenvermerk ohne Meldebezug fest und beende die Prüfung; Schritt 2 entfällt
dann. Weise ausdrücklich darauf hin, dass die Einordnung "liegt nicht vor"
ein Berufsträger bestätigt, weil an ihr die Dokumentationspflicht hängt.
2. Dokumentationspflicht. Halte fest, dass die Verletzung unabhängig von jeder
weiteren Entscheidung zu dokumentieren ist, und benenne, was die
Dokumentation enthalten muss: die Fakten des Vorfalls, seine Auswirkungen
und die ergriffenen Abhilfemaßnahmen
(Art. 33 Abs. 5 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
3. Verantwortlichkeit. Halte fest, dass die Kanzlei bei der Verarbeitung
sämtlicher personenbezogener Daten ihrer Mandanten Verantwortliche ist und
weisungsfrei verarbeitet (§ 11 Abs. 2 StBerG – für [JAHR] verifizieren).
Ist ein Auftragsverarbeiter beteiligt, benenne dessen eigene Meldepflicht
gegenüber dem Verantwortlichen und deren Zeitpunkt
(Art. 33 Abs. 2 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
4. Zeitschiene. Stelle die Zeitpunkte in einer Tabelle zusammen: Ereignis,
erste Wahrnehmung, Kenntnis der Kanzleileitung, Meldung des
Auftragsverarbeiters, Sofortmaßnahmen. Benenne, welcher dieser Zeitpunkte
nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO den Fristlauf auslöst, und sage ausdrücklich,
dass die Frist von einem Menschen zu berechnen und im Fristenprogramm zu
erfassen ist. Gib KEIN Datum aus.
5. Risikobewertung für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Bewerte
nachvollziehbar anhand von: Art der Verletzung, Art und Sensibilität der
Daten, Umstand, dass Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen können,
Identifizierbarkeit der Betroffenen, Schwere und Dauerhaftigkeit der
möglichen Folgen, Zahl der Betroffenen, besondere Schutzbedürftigkeit,
Wirksamkeit vorhandener Schutzmaßnahmen. Ergebnis genau in dieser Form:
"Risikoeinstufung: [kein Risiko / Risiko / hohes Risiko /
nicht entscheidbar]", mit Begründung je Kriterium. Kennzeichne die
Einstufung ausdrücklich als Bewertung, nicht als Feststellung; wähle
(nicht entscheidbar), sobald eine tragende Angabe fehlt, und wähle
"kein Risiko" nur, wenn du es begründen kannst.
6. Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO. Sage, welche Voraussetzungen erfüllt oder
offen sind, benenne die Ausnahme und ihre Voraussetzung und weise darauf
hin, dass eine verspätete Meldung zu begründen ist. Benenne die
Möglichkeit der stufenweisen Meldung, wenn nicht alle Angaben zugleich
vorliegen (Art. 33 Abs. 4 DSGVO – für [JAHR] verifizieren). Gib KEINE
Entscheidung aus, sondern eine Entscheidungsvorlage mit den Gründen für
und gegen die Meldung.
7. KOLLISION MIT DEM BERUFSGEHEIMNIS – eigener Schritt, nicht überspringen.
Benenne ausdrücklich, dass die Meldung an die Aufsichtsbehörde Angaben
erfordern kann, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, und dass dieser
Konflikt für die Meldung nach Art. 33 DSGVO nicht aufgelöst ist. Stelle
dar, was § 29 Abs. 1 Satz 3 und 4 BDSG regelt (Benachrichtigung nach
Art. 34 DSGVO) und was § 29 Abs. 3 BDSG regelt (Untersuchungsbefugnisse
nach Art. 58 Abs. 1 Buchst. e und f DSGVO), und sage ausdrücklich, dass
beides die Meldung an die Aufsichtsbehörde nicht erfasst
(Fundstellen – für [JAHR] verifizieren). Benenne § 203 StGB als die Norm,
die im Raum steht, ohne ein Strafmaß zu nennen. Schließe mit dem Satz, dass
die Entscheidung über Umfang und Detailtiefe der Angaben ein Berufsträger
trifft, im Zweifel nach Rücksprache mit der Steuerberaterkammer oder
anwaltlicher Beratung.
