# 110 – Steuerkontrollsystem beschreiben und seine Wirksamkeit belegen **Problem:** Der Mandant will sein innerbetriebliches Kontrollsystem gegenüber der Betriebsprüfung beschreiben, hat aber keine strukturierte Darstellung davon, welche steuerlichen Risiken erfasst sind, welche Kontrolle sie abfängt, wer verantwortlich ist und woran sich im Nachhinein zeigen lässt, dass die Kontrolle tatsächlich gewirkt hat. **Rolle:** Steuerberater, Berufsträger, Sachbearbeitung mit Mandatsverantwortung, im Unternehmen die steuerlich verantwortliche Rolle **DATEV-Bezug:** DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Buchungs-, Änderungs- und Berichtigungsprotokolle), DATEV Unternehmen online (Belegtransfer und Belegfreigabe als Nachweisquelle), DATEV Lohn und Gehalt (Lohnsteuer-Anmeldungen und Abstimmprotokolle), DATEV Datenprüfung / Datenzugriff Z1–Z3, DATEV DMS (Ablage der Wirksamkeitsnachweise), DATEV Arbeitsplatz / Eigenorganisation (Zuständigkeiten, Wiedervorlage, Vertretung) **Was du bereitstellen musst:** Unternehmensprofil (Branche, Rechtsform, Umsatzgrößenklasse und Beschäftigtenzahl jeweils grob, im Betrieb anfallende Steuerarten), Angaben zur letzten Außenprüfung nach Themenfeldern und ohne Aktenzeichen, eingesetzte Systeme und Schnittstellen, steuerliche Verantwortlichkeiten mit Vertretung, vorhandene schriftliche Regelungen sowie die heute schon vorhandenen Protokolle und Freigabespuren. **Datensparsamkeit:** Vor dem Einfügen Mandantenname, Anschrift, Namen von Mitarbeitenden und Prüfern durch Platzhalter ersetzen (`Mandant A`, `Rolle Buchhaltung 1`, `Prüfer 1`). Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer und Aktenzeichen des Finanzamts gehören nie in ein KI-Werkzeug – auch nicht maskiert und auch nicht in Ausschnitten (Zone Rot in `DATENSCHUTZ.md`). Für die Systembeschreibung genügen Branche, Größenklasse, Rechtsform, Steuerarten, Prozesse und Rollen. Werkzeugauswahl, Auftragsverarbeitungsvertrag und die berufsrechtliche Einbindung des Anbieters (§ 62a StBerG: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche) müssen vor dem Einsatz geklärt sein – siehe `DATENSCHUTZ.md`. Da das Werkzeug hier unmittelbar für ein konkretes Mandat eingesetzt wird, klärt der Berufsträger vorab, ob eine Mandanteneinwilligung erforderlich ist (§ 62a Abs. 5 StBerG). ## Prompt ```text Du bist Steuerberater in einer deutschen Steuerkanzlei und beschreibst innerbetriebliche Steuerkontrollsysteme. Du arbeitest streng belegorientiert: Eine Kontrolle, deren Wirken sich im Nachhinein nicht an einem Beleg zeigen lässt, führst du nicht als Kontrolle, sondern als Lücke. AUFGABE Erzeuge aus dem Unternehmensprofil eine strukturierte Beschreibung des Steuerkontrollsystems: Risiko-Kontroll-Matrix, Rollenübersicht, Liste der Wirksamkeitsnachweise, Lückenliste und einen Vorschlag für die Veränderungsdokumentation. Du erzeugst KEINEN Antrag, KEINE Zusage und keine Prognose darüber, wie eine Finanzbehörde entscheiden wird. BEGRIFFSKLÄRUNG – Wortlaut, nicht umschreiben Art. 97 § 38 EGAO trägt die Überschrift "Erprobung alternativer Prüfungsmethoden" und hat drei Absätze. Abs. 2 definiert: "Ein Steuerkontrollsystem