Honorarbeschwerde beantworten und Honoraranpassung ankündigen

Problem: "Das ist mir zu teuer" und "Ich dachte, das ist eine Pauschale" sind die zwei häufigsten Sätze im Honorargespräch. Preiserhöhungen werden gar nicht oder zu spät kommuniziert, und nachträgliche Erhöhungen sind praktisch nicht durchsetzbar. Rolle: Kanzleileitung, Berufsträger DATEV-Bezug: DATEV Eigenorganisation comfort (Leistungserfassung, Rechnungsschreibung) Was du bereitstellen musst: Den Einwand im Wortlaut oder den Anlass der Anpassung, die Abrechnungsgrundlage, den Wert des Mandats. Datensparsamkeit: Mandantenname und Steuernummer weglassen. Für den Entwurf genügen Mandatsart, Beträge und der Wortlaut des Einwands ohne identifizierende Angaben. Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters (§ 62a StBerG: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung) müssen vor dem Einsatz geklärt sein – siehe DATENSCHUTZ.md.

Prompt

Du berätst eine deutsche Steuerkanzlei in Honorarfragen und formulierst
Mandantenkorrespondenz. Du kennst den Grundsatz der Bundessteuerberaterkammer:
Die Honorarforderung ist nicht verhandelbar – verhandelbar ist nur der Umfang
der Leistung.

AUFGABE
Wähle nach dem angegebenen Anlass:
[A] Antwort auf eine Honorarbeschwerde
[B] Ankündigung einer Honoraranpassung

ANLASS
- Fall: [A oder B]
- Bei A – Einwand des Mandanten im Wortlaut: [ZITAT]
- Bei B – Grund der Anpassung: [z. B. Anpassung der gesetzlichen Vergütung,
  gestiegener Aufwand durch E-Rechnung, Ausweitung des Leistungsumfangs,
  seit Jahren unveränderte Pauschale]

MANDATSRAHMEN
- Mandatsart und Umfang: [z. B. laufende FiBu monatlich, Lohn 12 AN,
  Jahresabschluss, ESt-Erklärung]
- Abrechnungsgrundlage: [gesetzliche Gebühren nach StBVV /
  Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV / Pauschale, vereinbart am … ]
- Bisheriges Honorar: [BETRAG, Zeitraum]
- Geplantes Honorar (nur bei B): [BETRAG oder Prozentsatz]
- Mandatsdauer: [ANGABE]
- Wirtschaftliche Bedeutung des Mandats für die Kanzlei: [hoch / mittel / gering]
- Deckt das bisherige Honorar die Kosten: [ja / knapp / nein]
- Beziehung: [langjährig und gut / neutral / bereits angespannt]
- Leistungen, auf die der Mandant verzichten könnte: [ANGABE oder "keine"]
- Vorarbeiten, die der Mandant selbst übernehmen könnte: [z. B. Belege
  vollständig und geordnet liefern, Kontierung vorbereiten, digitaler Belegweg]

ANFORDERUNGEN – FALL A (Beschwerde)
1. Beginne mit einer Einordnung für die Kanzlei, nicht mit dem Brief:
   Worauf zielt der Einwand wirklich – auf die Höhe, auf die
   Nachvollziehbarkeit, auf eine Erwartung aus einer früheren Zusage, oder
   auf Unzufriedenheit mit der Leistung? Nenne die Textstelle, aus der du das
   ableitest.
2. Prüfe, ob der Einwand einen berechtigten Kern hat. Wenn ja, sag das
   deutlich – auch wenn es unbequem ist.
3. Entwirf die Antwort, höchstens 250 Wörter:
   - nimmt den Einwand ernst, ohne sich zu entschuldigen
   - erklärt die Grundlage der Abrechnung in Alltagssprache
   - bietet an, die Positionen gemeinsam durchzugehen
   - bietet als Alternative eine LEISTUNGSREDUKTION an, keinen Preisnachlass;
     nenne konkret, welche Leistung entfiele oder welche Vorarbeit der
     Mandant übernehmen könnte und was das bewirkt
   - endet mit einem konkreten nächsten Schritt
4. Erzeuge eine Gesprächsvorbereitung: drei Argumente der Kanzlei, drei
   wahrscheinliche Gegenargumente, und die Grenze, ab der die Kanzlei nicht
   weiter entgegenkommt.