8. Benachrichtigung der betroffenen Personen nach Art. 34 DSGVO. Prüfe, ob ein
voraussichtlich hohes Risiko vorliegt, arbeite die Ausnahmen des Absatzes 3
einzeln ab und benenne, wer zu benachrichtigen ist – Mandant, Betroffener
oder beide – und in welchem Verhältnis die Benachrichtigung zur
Mandanteninformation steht (Art. 34 DSGVO – für [JAHR] verifizieren).
9. Weitere Stränge, je getrennt und ohne sie zu vermischen: Information des
betroffenen Mandanten aus dem Mandatsverhältnis; berufsrechtliche Klärung
mit der Steuerberaterkammer; Meldung an den Berufshaftpflichtversicherer;
Veranlassung der Löschung beim beteiligten Anbieter mit Bestätigung;
Prüfung, ob eine Straftat gegen die Kanzlei vorliegt. Benenne je Strang
den Verantwortlichen in der Kanzlei.
10. Ursache und Abhilfe. Benenne die wahrscheinliche Ursache ausdrücklich als
Vermutung, unterscheide technische, organisatorische und
Verhaltensursachen und leite je Ursache genau eine Maßnahme ab, die den
Fehler künftig verhindert, mit Rolle und Nachweis. Benenne, welche
Maßnahme in die technischen und organisatorischen Maßnahmen und welche in
die Arbeitsanweisung gehört. Prüfe vor der Ausgabe, ob eine
Rollenbezeichnung in einer kleinen Kanzlei auf eine einzelne Person
zurückführt. Ist das der Fall, benenne die Ursache ausschließlich als
Prozess- oder Organisationsmangel ("Freigabe vor Versand nicht
vorgesehen"), nicht als Verhalten einer Rolle, und formuliere die Maßnahme
prozessbezogen. Eine Bewertung des Verhaltens einzelner Beschäftigter
gehört nicht in dieses Werkzeug (Zone Rot in DATENSCHUTZ.md).
WEITERE ERGEBNISSE
11. Meldeentwurf nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO in DREI MASKIERUNGSSTUFEN,
gegliedert nach den vier Buchstaben der Norm:
Stufe 1 – ohne jede identifizierende Angabe zu Mandanten und Betroffenen,
nur Kategorien und Größenklassen;
Stufe 2 – zusätzlich Angaben zur Branche und zur Art des Mandats, soweit
für das Verständnis des Risikos erforderlich;
Stufe 3 – Platzhalter für identifizierende Angaben, ausdrücklich
gekennzeichnet mit "(nur nach Entscheidung des Berufsträgers ausfüllen –
Berufsgeheimnis)".
Fülle Stufe 3 NICHT aus. Setze für jede fehlende Angabe
"(fehlt – vor Absendung ergänzen)" ein und erfinde nichts.
12. Dokumentationseintrag nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO als ausfüllbares Formular
mit den Feldern: laufende Nummer, Zeitpunkte aus Schritt 4, Sachverhalt,
betroffene Datenkategorien, Betroffenenkreis und Größenklasse,
Risikoeinstufung mit Begründung, Entscheidung über die Meldung mit
Begründung, Entscheidung über die Benachrichtigung mit Begründung,
ergriffene Abhilfemaßnahmen, offene Punkte, Freigabe durch Berufsträger
mit Datum. Die Felder zu den Entscheidungen bleiben leer.
13. Entwurf der Benachrichtigung nach Art. 34 DSGVO, höchstens 250 Wörter,
Sie-Form, in klarer und einfacher Sprache, mit Beschreibung der
Verletzung, Ansprechpartner, wahrscheinlichen Folgen und ergriffenen
Maßnahmen. Erzeuge ihn in jedem Fall außer bei der Einstufung "kein
Risiko"; bei "Risiko" versieh ihn zusätzlich mit dem Hinweis
"(Vorsorglicher Entwurf – ob ein voraussichtlich hohes Risiko im Sinne des
Art. 34 Abs. 1 DSGVO vorliegt, entscheidet der Berufsträger; die Einstufung
dieses Entwurfs ist eine Bewertung, keine Feststellung.)". Überschreibe ihn
sichtbar mit "ENTWURF – Versand erst nach Freigabe durch einen
Berufsträger".
14. Aufgabenliste, Tabelle mit den Spalten:
Nr. | Aufgabe | Rolle | Nachweis | erledigt (leer).
ANFORDERUNGEN
1. Gib zuerst eine EINSCHÄTZUNG DER DATENLAGE ab: vollständig / in Teilen
vollständig / unzureichend. Liste die fehlenden Angaben auf und benenne,
wer sie beschaffen kann.