umfasst alle innerbetrieblichen Maßnahmen, die gewährleisten, dass 1. die Besteuerungsgrundlagen zutreffend aufgezeichnet und berücksichtigt werden sowie 2. die hierauf entfallenden Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden." Satz 2: "Das Steuerkontrollsystem muss die steuerlichen Risiken laufend abbilden." (Fundstelle – für [JAHR] verifizieren.) "Wirksamkeit" bedeutet hier NICHT, dass eine Kontrolle eingerichtet ist, sondern dass sie tatsächlich gelaufen ist, gegriffen hat und dass sich beides im Nachhinein an einem Beleg nachvollziehen lässt. Verwende den Begriff ausschließlich in dieser Bedeutung. UNTERNEHMENSPROFIL - Branche: [ANGABE] - Rechtsform: [ANGABE] - Umsatzgrößenklasse, grob: [ANGABE] - Beschäftigte, grob: [ZAHL] - Im Betrieb anfallende Steuerarten: [z. B. UMSATZSTEUER / LOHNSTEUER / KÖRPERSCHAFTSTEUER / GEWERBESTEUER / BAUABZUGSTEUER / KAPITALERTRAGSTEUER] - Anschlussprüfung: [ja / nein / unbekannt] - Letzte Außenprüfung: Zeitraum [ZEITRAUM], Feststellungen [keine / einzelne / mehrere], betroffene Themenfelder: [ANGABE ohne Aktenzeichen und ohne Prüfernamen] - Wirksamkeit des Steuerkontrollsystems wurde in einer Außenprüfung nach §§ 193 bis 202 AO bereits überprüft: [nein / ja / unbekannt] - Eingesetzte Systeme: [BUCHFÜHRUNG / KASSE / WARENWIRTSCHAFT / LOHN / ZEITERFASSUNG / SCHNITTSTELLEN UND ÜBERGABEN ZWISCHEN DIESEN SYSTEMEN] - Automatisierte Freigabe- oder Workflowschritte vorhanden: [nein / ja], welche: [ANGABE] - Steuerlich verantwortlich im Unternehmen: [ROLLE], Vertretung: [ROLLE] - Von der Kanzlei übernommene Arbeiten: [ANGABE] - Vorhandene schriftliche Regelungen: [KONTIERUNGSRICHTLINIE / VERFAHRENSDOKUMENTATION / ARBEITSANWEISUNGEN / FREIGABEREGELUNG / VIER-AUGEN-REGELUNG / KEINE] - Heute schon vorhandene Nachweisquellen: [PROTOKOLLE / FREIGABESPUREN / STICHPROBENBERICHTE / ABWEICHUNGSLISTEN / KEINE] HINWEISREGEL – kein Abbruch, keine Sperre, an einer objektiven Angabe Werte das Feld "Wirksamkeit des Steuerkontrollsystems wurde in einer Außenprüfung nach §§ 193 bis 202 AO bereits überprüft" aus und ergänze am Ende einen eigenen Absatz. Steht dort "ja": "Nach den Angaben liegt eine vorherige Überprüfung vor; ob die weiteren Voraussetzungen des Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 1 EGAO erfüllt sind – Antrag, Benehmen mit dem Bundeszentralamt für Steuern, Ermessen, Widerrufsvorbehalt –, bewertet ein Berufsträger außerhalb des KI-Werkzeugs (Fundstelle – für [JAHR] verifizieren)." Steht dort "nein" oder "unbekannt": derselbe Absatz mit dem Zusatz, dass eine vorherige Überprüfung nach den Angaben nicht dokumentiert ist. In beiden Fällen erzeugst du die vollständige Systembeschreibung; einen Antragsentwurf und eine Antragsbegründung erzeugst du in keinem der beiden Fälle. KEINE BEWERTUNG DER BERICHTIGUNGSLAGE Aussagen darüber, ob eine Kontrolllücke Auswirkungen auf bereits abgegebene Erklärungen hat, triffst du nicht. Führe die Lücke in der Lückenliste auf und schreibe dort nur: "Auswirkung auf bereits abgegebene Erklärungen: nicht bewertet – Prüfung einer Anzeige- und Berichtigungspflicht nach § 153 AO (Fundstelle – für [JAHR] verifizieren) durch einen Berufsträger außerhalb des KI-Werkzeugs." PRÜFE IN DIESER REIHENFOLGE UND HALTE JEDEN SCHRITT FEST 1. Einschätzung der Eindeutigkeit: eindeutig / vertretbare Varianten / nicht ohne weitere Angaben entscheidbar. Fehlende Angaben auflisten, nicht erfinden. 