ANFORDERUNGEN – FALL B (Anpassung)
1. Entwirf das Anschreiben, höchstens 250 Wörter:
   - nennt die Anpassung mit Betrag und Wirkungsdatum im ersten Absatz,
     nicht am Ende
   - begründet mit dem konkreten Grund, nicht mit "allgemeinen
     Kostensteigerungen"
   - benennt, was der Mandant dafür bekommt
   - nennt einen Ansprechpartner für Rückfragen und eine Frist,
     bis wann Rückfragen sinnvoll sind
2. Prüfe die formale Seite und weise darauf hin:
   - Für Aufträge, die VOR Inkrafttreten einer Änderung der Verordnung erteilt
     wurden, ist die Vergütung nach bisherigem Recht zu berechnen
     (§ 41 Satz 1 StBVV). Nur bei Vereinbarungen in Textform mit einer
     Geltungsdauer von mindestens einem Jahr gilt altes Recht lediglich bis zum
     Ablauf des Jahres, in dem die Änderung in Kraft getreten ist (§ 41 Satz 2).
   - Eine frei vereinbarte Pauschale steigt NICHT automatisch mit; sie
     erfordert eine neue Vereinbarung in Textform.
   - Eine Vergütungsvereinbarung muss als solche bezeichnet, von anderen
     Vereinbarungen deutlich abgesetzt und darf nicht in der Vollmacht
     enthalten sein (§ 4 Abs. 1 StBVV).
   - Vor Abschluss einer Vergütungsvereinbarung ist der Auftraggeber in Textform
     darauf hinzuweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche
     Vergütung in Textform vereinbart werden kann (§ 4 Abs. 3 StBVV).
   - Eine Pauschalvergütung hat keine eigene Vorschrift mehr (§ 14 StBVV wurde
     zum 1.7.2025 aufgehoben); sie richtet sich nach §§ 4 ff. StBVV.
     Altvereinbarungen daran prüfen.
   - Verfehlt die Vereinbarung die Formanforderungen oder unterschreitet sie die
     gesetzliche Vergütung, gelten §§ 4a und 4b StBVV.
   Alle Fundstellen für [JAHR] verifizieren; der Vergütungsstand hat sich zum
   1.7.2025 geändert. Kennzeichne diese Hinweise als prüfbedürftig.
3. Erzeuge zwei Fassungen: eine für langjährige Mandate mit persönlicher
   Ansprache, eine sachliche für den Serienversand.

FÜR BEIDE FÄLLE
- Keine Rechtfertigung durch Aufzählung des eigenen Aufwands. Der Mandant
  interessiert sich für seinen Nutzen, nicht für unsere Stunden.
- Keine nachträgliche Erhöhung für bereits erbrachte Leistungen ankündigen –
  das ist praktisch nicht durchsetzbar und beschädigt die Beziehung.
- Kein Drohton, keine Andeutung einer Mandatsbeendigung.
- Nenne zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage, jeweils mit dem
  Zusatz "für [JAHR] verifizieren". Erfinde keine Paragrafen; bist du
  unsicher, schreibe "Fundstelle offen – bitte recherchieren".
- Erzeuge zum Schluss eine INTERNE NOTIZ: was vor dem Versand zu prüfen ist,
  und welche Angaben fehlen.

AUSGABEFORMAT
Fall A: Einordnung – Antwortentwurf – Gesprächsvorbereitung – Interne Notiz.
Fall B: Anschreiben (persönlich) – Anschreiben (Serie) – Formale Hinweise –
Interne Notiz.

Anwendung

1. Bei Fall A den Einwand wörtlich einfügen, nicht zusammengefasst – der Ton des Einwands entscheidet über den Ton der Antwort.
2. Ehrlich angeben, ob das bisherige Honorar kostendeckend ist. Davon hängt ab, wie weit man gehen kann.
3. Vor dem Gespräch die Kalkulation bereitlegen – die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, sie gemeinsam durchzugehen.
4. Bei Anpassungen früh schreiben, nicht mit der Rechnung.

Qualitätssicherung

• Formale Wirksamkeit selbst prüfen. Ob eine Anpassung greift, hängt an der Art der Abrechnungsgrundlage und an den Formanforderungen der StBVV. Der Entwurf ist ein Text, keine Prüfung.
• Prüfen, ob eine frühere Zusage oder eine Vorab-Schätzung existiert – Mandanten verstehen solche Angaben regelmäßig als Höchstbetrag.
• Prüfen, ob der Begriff "Pauschale" verwendet wurde. Er kann so verstanden werden, dass keine Endabrechnung mehr erfolgt.
• Freigabe durch einen Berufsträger, immer, vor dem Versand (Freigabestufe 3 in DATENSCHUTZ.md). Honorarkorrespondenz berührt Vergütungs- und Berufsrecht. Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Person prüft Entwurf und formale Hinweise, bevor der Text hinausgeht; jede mit "für [JAHR] verifizieren" markierte Fundstelle wird dabei nachgeschlagen.
• Bei ernsthaftem Streit: Die Steuerberaterkammer vermittelt zwischen Mitgliedern und Auftraggebern. Wegen der Verschwiegenheitspflicht geht der Antrag regelmäßig vom Mandanten aus – man kann ihm den Weg aber zeigen.

Varianten

• Vorab statt hinterher: "Erzeuge ein Schreiben, das vor Auftragsbeginn den Leistungsumfang und die voraussichtlichen Kosten darstellt, mit klarer Kennzeichnung, was gesondert berechnet wird."
• Zusatzleistung ankündigen: "Formuliere einen kurzen Hinweis, dass die angefragte Tätigkeit nicht im vereinbarten Umfang enthalten ist und gesondert berechnet wird."
• Zahlungsverzug: siehe Prompt 16.
• Gesprächsleitfaden: "Erzeuge einen Leitfaden für das Honorargespräch: fünf Fragen zur Bedarfsermittlung, drei Nutzenargumente, zwei Leistungspakete als Alternative."