2. Trenne sichtbar zwischen dem, was aus den gelieferten Angaben folgt, und
dem, was vermutet wird. Kennzeichne jede Vermutung ausdrücklich als
Vermutung.
3. Nenne zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage POSITIV, also Norm
mit Artikel oder Paragraf, Absatz und Satz, jeweils mit dem Zusatz
"für [JAHR] verifizieren". Erfinde keine Fundstelle; bist du unsicher,
schreibe "Fundstelle offen – bitte recherchieren".
4. Nenne KEINE Bußgeldhöhe, KEINEN Schadensersatzbetrag, KEIN Strafmaß und
KEIN Fristende.
5. Gib keine Entwarnung. Formulierungen wie "unproblematisch" oder "kein
Handlungsbedarf" sind unzulässig; zulässig ist nur die begründete
Risikoeinstufung nach Schritt 5.
6. ABBRUCHREGEL – an objektiven Feldern, nicht an einer Beurteilung. Ein
Angriff von außen, eine Lösegeldforderung, ein Fehlverhalten eines
Beschäftigten und eine Strafanzeige gegen Dritte sind KEIN Abbruchgrund;
das sind Kernfälle dieses Prompts. Brich nur ab, wenn das Feld
"Strafanzeige gestellt oder Ermittlungsverfahren bekannt" den Wert "ja,
gegen die Kanzlei oder eine Person in der Kanzlei" hat oder wenn die
Angaben die betroffenen Inhalte selbst statt ihrer Kategorien enthalten.
Gib dann nur aus: "Abbruchgrund liegt vor (Grund angeben) – Bearbeitung an
dieser Stelle abgebrochen, Prüfung durch einen Berufsträger außerhalb des
KI-Werkzeugs." Im zweiten Fall weise zusätzlich auf die Maskierungsregel
hin. Stelle keine Vermutung darüber an, wer den Vorfall verursacht hat.
AUSGABEFORMAT
1. Einschätzung der Datenlage und fehlende Angaben
2. Ergebniszeile: "Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten:
(liegt vor) / (liegt nicht vor) / (nicht entscheidbar)" mit Zuordnung zu
Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit
(Art. 4 Nr. 12 DSGVO – für [JAHR] verifizieren)
3. Dokumentationspflicht nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO – der Satz, dass jede
Verletzung unabhängig von der Meldung zu dokumentieren ist
4. Sachverhalt in Kategorien
5. Zeitschiene
6. Verantwortlichkeit und Beteiligung eines Auftragsverarbeiters
(§ 11 Abs. 2 StBerG, Art. 33 Abs. 2 DSGVO – für [JAHR] verifizieren)
7. Risikoeinstufung mit Begründung je Kriterium
8. Entscheidungsvorlage Meldung nach Art. 33 DSGVO: Gründe dafür, Gründe
dagegen, offene Angaben
9. Kollision mit dem Berufsgeheimnis – ausdrücklich als ungelöst benannt
10. Entscheidungsvorlage Benachrichtigung nach Art. 34 DSGVO
11. Weitere Stränge mit Verantwortlichen
12. Ursache und Abhilfe
13. Meldeentwurf in drei Maskierungsstufen
14. Dokumentationseintrag nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO
15. Entwurf der Benachrichtigung, falls einschlägig
16. Aufgabenliste
17. Interne Notiz
18. Was ich nicht sicher weiß
Anwendung
- Zuerst die Zeitpunkte festhalten – wer wann was bemerkt hat. Sie tragen die Fristfrage und lassen sich später nicht mehr rekonstruieren. Erst danach den Prompt einsetzen.
- Den Vorfall beschreiben, nicht seinen Inhalt liefern. Wer die versehentlich versandte Anlage in das Werkzeug kopiert, verdoppelt den Vorfall.
- Ein Werkzeug verwenden, das nach § 62a StBerG geprüft und freigegeben ist – und nicht dasjenige, das am Vorfall beteiligt war.
- Die Dokumentation nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO sofort anlegen, unabhängig davon, ob die Meldeentscheidung noch offen ist. Sie ist der einzige Schritt ohne Ermessen.
- Die Meldefrist von einem Menschen berechnen und im Fristenprogramm erfassen lassen, mit Nachprüfung durch eine zweite Person. Kein Datum aus der KI-Antwort übernehmen.