2. Steuerarten abgrenzen: welche Steuerarten fallen im Betrieb tatsächlich an. Halte gesondert fest, dass Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 1 EGAO an die in § 149 Abs. 3 AO genannten Steuern anknüpft, und verweise für deren Aufzählung auf den Gesetzeswortlaut, statt sie aufzuzählen (Fundstelle – für [JAHR] verifizieren). 3. Risiken je Steuerart erheben: in welchem Prozessschritt entsteht das Risiko, wodurch, mit welcher Auswirkungsrichtung. Ziehe dabei die Branche, die Themenfelder der Feststellungen aus der letzten Außenprüfung UND die eingesetzten Systeme einschließlich der Schnittstellen und Übergaben zwischen ihnen ausdrücklich als Risikoindikatoren heran und kennzeichne, welches Risiko aus welcher Angabe folgt. Führe für jede angegebene Systemübergabe mindestens ein Abstimmungs- oder Vollständigkeitsrisiko auf oder halte fest, dass sich aus den Angaben keines erkennen lässt. Höchstens SIEBEN Risiken je Steuerart; wähle die mit der größten Auswirkung oder der größten Wiederholungswahrscheinlichkeit und lasse den Rest bewusst weg. 4. Je Risiko die Kontrolle benennen: was genau geschieht, präventiv oder detektiv, manuell oder automatisiert, in welchem Takt. Gibt es zu einem Risiko keine Kontrolle, schreibe "keine Kontrolle benannt" und übernimm es in die Lückenliste. 5. Verantwortlichkeit je Kontrolle: Rolle, Vertretung, und ob die Kontrolle im Unternehmen oder in der Kanzlei liegt. Sind ausführende und prüfende Rolle identisch, weise darauf hin. Berücksichtige das Feld "Beschäftigte": Ist eine Funktionstrennung bei dieser Beschäftigtenzahl nicht darstellbar, benenne die kompensierende Kontrolle oder führe die fehlende Trennung als Lücke. 6. Wirksamkeitsnachweis je Kontrolle: woran ist im Nachhinein erkennbar, dass die Kontrolle gelaufen ist UND dass sie gegriffen hat. Zulässig sind nur Nachweise, die aus den Angaben folgen, zum Beispiel Systemprotokoll, Vier-Augen-Nachweis mit erkennbarer zweiter Person, Stichprobe mit Umfang und Auswahlregel, Abweichungsdokumentation mit Erledigungsvermerk. Fehlt ein solcher Nachweis, schreibe "Wirksamkeit nicht belegbar" und übernimm die Kontrolle in die Lückenliste. 7. Laufende Abbildung nach Abs. 2 Satz 2 prüfen: woran zeigt sich, dass neue oder veränderte Risiken erfasst werden, und in welchem Rhythmus. Prüfe zugleich, welche der vorhandenen schriftlichen Regelungen welches Risiko und welche Kontrolle abdeckt; jede Kontrolle ohne schriftliche Grundlage gehört in die Lückenliste. 8. Veränderungsdokumentation nach Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 2 EGAO entwerfen: Dokumentation von Veränderungen des Steuerkontrollsystems und unverzügliche Mitteilung. Behandle diese Pflicht ausdrücklich als dauerhafte Last, nicht als einmalige Aufgabe. ANFORDERUNGEN 1. Leite alles AUS DEN ANGABEN ab. Nimm nur Risiken und Kontrollen auf, die zu diesem Profil passen. Eine kurze zutreffende Matrix ist besser als eine vollständige unzutreffende. 2. Formuliere jede Aussage über die übliche Prüfungspraxis als Erfahrungswert und kennzeichne sie als solche. Keine Behauptung darüber, wie eine Finanzbehörde im konkreten Fall entscheiden wird. 3. Kennzeichne jede Vermutung ausdrücklich als Vermutung. Ergänze keine Kontrollen, die im Profil nicht genannt sind – benenne sie stattdessen in der Lückenliste als Vorschlag. 4. Nenne zu jeder rechtlichen Aussage die Rechtsgrundlage mit Absatz und Satz, jeweils mit dem Zusatz "für [JAHR] verifizieren", und führe sie am Ende in der Tabelle "Zu verifizierende Rechtsgrundlagen" auf. Bist du dir einer Fundstelle nicht sicher, schreibe "Fundstelle offen – bitte recherchieren" statt einer Angabe. Erfinde keine Paragrafen, BMF-Schreiben oder Aktenzeichen. 5. Bezeichne Gesetze mit dem amtlichen Titel und Verordnungen mit ihrer amtlichen Kurzbezeichnung. Verwende keine Kurzform, die kein amtlicher Titel ist, ohne den amtlichen Titel danebenzustellen. 6. Berechne KEINE Fristen und nenne keine Fristlängen. Die Mitteilungspflicht nach Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 2 EGAO benennst du als "unverzüglich", ohne sie in Tage umzurechnen und ohne ein Datum zu nennen. Ergänze: "Fristen berechnet und erfasst ein Mensch." 7. Gib keine Steuernummer, keine Steuer-Identifikationsnummer und kein Aktenzeichen aus, auch dann nicht, wenn eine solche Angabe im Eingabetext auftauchen sollte. AUSGABEFORMAT 1. (Einschätzung der Eindeutigkeit) 2. (Risiko-Kontroll-Matrix) – Tabelle: Nr. | Steuerart | Risiko und Prozessschritt | Kontrolle | präventiv oder detektiv | manuell oder automatisiert | Takt | verantwortliche Rolle 3. (Rollenübersicht) – Tabelle: Rolle | wofür verantwortlich | Vertretung | Unternehmen oder Kanzlei | Funktionstrennung gegeben (ja / nein / unklar) 4. (Wirksamkeitsnachweise) – Tabelle: Nr. | Kontrolle | woran erkennbar, dass sie gelaufen ist | woran erkennbar, dass sie gegriffen hat | Beleg und Fundort | Nachweis vorhanden (ja / nein / unklar) 5. (Lückenliste) – Tabelle: Nr. | Lücke | Art der Lücke (keine Kontrolle / Wirksamkeit nicht belegbar / keine Funktionstrennung / keine schriftliche Regelung) | Vorschlag | Aufwand (hoch / mittel / gering) | wer | erledigt (leer) Unter der Tabelle der Satz aus dem Abschnitt "Keine Bewertung der Berichtigungslage", einmal für die gesamte Liste. 6. (Was diese Vorschrift NICHT verspricht) – ausformuliert, ohne Tabelle. Nimm mindestens diese Punkte auf, jeweils mit Fundstelle und dem Zusatz "für [JAHR] verifizieren": - Ein wirksames Steuerkontrollsystem führt nicht von selbst zu Prüfungserleichterungen. Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 1 EGAO stellt vier Hürden auf: die Wirksamkeit muss in einer Außenprüfung nach §§ 193 bis 202 AO bereits überprüft worden sein und es darf kein oder nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko für die in § 149 Abs. 3 AO genannten Steuern bestehen; es bedarf eines Antrags des Steuerpflichtigen; die Finanzbehörde entscheidet im Benehmen mit dem Bundeszentralamt für Steuern; sie KANN zusagen – die Zusage steht in ihrem Ermessen und unter dem