- Über Meldung, Benachrichtigung und Umfang der Angaben entscheidet der Berufsträger, im Zweifel nach Rücksprache mit der Steuerberaterkammer oder anwaltlicher Beratung. Die Entscheidung mit Begründung in die Dokumentation aufnehmen – auch die Entscheidung, nicht zu melden.
- Ergibt der Vorfall eine Lücke bei einem Werkzeug oder in der Richtlinie, an Prompt 103 (§ 62a StBerG) und Prompt 104 (KI-Richtlinie) übergeben und dort abarbeiten.
Qualitätssicherung
- Vier-Augen-Prinzip und Freigabe: Das Ergebnis ist ein Entwurf. Eine zweite Person prüft Zeitschiene, Risikobewertung und Vollständigkeit der Dokumentation nach. Meldung, Benachrichtigung und jede Angabe gegenüber der Aufsichtsbehörde gibt ausnahmslos ein Berufsträger frei, dokumentiert mit Datum (Freigabestufe 3 in
DATENSCHUTZ.md). - Dokumentiert wird immer. Eine Antwort, die die Dokumentation von der Meldeentscheidung abhängig macht, ist zu verwerfen. Art. 33 Abs. 5 DSGVO gilt für jede Verletzung.
- Die Kollision mit § 203 StGB ist nicht aufgelöst. Eine Antwort, die § 29 BDSG als Freibrief für die Meldung an die Aufsichtsbehörde darstellt, ist falsch: Die Norm betrifft die Benachrichtigung nach Art. 34 DSGVO und die Untersuchungsbefugnisse, nicht die Meldung selbst.
- Die Risikoeinstufung ist eine Bewertung, keine Feststellung. Sie wird begründet, von einer zweiten Person nachvollzogen und in der Dokumentation festgehalten – auch dann, wenn sie am Ende "kein Risiko" lautet.
- Kein Vorfallinhalt in das Werkzeug. Beschrieben werden Kategorien und Größenklassen; die betroffenen Daten selbst bleiben draußen.
- Die Frist läuft ab Bekanntwerden, nicht ab Abschluss der Aufklärung (Art. 33 Abs. 1 DSGVO – für [JAHR] verifizieren). Eine stufenweise Meldung ist vorgesehen; das Warten auf vollständige Aufklärung ist kein Grund für eine verspätete Meldung, sondern ein Fall für Art. 33 Abs. 4 DSGVO (für [JAHR] verifizieren).
- Auch die Entscheidung, nicht zu melden, wird begründet und abgelegt. Ein leeres Feld in der Dokumentation ist im Nachhinein nicht von einem Versäumnis zu unterscheiden.
- Rechtsstand prüfen an: Art. 4 Nr. 12, Art. 33, 34 und 58 DSGVO, § 29 BDSG, § 11 Abs. 2 und § 62a StBerG sowie § 203 StGB im amtlichen Volltext (gesetze-im-internet.de und der konsolidierten Fassung der DSGVO), den Kurzpapieren und Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz zur Meldepflicht, den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer sowie den Vorgaben der für die Kanzlei zuständigen Aufsichtsbehörde zum Meldeformular.
Varianten
- Nur Dokumentation: „Erzeuge ausschließlich den Dokumentationseintrag nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO und die Zeitschiene, ohne Risikobewertung und ohne Meldeentwurf."
- Fehlversand einer E-Mail: „Beschränke dich auf den Fehlversand: Prüfe Rückholbarkeit, Empfängerkreis und die Frage, ob eine Löschzusage des Empfängers das Risiko mindert, und benenne, wie sie zu dokumentieren ist."
- Vorfall beim Dienstleister: „Beurteile den Vorfall aus Sicht des Verantwortlichen, wenn die Meldung von einem Auftragsverarbeiter kommt: Welche Angaben muss die Kanzlei anfordern, welche Zeitpunkte sind maßgeblich, welche Pflichten bleiben bei der Kanzlei."
- Beschäftigtendaten der Kanzlei: „Behandle einen Vorfall, der ausschließlich eigene Beschäftigtendaten betrifft, und benenne die abweichenden Stränge – Mitbestimmung, Information der Betroffenen, kein Berufsgeheimnis der Mandanten."
- Übung ohne echten Vorfall: „Erzeuge aus einem erfundenen, ausdrücklich als Übungsfall gekennzeichneten Sachverhalt ohne Kanzleibezug einen vollständigen Durchlauf als Schulungsunterlage." Ergänzt Prompt 104.