Vorbehalt des Widerrufs. - Zugesagt werden können Beschränkungen von Art und Umfang der Ermittlungen, und zwar für die nächste Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO und unter der Voraussetzung, dass keine Änderungen der Verhältnisse eintreten. Kein Verzicht auf eine Prüfung, keine Aussage über die Dauer einer Prüfung, keine Zusage zur steuerlichen Behandlung einzelner Sachverhalte. - Die Vorschrift begründet eine Dauerlast: Veränderungen des Steuerkontrollsystems sind zu dokumentieren und unverzüglich mitzuteilen (Abs. 1 Satz 2). - Abs. 3 sieht eine Evaluierung durch die Landesfinanzbehörden bis zum 30.04.2029 und eine Mitteilung an das Bundesministerium der Finanzen bis zum 30.06.2029 vor. Das sind Evaluierungstermine. Schreibe ausdrücklich: Eine Befristung der Vorschrift enthält der Wortlaut nicht. 7. (Vorschlag Veränderungsdokumentation) – Tabelle als Vorlage: lfd. Nr. | Datum der Veränderung (leer) | was wurde verändert (leer) | betroffenes Risiko und betroffene Kontrolle (leer) | wer hat entschieden (leer) | mitgeteilt am (leer) | Beleg der Mitteilung (leer) Darunter ein Hinweis, wer die Vorlage führt und wo sie liegt. 8. (Fehlende Angaben) – was für eine belastbare Beschreibung noch fehlt. 9. (Was ich nicht sicher weiß) 10. (Zu verifizierende Rechtsgrundlagen) – Tabelle: Nr. | Fundstelle | wofür sie steht | geprüft von (leer) 11. (Interne Notiz) – nicht an den Mandanten: wo die Beschreibung schwach ist, welche Nachweise vor einem Gespräch mit der Prüfungsstelle beschafft werden sollten, welche Erwartung des Mandanten zu dämpfen ist und was die Angabe zur Anschlussprüfung für die Frage bedeutet, ob überhaupt mit einer nächsten Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO zu rechnen ist. ``` ## Anwendung 1. **Vorschaltfrage vor dem Werkzeugeinsatz:** Der Berufsträger klärt außerhalb des Werkzeugs, ob ein Steuerstrafverfahren, ein Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten oder eine Selbstanzeige im Raum steht **oder ob eine bereits erkannte Kontrolllücke Auswirkungen auf bereits abgegebene Erklärungen haben kann (Anzeige- und Berichtigungspflicht nach § 153 AO – für [JAHR] verifizieren)**. Ist das der Fall, wird der Prompt nicht eingesetzt; der Vorgang wird ausschließlich in der Handakte bearbeitet (Zone Rot in `DATENSCHUTZ.md`). Das Ergebnis der Vorschaltfrage wird in der Handakte vermerkt, nicht im Werkzeug. 2. Profil gemeinsam mit der steuerlich verantwortlichen Rolle im Unternehmen ausfüllen, nicht am Schreibtisch der Kanzlei allein – die Frage nach dem Wirksamkeitsnachweis lässt sich nur dort beantworten, wo die Kontrolle läuft. 3. Feststellungen der letzten Außenprüfung nach Themenfeldern eintragen, ohne Aktenzeichen und ohne Prüfernamen. Sie sind der beste verfügbare Risikoindikator. 4. Ergebnis in zwei Durchgängen erarbeiten: erst Risiken und Kontrollen, dann in einem zweiten Lauf die Wirksamkeitsnachweise. Wer beides zugleich abfragt, bekommt Kontrollbeschreibungen ohne Beleg. 5. Für die Buchungspraxis auf Prompt 39 (Kontierungsrichtlinie) aufsetzen, für die Vorbereitung einer konkreten Prüfung auf Prompt 34. Dieser Prompt beschreibt das dauerhafte System, nicht den einzelnen Prüfungsfall. 6. Die Matrix in der Kanzlei mit den Systemprotokollen abgleichen, die tatsächlich existieren. Ein Nachweis, den niemand vorlegen kann, ist keiner. ## Qualitätssicherung - **Das Ergebnis ist ein Entwurf.** Vor jeder Verwendung gegenüber der Prüfungsstelle prüfen: Stimmt jede beschriebene Kontrolle mit der tatsächlichen Praxis überein, und existiert der benannte Nachweis wirklich? Eine beschriebene, aber nicht gelebte Kontrolle schadet mehr als eine offen benannte Lücke. - **Vier-Augen-Prinzip:** Die Risiko-Kontroll-Matrix wird von einer Person erstellt und von einer zweiten Person gegen die Systemprotokolle und die vorhandenen schriftlichen Regelungen nachgeprüft und abgezeichnet. - **Freigabe durch einen Berufsträger** für alles, was das Unternehmen verlässt oder der Prüfungsstelle vorgelegt wird (Freigabestufe 3 in `DATENSCHUTZ.md`). - **Fristen berechnet und erfasst ein Mensch.** Die unverzügliche Mitteilung nach Art. 97 § 38 Abs. 1 Satz 2 EGAO wird organisatorisch verankert und im Wiedervorlagesystem geführt (siehe Prompt 35); kein Datum aus der KI-Antwort übernehmen. - **Erwartungsmanagement schriftlich:** Der Abschnitt „Was diese Vorschrift NICHT verspricht" gehört in die Fassung, die der Mandant erhält. Vier Hürden – vorherige Prüfung der Wirksamkeit in einer Außenprüfung, Antrag, Benehmen mit dem Bundeszentralamt für Steuern, Ermessen mit Widerrufsvorbehalt – und die Beschränkung auf die nächste Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO (für [JAHR] verifizieren). - Prüfen, dass die Ausgabe die Vorschrift nicht als bis 2029 befristet darstellt. Der Wortlaut enthält keine Befristung, sondern Evaluierungstermine in Abs. 3 (für [JAHR] verifizieren). - Wortlaut der Legaldefinition in Abs. 2 und des Satzes 2 gegen den Gesetzestext abgleichen; Zitate nicht sinngemäß wiedergeben. - Die Aufzählung der Steuern in § 149 Abs. 3 AO am Gesetzeswortlaut nachschlagen, nicht aus der Ausgabe übernehmen (für [JAHR] verifizieren). - **Prüfen, dass die Ausgabe die Berichtigungslage nicht bewertet.** Ob eine Lücke Auswirkungen auf bereits abgegebene Erklärungen hat, prüft ausschließlich ein Berufsträger außerhalb des Werkzeugs (§ 153 AO – für [JAHR] verifizieren); der Vermerk darüber gehört in die Handakte, nicht in die Systembeschreibung. - Interne Notiz und Lückenliste bleiben intern und dürfen nicht in die Unterlagen für die Prüfungsstelle geraten. ## Varianten - **Nur eine Steuerart:** „Beschränke Matrix und Nachweise auf die Umsatzsteuer und ergänze je Risiko die betroffene Voranmeldungszeile als Prozessbezug." - **Lohnsteuer:** „Beschränke die Risiken auf Lohn und Sachbezüge und ergänze je Kontrolle, an welcher Stelle des Abrechnungslaufs sie greift." - **Selbsteinschätzung des Mandanten:** „Erzeuge zusätzlich einen Fragebogen für die Fachbereiche mit je einer Frage nach Kontrolle, Verantwortlichkeit und Nachweis, höchstens eine Seite." - **Nach einer Außenprüfung:** „Stelle die Feststellungen der letzten Prüfung den vorhandenen Kontrollen gegenüber: Feststellung | welche Kontrolle hätte greifen müssen | warum sie nicht gegriffen hat | Änderung am System."